О правилах разработки должностной инструкции

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики соответствующих должностей служащих, содержащиеся во всех 35 выпусках Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее — ЕКСД).

Порядок применения ЕКСД установлен в Общих положениях ЕКСД, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 2 января 2012 г. № 1 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Общие положения ЕКСД).

ЕКСД обязателен к применению в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте) (ч. 2 п. 1 Общих положений ЕКСД).

В квалификационных характеристиках перечисляются основные наиболее характерные для конкретной должности трудовые функции (должностные обязанности), которые могут быть поручены полностью или частично служащему, занимающему данную должность.

Конкретный перечень должностных обязанностей (трудовая функция) служащих с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их права и ответственность устанавливаются в должностных инструкциях, которые разрабатываются и утверждаются нанимателем самостоятельно в установленном порядке (п. 10 Общих положений ЕКСД).

Должностные инструкции дают возможность наиболее разумно разграничить и распределить функции между работниками и одновременно обеспечить взаимосвязь в работе. Указанные инструкции также позволяют систематизировать и обобщить накопленный опыт применения наиболее рациональных и производительных методов и приемов работы.

Директору на заметку
Должностная инструкция служащего разрабатывается в соответствии с содержанием раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики должности, которую он занимает (ч. 1 п. 10 Общих положений ЕКСД).

Кроме того, должностные инструкции предназначены для:

• четкого определения служебного положения, обязанностей и прав, персональной ответственности, объективной оценки работы руководителей, специалистов и других служащих;
• подбора, рациональной расстановки и использования кадров в соответствии со специальностью и квалификацией;
• материального и морального стимулирования кадров в зависимости от количества и качества вложенного труда;
• повышения роли, авторитета и влияния руководителей и специалистов на развитие производства;
• установления научно обоснованных норм труда работников управления;
• поддержания и укрепления трудовой дисциплины, правильного применения мер дисциплинарного, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенных на них должностных обязанностей.

Требования к оформлению и содержанию должностных инструкций

При разработке должностных инструкций к ним предъявляются требования по оформлению и содержанию, а также по расположению ее основных реквизитов, которые регламентируются:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция по делопроизводству);
• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — УСОРД).

В состав УСОРД входят:

• Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26 октября 2016 г. № 83) (далее — СТБ 6.38-2016);

Справочно: СТБ 6.38-2016 принят взамен действовавшего ранее СТБ 6.38-2004 и введен в действие с 1 июня 2017 г. СТБ 6.38-2016 предъявляются требования к составу, порядку расположения, оформлению и содержанию основных реквизитов должностной инструкции. Форма должностной инструкции и ее основные реквизиты согласно новому стандарту не изменились. Данным стандартом дополнительно регламентированы требования к оформлению электронных документов.

• Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), подсистема «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации». Указанным документом регламентируется унифицированная форма должностной инструкции (положения о структурном подразделении). Форма рабочей инструкции не определена указанным классификатором, и при ее разработке рекомендуется руководствоваться требованиями стандартов, предъявляемыми к должностным инструкциям;
• Альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов, распределенных по подсистемам в соответствии с решаемыми вопросами.

Требования вышеперечисленных документов являются обязательными при разработке должностных инструкций (положений). Наниматель обязан строго соблюдать унифицированную форму должностной инструкции (положения), в т.ч. и структуру текста должностной инструкции.

Из каких глав состоит должностная инструкция?

Что касается содержания текста основных разделов должностной инструкции (положения), то он может быть изложен нанимателем произвольно в соответствии с практической необходимостью и нормами законодательства, но с учетом требований к изложению текстов организационно-распорядительных документов, регламентированных УСОРД, Инструкцией по делопроизводству.

Согласно стандарту должностная инструкция оформляется на общем бланке формата А4 (210х297 мм) и представляет собой форму, содержащую конкретный состав реквизитов (1)–(10), расположенных в определенном порядке и оформленных в соответствии с указанными документами.

Название вида документа (словосочетание «ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ») располагается в левом верхнем углу бланка после указания наименования автора документа — соответствующей организации, т.к. согласно стандарту должностная инструкция относится к служебным документам с угловым вариантом расположения реквизитов на бланке.

Каждый служебный документ, оформленный на бланках или листах бумаги формата А4, должен иметь заголовок к основному его тексту, что значительно упрощает их обработку.

По заголовку, не читая текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок формулируется кратко, стилистически точно, должен сочетаться с наименованием вида документа и писаться строчными буквами. В нашем случае: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — кому? — инженеру по ремонту оборудования, зданий и сооружений.

Это важно
Отсутствие либо внесение в структуру текста должностной инструкции каких-либо дополнительных глав неправомочно.

Как видно из формы, текст должностной инструкции состоит, как правило, из 4-х основных глав:

ГЛАВА 1. Общие положения;

ГЛАВА 2. Должностные обязанности;

ГЛАВА 3. Права;

ГЛАВА 4. Оценка работы и ответственность.

Обязательной ли является глава инструкции «Взаимоотношения (связи по должности)»?

Стандартом предусмотрено также выделение и пятой главы: «Взаимоотношения (связи по должности)». Указанная глава устанавливает круг служебных связей, порядок представления отчетов, планов и других документов, периодичность представления отчетной информации и пр.

В приведенном выше примере подробное изложение этой главы не рассматривается (глава изложена обобщенно). Как правило, подробный порядок взаимоотношений (служебных связей) работников структурных подразделений определен в соответствующей главе положения о структурном подразделении, в чьем подчинении находится должность, и дублирование его в должностных инструкциях не обязательно — достаточно отсылки или изложения обобщенно.

Обратите внимание
Если речь идет о должностной инструкции самостоятельного специалиста, не входящего в состав какого-либо структурного подразделения, то целесообразно изложить подробно его взаимоотношения с подразделениями и отдельными специалистами.

УСОРД является методическим документом, а должностная инструкция — локальным нормативным правовым актом. Поэтому содержание основных реквизитов (глав) (4)–(7) текста должностной инструкции может быть изложено нанимателем в соответствии с практической необходимостью и нормами законодательства.

Требования к оформлению, содержанию и порядку расположения всех остальных реквизитов должностной инструкции должны соответствовать вышеперечисленным документам.  

Порядок оформления и содержание всех основных реквизитов должностной инструкции (1)–(10), приведенных в «Форме должностной инструкции», рассмотрен в статье «Оформляем реквизиты должностной инструкции» .