Правовое регулирование

Требования к подготовке, оформлению и хранению приказов, в т. ч. по личному составу, определены:

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4));
перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень № 140));
СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83);
унифицированной системой организационно-распорядительной документации (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее — УСОРД)).

Виды приказов по личному составу и сроки их хранения

В соответствии с п. 93 Инструкции № 4 приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

С 27 октября 2022 г. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 115 внесен ряд изменений в Перечень № 140. Изменения коснулись и сроков хранения приказов по личному составу, издаваемых в организациях и у индивидуальных предпринимателей.

Срок хранения кадровых приказов, которые до 27 октября 2022 г. хранились 75 лет, снижен до 55 лет. Кроме того, их перечень дополнен новыми видами приказов с учетом сложившейся практики применения:

об установлении компенсаций;
об изменении существенных условий труда;
о привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни;
об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника;
о присвоении классных чинов, дипломатических рангов, персональных званий;
о предоставлении отпусков для нахождения в режиме самоизоляции.

Срок хранения приказов, которые до 27 октября 2022 г. хранились 3 года, сохранен. При этом их перечень также пополнился новыми видами приказов:

о переносе трудового отпуска;
о направлении на профессиональную подготовку;
о социальной поддержке неработающих пенсионеров.

В ситуации, когда налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, срок хранения таких приказов по-прежнему увеличивается до 10 лет.

Это важно
С 27 октября 2022 г. приказы, распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), хранятся 55 лет.

С учетом изложенного в настоящее время в зависимости от срока хранения приказы по личному составу подразделяются на две группы: приказы, срок хранения которых составляет 55 лет, и приказы со сроком хранения 3 года.

Согласно подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140к приказам со сроком хранения 55 лет относятся приказы:

о приеме на работу (назначении на должность);
о переводе на другую постоянную работу;
о перемещении;
об увольнении (освобождении от занимаемой должности);
о награждении, поощрении, премировании;
о продлении трудовых договоров (контрактов);
о заключении новых трудовых договоров (контрактов);
об изменении условий трудовых договоров (контрактов);
о переводе на контрактную форму найма;
об установлении надбавок, доплат, компенсаций,
о временном переводе;
об отстранении от работы;
о допуске к работе;
об изменении существенных условий труда;
об установлении (отмене) неполного рабочего времени;
о привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни;
об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника;
о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, классных чинов, дипломатических рангов, персональных званий;
о повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;
о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
о предоставлении социальных отпусков;
о предоставлении отпусков для нахождения в режиме самоизоляции;
об изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников.

Это важно
По общему правилу, приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируются в отдельные дела.

К приказам со сроком хранения 3 года относятся приказы:

о предоставлении трудовых отпусков;
об отзыве из трудового отпуска;
о переносе трудового отпуска;
о наложении дисциплинарных взысканий;
о досрочном снятии дисциплинарных взысканий;
о назначении дежурных;
о служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
об оказании материальной помощи;
о направлении на повышение квалификации (переподготовку, профессиональную подготовку, стажировку);
о социальной поддержке неработающих пенсионеров.

Порядок создания (подготовки) приказа по личному составу

Согласно п. 16 Инструкции № 4 при подготовке и оформлении приказа следует соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное его исполнение и поиск.

Создание (подготовка) приказа включает в себя следующие этапы: составление и оформление проекта приказа, при необходимости — согласование (визирование), подписание.

Составление и оформление проекта приказа

Согласно п. 19 Инструкции № 4 документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Ряд документов (в т. ч. внутренние, к числу которых относится приказ по личному составу) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Каждый лист приказа должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм. Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде (электронного документа) на устройство отображения и на бумажный носитель (п. 20 Инструкции № 4).

Для придания приказу юридической значимости необходимо наличие обязательных реквизитов:

наименования организации и (или) структурного подразделения — автора;
даты;
регистрационного индекса;
подписи (п. 18 Инструкции № 4).

Это важно
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

В соответствии с п. 46 Инструкции № 4датой приказа является дата его подписания.

Дата подписания приказа, даты в тексте, даты визирования и ознакомления оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами (например, 23.12.2022, 09.01.2023).

Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

С учетом требований подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4 при оформлении кадрового приказа к его порядковому номеру в зависимости от срока хранения через дефис дополнительно добавляется литера «к» (для документов 55-летнего срока хранения) либо «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

При составлении приказа следует указывать его заголовок. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа (п. 54 Инструкции № 4).

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

Если приказ по личному составу издается в отношении одного работника, в заголовке следует отразить его фамилию и инициалы.

Пример

«О приеме на работу Зайко С. В.», «Об увольнении Чирко В. И.», «О переводе на другую работу Эртман Е. К.», «О предоставлении трудового отпуска Щемелеву П. С.», «О предоставлении отпуска по беременности и родам Вальшонок Г. М.» и т. п.

Если приказ по личному составу издается в отношении группы работников по одному основанию, его заголовок допустимо сформулировать следующим образом:

Пример

«О приеме на работу», «Об увольнении», «О командировании», «О предоставлении отпуска».

При этом если в приказе по личному составу отражается несколько кадровых действий (например, прием и перевод), его заголовок должен носить название «По личному составу».

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей (п. 99 Инструкции № 4). В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Как правило, она начинается словами «В соответствии», «В целях», «В связи» и т. п. Если распорядительная часть не нуждается в обосновании, констатирующая часть приказа может отсутствовать.

В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т. д.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов.

Это важно
Отсутствие указания ответственного за контроль лица означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.
Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Перечень должностных лиц или структурных подразделений, которые должны быть ознакомлены с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации в его текст в обязательном порядке включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников».

После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами — имя, отчество и остальной текст приказа.

Каждый приказ должен иметь основание. В зависимости от кадровых действий, отражаемых в приказе, его основанием могут являться заявления работников, трудовые договоры (контракты), уведомления, докладные и объяснительные записки и т. д.

При перечислении указанные документы нумеруются арабскими цифрами с точкой.

С учетом п. 88 Инструкции № 4 слово «Основание» печатается от границы левого поля и оставляется открытым, а относящаяся к нему информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

Структуры текстов для некоторых видов приказов по личному составу установлены УСОРД.

Например, в текст приказа о приеме на работу следует включать:

фамилию, имя, отчество принимаемого на работу (указываются в винительном падеже);
наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), на которую принимается работник;
наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник;
дату приема;
вид приема (с предварительным испытанием, на условиях контракта и др.);
тарифную ставку (тарифный оклад), оклад, должностной оклад (указывается точная сумма на момент издания приказа либо делается отсылка к штатному расписанию («согласно штатному расписанию»)).

Текст приказа о переводе на другую работу должен содержать:

фамилию, имя, отчество работника (указываются в винительном падеже);
наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода (перемещения) на другую работу;
наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения, в которое переводится работник;
дату перевода (указывается с предлогом «с»);
вид перевода;
тарифную ставку (тарифный оклад), оклад, должностной оклад;
причину перевода (перемещения) (указывается при необходимости с использованием слов «в связи»).

Текст приказа о предоставлении отпуска имеет следующую структуру:

фамилия, имя, отчество работника (указываются в дательном падеже);
наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения;
вид отпуска (трудовой, социальный);
период (рабочий или календарный год), за который предоставляется отпуск;
количество календарных дней отпуска (указывается с предлогом «на»);
даты начала и окончания отпуска (указываются с помощью предлогов «с» и «по»).

Текст приказа об увольнении содержит следующие реквизиты:

фамилия, имя, отчество работника (указываются в винительном падеже);
наименование должности, профессии, квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения;
дата увольнения (указывается без предлога «с»);
причина увольнения (указываются пункт и статья ТК, по которым осуществляется увольнение работника).

В тексте приказа об увольнении дополнительно отражаются сведения о количестве дней неиспользованного трудового отпуска (при наличии таковых), подлежащих компенсации при увольнении.

Это важно
Путем издания одного приказа возможно оформление одного, двух и более работников.

В таком случае текст приказа разделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В заголовке фамилии работников, на которых распространяется действие приказа, не указываются.

Согласование (визирование) приказа

С учетом п. 61 Инструкции № 4 внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

По общему правилу, визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты приказов по личному составу допустимо визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

В соответствии с п. 100 Инструкции № 4 проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Подписание приказа

После оформления, проверки, согласования проект приказа представляется на подпись уполномоченному должностному лицу — руководителю учреждения или другому лицу, имеющему право издания приказов.

Согласно п. 57 Инструкции № 4 реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Также вы можете ознакомиться со следующими формами документов:
образец приказа о приеме на работу;
образец приказа о переводе на другую работу;
образец приказа о предоставлении трудового отпуска;
образец приказа об увольнении по соглашению сторон;
образец приказа о приеме на работу двух работников.