Должна ли секретарь визировать все приказы по учреждению и быть ответственной за делопроизводство, хотя в должностной инструкции у нее это не прописано?

Секретарь может быть назначена ответственной за ведение делопроизводства при наличии оговоренных прав и обязанностей по делопроизводству в должностной инструкции. Визирование проектов документов определяется согласно утвержденной в учреждении инструкции по делопроизводству.

Согласно ч. 5 п. 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция по делопроизводству) права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

Также приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Ведение делопроизводства следует отличать от его организации. В последнем случае ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации, а в структурных подразделениях организации соответственно — на руководителей этих подразделений (п. 7 Инструкции по делопроизводству).

Должностные обязанности секретаря перечислены в соответствующей квалификационной характеристике должности, содержащейся в выпуске 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов деятельности» (утв. постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 с последующими изменениями и дополнениями).

В частности, по данной должности предусмотрено, что секретарь осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив, подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы и т. д.

Заметим, что согласно ч. 4 п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 с последующими изменениями и дополнениями) по решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) работника может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего.

Близкими и равными по сложности могут быть, например, обязанности по должности «Делопроизводитель» (при наличии специальной подготовки по установленной программе).

Таким образом, секретарь может быть назначена ответственной за ведение делопроизводства (но не за организацию, и не за ведение его в отдельных структурных подразделениях, в которых назначается ответственный среди работников данного подразделения) при наличии оговоренных прав и обязанностей по делопроизводству в должностной инструкции.

Визирование или, иными словами, внутреннее согласование проектов документов секретарем или инспектором по кадрам определяется согласно правилам делопроизводства, принятым в данной организации (согласно утвержденной в учреждении инструкции по делопроизводству) (пп. 59–61 Инструкции по делопроизводству).