Предлагаем вашему вниманию ответы на вопросы по оформлению личных дел работников, которые поступили к нам в редакцию.
Какие документы следует включать в личные дела работников, а какие нет — ответы в статье.
Следует ли включать в личное дело выписки (копии) приказов о продлении контрактов, заключении нового контракта, переводе на контрактную форму найма, приказов об увеличении объема выполняемых работ (т.н. расширении зоны обслуживания)?
Окончательное решение по данному вопросу должно приниматься учреждением и его кадровой службой самостоятельно.
Состав документов, подлежащих включению в личное дело работника, определяется в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее — Инструкция).
Пунктом 6 Инструкции установлено, что на этапе формирования личного дела в него включается копия (выписка) приказа (распоряжения, постановления, решения) о приеме на работу (назначении на должность).
В процессе ведения личного дела в него включаются копии (выписки) приказов, иных распорядительных документов, определенные абз. 5 ч. 1 п. 8 Инструкции: о переводе на другую работу, об увольнении, о награждении, об изменении фамилии, о присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий.
Указанный в Инструкции перечень приказов, копии которых подлежат включению в состав личного дела, не является исчерпывающим, т.к. содержит слова «и т.п.». Следовательно, кадровой службе организации (специалисту по кадрам) необходимо самостоятельно определить перечень иных разновидностей приказов по личному составу, копии которых включаются в состав личного дела.
При этом следует учитывать, что в соответствии с подп. 21.3 п. 21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Перечень)), для приказов, копии которых подлежат включению в личное дело работника, установлен срок хранения 75 лет, что аналогично сроку хранения самого личного дела (согласно п. 638 Перечня для личных дел руководителей организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, руководителей негосударственных организаций, а также личных дел работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работающих в таких организациях, установлен срок хранения «постоянно»).
На этом основании можно сделать вывод, что включению в личное дело работника подлежат копии только тех приказов по личному составу, для которых установлен срок хранения 75 лет.
Вместе с тем подп. 21.3 п. 21 Перечня 75-летний срок хранения устанавливается также для приказов о поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков.
Целесообразность включения копий всех указанных документов в состав личных дел не очевидна. Не вдаваясь в детальный анализ этого вопроса, отметим лишь, что, по нашему мнению, в состав личного дела (кроме указанных в абз. 5 ч. 1 п. 8 Инструкции) целесообразно включать копии (выписки) следующих приказов (иных распорядительных документов): о временном заместительстве, о продлении трудовых договоров (контрактов), о заключении новых трудовых договоров (контрактов), о переводе на контрактную форму найма, о поощрении, о направлении на работу за границу, об изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется).
В любом случае до конкретизации соответствующей нормы в Инструкции окончательное решение по данному вопросу должно приниматься организацией и ее кадровой службой самостоятельно. Принятое решение целесообразно закрепить в локальном нормативном правовом акте.
Следует ли включать в личное дело аттестационный лист? У нас он хранится у председателя аттестационной комиссии, а в личное дело подшивается только выписка из приказа о присвоении категории учителю. Верно ли это?
Аттестационный лист работника должен храниться в его личном деле.
Порядок проведения аттестации работников (руководителей и специалистов) организаций независимо от форм собственности определяется Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784) (далее — Типовое положение).
При этом п. 8 Типового положения установлено, что республиканские органы государственного управления и иные государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь, на основании Типового положения могут разрабатывать отраслевые положения об аттестации работников, в которых конкретизируются сроки, критерии и методы оценки их профессионально-деловых и личностных качеств с учетом специфики и профиля трудовой деятельности.
Справочно: в образовании документом, регулирующим порядок проведения аттестации педагогических работников, является постановление Министерства образования Республики Беларусь от 22 августа 2012 г. № 101 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения аттестации педагогических работников системы образования (кроме педагогических работников из числа профессорско-преподавательского состава)» (с последующими изменениями и дополнениями).
Согласно п. 21 Типового положения по результатам аттестации работника оформляется аттестационный лист по форме, установленной в приложении к указанному Типовому положению.
Решение аттестационной комиссии в 5-дневный срок после окончания аттестации передается руководителю организации (руководителю вышестоящего государственного органа (организации)) для принятия окончательного решения в отношении работника, проходившего аттестацию, которое оформляется соответствующим приказом (распоряжением).
Пунктом 25 Типового положения определено, что аттестационный лист работника хранится в его личном деле.
На этом основании абз. 2 ч. 1 п. 8 Инструкции установлено, что в состав личного дела работника включаются, кроме прочего, аттестационные листы.
Следует ли включать в личное дело свидетельство о направлении на работу молодого специалиста, выдаваемое управлением образования, справку о самостоятельном трудоустройстве выпускника?
Да, следует.
Абзацем 11 п. 7 Инструкции предусмотрено включение в состав личного дела на этапе его формирования документов, связанных с направлением на работу, в том числе выпускников учреждений образования (молодых специалистов).
На этом основании можно сделать вывод, что, несмотря на некоторую юридическую неточность содержащихся в Инструкции формулировок, свидетельства о направлении на работу выпускников учреждений образования подлежат включению в состав заводимых на них личных дел.
В то же время п. 1 ст. 87 Кодекса об образовании установлено, что в случаях, предусмотренных п. 2 указанной статьи, государственное учреждение образования, государственная организация, реализующие образовательные программы послевузовского образования, государственный орган не предоставляют выпускнику место работы при распределении, перераспределении, направлении на работу и последующем направлении на работу и выпускнику предоставляется право на самостоятельное трудоустройство, которое подтверждается справкой о самостоятельном трудоустройстве.
Пунктом 5 Положения о порядке распределения, перераспределения, направления на работу, последующего направления на работу выпускников, получивших послевузовское, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 июня 2011 г. № 821 с последующими изменениями и дополнениями), определено, что при принятии решения о самостоятельном трудоустройстве выпускника в случаях, предусмотренных в п. 3 ст. 87 Кодекса об образовании, ему выдается справка о самостоятельном трудоустройстве по установленной форме не позднее одного месяца после окончания выпускником учреждения образования при представлении им документа, удостоверяющего личность, или в пятидневный срок после принятия такого решения при перераспределении и последующем направлении на работу.
Молодой специалист, молодой рабочий (служащий) при получении справки о самостоятельном трудоустройстве утрачивает статус молодого специалиста, молодого рабочего (служащего).
Инструкция, иные нормативные правовые акты не содержат нормативных предписаний о включении или невключении в состав личного дела справки о самостоятельном трудоустройстве выпускника учреждения образования. Следовательно, организации (ее кадровой службе) необходимо самостоятельно определить необходимость включения таких справок в состав личного дела. По нашему мнению, справки о самостоятельном трудоустройстве выпускников учреждений образования целесообразно включать в состав личных дел.
