Направляем работников учреждения в командировки по-новому

Документирование командировок

Приказ

Приказ остается основным документом, которым оформляется направление работника в командировку и который является основанием для расчета и выплаты командируемому работнику денежных средств (аванса).

При командировании работника в пределах Беларуси или за границу на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в приказе необходимо указать условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (cм.: п. 2 Положения).

При командировании работника в пределах Беларуси в приказе должно быть отражено решение нанимателем вопроса о необходимости ежедневного возвращения работника из места командировки к месту жительства с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также о необходимости создания работнику условий для отдыха (cм.: ч. 5 п. 15 Положения).

Задание на командировку

Оформление задания на командировку не только в пределах Беларуси, но теперь и за границу не является обязательным требованием и отнесено на усмотрение нанимателя (cм.: п. 3 Положения).

Командировочное удостоверение

Об оформлении данного документа в Положении не упоминается. При этом еще Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь* было определено, что необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения по форме согласно приложению 1 к данной Инструкции определяется нанимателем (ч. 1 п. 2 Инструкции № 35). Аналогичная норма содержится и в ч. 2 ст. 93 ТК.

* Утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция № 35)

Форма командировочного удостоверения

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Положение не упоминает о необходимости регистрации командируемых работников в таком журнале. Соответственно, его можно не вести при командировании работников как по Беларуси, так и за границу.

Справочно: при этом в Инструкции № 35 по-прежнему содержится форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки

Отчет о выполнении задания

Необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания, срок его представления и порядок оформления определяются нанимателем (cм.: п. 3 Положения).

Отчет о расходовании аванса

Порядок и сроки представления отчета о расходовании аванса с 1 июня 2019 г. определяются Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами (утверждена постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19 марта 2019 г. № 117 (далее — Инструкция № 117)). Одним из новшеств является установление единого срока представления отчета об израсходованных суммах при служебных командировках независимо от наличной или безналичной формы проведения указанных операций — 15 рабочих дней (cм.: п. 89 Инструкции № 117).

При этом Положением определено, что наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса по желанию работника, а не в обязательном порядке (cм.: ч. 1 п. 7 Положения).

Возмещение расходов на командировку

Согласно Положению наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских руб­лях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:

• по проезду к месту командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• за проживание вне места жительства (суточные);
• иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (cм.: ч. 1 п. 5 Положения).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно

По общему правилу при отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (cм.: п. 13 Положения).

Наниматель может возместить командированному работнику в пределах места командировки за границей расходы на такси, аренду автомобиля на основании подтверждающих документов (cм.: ч. 2 п. 14 Положения).

При этом наниматель при представлении подтверждающих документов в обязательном порядке возмещает расходы на такси и трансфер до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного транспорта либо в пассажирских поездах (cм.: подп. 9.1.2 п. 9 Положения).

Расходы по найму жилого помещения

Возмещение расходов по найму жилого помещения как в пределах Беларуси, так и за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командирования и дату выбытия из места командирования.

Вместе с тем при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения за границей возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Выплата суточных

Выплата суточных командированному работнику учреждения образования осуществляется в размере 100 % установленной нормы за все дни пребывания работника в командировке как на территории Беларуси, так и за границей, включая время нахождения в пути, вне зависимости от обеспечения работника питанием, а также длительности командировки (в т. ч. и при командировании на один день суточные выплачиваются в размере 100 % от установленной нормы).

Порядок возмещения командированному работнику иных расходов определен в главе 4, а возмещения расходов при направлении за границу на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации) — в главе 5 Положения.