Как правильно организовать уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Правовое регулирование

Государственные органы, иные организации обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов (ч. 1 ст. 4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Рес­публике Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Закон об архивном деле).

Уничтожение документов временного хранения осуществляется в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (ч. 2 ст. 25 Закона об архивном деле). Уничтожение документов постоянного срока хранения запрещается (ч. 1 ст. 25 Закона об архивном деле).

Цена вопроса
Статья 23.37 КоАП предусматривает ответственность за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений в виде наложения штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (от 270 до 810 руб).

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения установлен в гл. 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Рес­публики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция по делопроизводству) и в гл. 13 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Правила работы архивов).

Сроки хранения документов учреждения общего среднего образования устанавливают на основании:

• перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-­властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Перечень Министерства образования);
• перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Перечень типовых до­кументов). ВНИМАНИЕ! Данный перечень применяется, если срок хранения конкретного документа не содержится в Перечне Министерства образования.

О каких документах идет речь?

В соответствии с п. 150 Инструкции по делопроизводству, выделяются три категории сроков хранения документов:

• постоянный;
• временный (свыше 10 лет);
• временный (до 10 лет).

Документы, для которых установлен постоянный срок хранения, уничтожать запрещается. Они подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством. Документы, для которых установлен временный срок хранения, после истечения установленного срока хранения подлежат уничтожению.

К документам временного (свыше 10 лет) хранения, образующимся в процессе деятельности учреждения образования, относятся:

• приказы о приеме, переводе, перемещении, увольнении, награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых до­говоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов) и др. Срок хранения — 75 лет (подп. 19.3 п. 19 Перечня Министерства образования);
• должностные инструкции работникам. Срок хранения — 50 лет (после замены новыми) (п. 28 Перечня Министерства образования);
• личные дела работников. Срок хранения — 75 лет после увольнения (75 лет с отметкой экспертно-­проверочной комиссии (далее — ЭПК) — в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов) (подп. 641.3 п. 641 Перечня Министерства образования);

Справочно: отметка «ЭПК», указанная в Перечне Министерства образования в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в т. ч. такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (прим. 11 к Перечню Министерства образования).

• сводные ведомости успеваемости, поведения учащихся и решения педагогических советов (о переводе, отчислении, исключении) учреждений общего среднего образования. Срок хранения — 25 лет (изымаются из классного журнала) (п. 319 Перечня Министерства образования);
• алфавитные книги записи учащихся учреждений общего среднего образования. Срок хранения — 50 лет (п. 323 Перечня Министерства образования) и др.

К документам временного (до 10 лет) хранения относятся:

• классные журналы. Срок хранения — 5 лет (сводные ведомости успеваемости — 25 лет) (п. 318 Перечня Министерства образования);
• расписания учебных занятий, стимулирующих, поддерживающих и факультативных занятий, объединений по интересам (кружков, секций, студий, клубов и др.), выпускных экзаменов в учреждениях общего среднего образования. Срок хранения — 1 год (п. 320 Перечня Министерства образования);
• личные карточки учащихся учреждений общего среднего образования. Срок хранения — 3 года (после отчисления учащегося из учреждения общего среднего образования; при досрочном прекращении образовательных отношений выдаются законному представителю учащегося при наличии заявления) (п. 322 Перечня Министерства образования).

Когда можно проводить уничтожение документов?

В соответствии с п. 207 Инструкции по делопроизводству, отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов; в дея­тельности которой образуются документы постоянного хранения), временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия (далее — ЭК) организации.

От редакции
О проведении экспертизы ценности до­кумен­тов и создании ЭК в учреждении общего среднего образования см.: Варнашов Д. Проведение экспертизы ценности документов в учреждении общего среднего образования.

Директору на заметку
До составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, в учреждении необходимо составить и оформить в установленном порядке указанные выше описи дел. До тех пор, пока такие описи не составлены и не утверждены, акт о выделении к уничтожению документов не может быть утвержден. Соответственно, документы не могут быть уничтожены (даже при условии истечения сроков их хранения).

Порядок составления, оформления и ут­вер­ж­дения сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) установлен в гл. 14, 16, 17 Правил работы архивов и гл. 14 Инструкции по делопроизводству.

Порядок исчисления сроков хранения документов

Важно правильно исчислять сроки хранения документов.

Так, дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п. 208 Инструкции по делопроизводству).

По общему правилу исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (прим. 13 к Перечню Министерства образования).

Рассмотрим подробнее примеры исчисления сроков хранения документов.

1. Не установлены дополнительные условия выделения к уничтожению.

Если в отношении документов не установлены дополнительные условия выделения к уничтожению, исчисление сроков хранения таких документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Обратите внимание
Дополнительные условия выделения к уничтожению документов и дел указываются в графе 6 «Пояснения» Перечня Министерства образования и графе 5 «Пояснения» Перечня типовых документов.

ПРИМЕР
В течении 2019 г. в учреждении общего среднего образования было сформировано и закончено в делопроизводстве дело с заголовком «Расписания учебных занятий, стимулирующих, поддерживающих и факультативных занятий, объединений по интересам (кружков, секций, студий, клубов и др.), выпускных экзаменов в учреждениях общего среднего образования». Срок хранения — 1 год (п. 320 Перечня Министерства образования).
Срок хранения данного дела исчисляется с 1 января 2020 г. Соответственно, рассматриваемое нами дело должно будет храниться в учреждении в течение 2020 г., а выделить его к уничтожению можно будет после 1 января 2021 г.

2. После замены новыми.

В отношении некоторых документов дополнительным условием выделения к уничтожению является отметка в Перечне Министерства образования «После замены новыми». Это значит, что установленный Перечнем Министерства образования срок хранения документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) заменяющих их документов.

ПРИМЕР
В сентябре 2010 г. в учреждении общего среднего образования были утверждены должностные инструкции работникам, которые были сформированы в отдельное дело. Срок их хранения составляет 50 лет (дополнительное условие выделения к уничтожению — после замены новыми) (п. 28 Перечня Министерства образования).
В 2015 г. были утверждены новые должностные инструкции. Соответственно, срок хранения должностных инструкций, утвержденных в 2010 г., начал исчисляться с 1 января 2016 г. Выделить к уничтожению указанные документы можно будет не ранее 1 января 2066 г.

Аналогичный принцип исчисления сроков хранения применяется и при дополнительном условии выделения к уничтожению «после отчисления учащегося из учреждения общего среднего образования».

ПРИМЕР
В июне 2019 г. из учреждения общего среднего образования были отчислены 50 учащихся. Срок хранения личных карточек учащихся учреждений общего среднего образования составляет 3 года (дополнительное условие выделения к уничтожению — после отчисления учащегося из учреждения общего среднего образования; при досрочном прекращении образовательных отношений выдаются законному представителю учащегося при наличии заявления) (п. 322 Перечня Министерства образования).
Срок хранения личных карточек учащихся исчисляется с 1 января 2020 г. Соответственно, выделить дело с личными карточками учащихся к уничтожению можно будет после 1 января 2023 г.

3. При условии замены новыми.

В отношении некоторых документов дополнительным условием выделения к уничтожению является «При условии замены новыми». Это значит, что соответствующие документы должны храниться в учреждении в течение установленного Перечнем Министерства образования срока, но не менее чем до 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) принятых взамен документов, даже если установленный срок их хранения уже истек.

ПРИМЕР
В сентябре 2008 г. в учреждении общего среднего образования были утверждены положения о структурных подразделениях (коллегиальных органах), которые были сформированы в отдельное дело. Срок хранения таких документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов — 10 лет (дополнительное условие выделения к уничтожению — при условии замены новыми) (п. 25 Перечня Министерства образования).
Срок хранения положений исчисляется с 1 января 2009 г. Установленный срок хранения положений истекает не ранее 1 января 2019 г.
В этой связи возможны следующие варианты исчисления сроков хранения:
– если новые положения о структурных подразделениях (коллегиальных органах) были утверждены в сентябре 2016 г., то документы можно будет уничтожить после 1 января 2019 г. В данном случае документы хранятся в течение срока, установленного Перечнем Министерства образования;
– если новые положения о структурных подразделениях (коллегиальных органах) были утверждены в сентябре 2020 г., то документы можно будет уничтожить после 1 января 2021 г. В данном случае документы хранятся свыше срока, установленного Перечнем Министерства образования.

4. После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Дополнительное условие выделения к уничтожению «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» означает, что установленный Перечнем Министерства образования срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом проведения такой проверки.

ПРИМЕР

Дело с приказами о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий было сформировано в учреждении общего среднего образования в 2018 г. Срок хранения перечисленных приказов — три года (дополнительное условие выделения к уничтожению — после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства; если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет) (подп. 19.4 п. 19 Перечня Министерства образования).
В этой связи возможны следующие варианты исчисления сроков хранения:
– если соответствующая проверка налоговыми органами была проведена в 2019 г., то установленный трехлетний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2020 г. Соответственно, дело с приказами может быть уничтожено не ранее 1 января 2023 г.;
– если соответствующая проверка налоговыми органами в организации не проводилась, то рассматриваемое дело с приказами может быть уничтожено не ранее 1 января 2029 г. (по истечении 10 лет). В этом случае десятилетний срок начал исчисляться с 1 января 2019 г.

5. После окончания ведения.

При исчислении сроков хранения регист­рационно-­контрольных форм (книг, журналов и др.) применяется дополнительное условие выделения к уничтожению «После окончания ведения». Это значит, что установленный Перечнем Министерства образования срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей регистрационно-­контрольной формы (внесения в нее последней записи).

ПРИМЕР
Книга учета замечаний и предложений должностных лиц, проверяющих работу учреждений общего среднего образования начала вестись с сентября 2012 г. Срок хранения книги — 5 лет (дополнительное условие выделения к уничтожению — после окончания ведения) (п. 324 Перечня Министерства образования).
Последняя запись в книгу была внесена в ноябре 2019 г. Соответственно, срок ее хранения начал исчисляться с 1 января 2020 г. Книгу учета замечаний и предложений можно будет уничтожить не ранее 1 января 2025 г.

6. До минования надобности.

Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов определяется самостоятельно учреждением, в делопроизводстве которого эти документы образовались (прим. 12 к Перечню Министерства образования).

Срок хранения «До минования надобности» установлен, например, для нормативных правовых актов, используемых в работе учреждениями общего среднего образования (пп. 1–9 Перечня Министерства образования).

Составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Как уже отмечалось ранее, уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всего учреждения, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт (п. 209 Инструкции по делопроизводству).

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, приведена в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству.

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

В акте указываются (п. 210 Инструкции по делопроизводству):

• заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

ПРИМЕР
«Книга учета замечаний и предложений должностных лиц, проверяющих работу учреждений общего среднего образования» или «Классные журналы».

• дата или крайние даты дел;

ПРИМЕР
«2016» или «2012–2016».

• номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в т. ч. по личному составу);

ПРИМЕР
«Номер номенклатуры дел 1» или «номер описи дел 1 лс (либо 1в) (1в — временного (свыше 10 лет) хранения; 1 лс — по личному составу)».

• индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;

ПРИМЕР
«Индекс дела по номенклатуре дел 01-34 (либо 1-29)» или «номер дела по описи 35».

• количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);

ПРИМЕР
«1» или «5».

• сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

ПРИМЕР
«1 г., п. 320».

Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЭК организации одновременно со сводными описями дел (п. 211 Инструкции по делопроизводству).

Пример составления протокола заседания экспертной комиссии учреждения образования о согласовании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Акт, составляемый в учреждении, не являющемся источником комплектования государственного архива, в процессе деятельности которого не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем учреждения после согласования с центральной ЭК вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в учреждении, являющемся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем учреждения после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу, а также акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Как правильно утилизировать документы?

Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения директором учреждения общего среднего образования акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-­сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте (п. 107 Правил работы архивов).

Срок хранения актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению:

• до минования надобности (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов);
• постоянно (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов) (п. 87 Перечня Министерства образования).