Доверенности: правила оформления и регистрации

Под доверенностью понимается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому, для представительства перед третьими лицами, удостоверенное в предусмотренном ст. 186 ГК порядке (п. 1 ст. 186 ГК).

В зависимости от содержания полномочий можно выделить следующие виды доверенностей:

• общие (генеральные) доверенности — выдаются представителю на совершение неопределенного круга сделок в рамках предоставленных полномочий (например, доверенность руководителю филиала и др.);
• специальные доверенности — выдаются на совершение ряда однородных сделок (например, доверенности для представительства в судах, доверенность на заключение договоров аренды недвижимого имущества);
• разовые доверенности — выдаются на совершение определенной сделки (например, доверенность на подписание определенного договора, получение почтового перевода).

Каким требованиям должна соответствовать доверенность?

Из ст. 186 ГК следует, что доверенность от имени организации должна соответствовать следующим требованиям:

1) оформляться в простой письменной форме;

2) подписываться руководителем организации или иным лицом, уполномоченным на это его учредительными документами;

3) скрепляться печатью;

4) доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации, руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, оказывающими услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности;

Обратите внимание
Законодательством не установлен конкретный перечень сведений и реквизиты, которые должны быть отражены в доверенности. Однако при ее составлении помимо соответствующих норм Гражданского кодекса следует учитывать и общие требования делопроизводства к оформлению документов, специфику документо-оборота и деятельности организации.

5) доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.

Оформление доверенности

Обычно доверенность оформляется на фирменном бланке организации и включает следующие сведения и реквизиты:

1) наименование документа, а именно слово «доверенность» и ее номер;

2) дату ее совершения (подписания).

Доверенность вступает в силу со дня ее совершения либо удостоверения, когда оно требуется, если более поздний срок вступления в силу не предусмотрен доверенностью (п. 6 ст. 186 ГК);

Директору на заметку
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 187 ГК).

3) место составления доверенности (п. 49 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 с последующими изменениями и дополнениями);

4) сведения об организации (полное наименование организации в соответствии с учредительными документами, местонахождение, УНП);

Справочно: если доверенность составлена на бланке организации, на котором уже указаны УНП и местонахождение организации, то в тексте доверенности эти сведения повторно указывать нет необходимости.

5) данные представителя (ФИО, наименование организации, которую лицо представляет, место регистрации (нахождения), данные документа, удостоверяющего личность (паспорт, вид на жительство));

6) полномочия, которые предоставлены представителю. В связи с тем, что представитель не вправе выходить за пределы полномочий, предоставленных доверенностью, их следует определить максимально точно и полно;

Пример
Поверенный вправе подписывать необходимые документы, производить платежи, обращаться в государственные органы и другие организации, участвовать в переговорах, получать необходимые документы, совершать иные действия и выполнять формальности, необходимые для реализации полномочий, предоставленных настоящей доверенностью, за исключением__________________________________________________________________(действия, которые не вправе совершать Поверенный).

7) срок, на который выдана доверенность (прописью);

Это важно
По общему правилу срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения (п. 1 ст. 187 ГК). Если доверенность выдана более чем на три года, то считается, что срок не указан и она действует один год.

8) возможность передачи полномочий представителя другому лицу в порядке передоверия (п. 1 ст. 188 ГК).

Передоверие бывает частичным или полным. В доверенности целесообразно указать, какие конкретно полномочия могут быть передоверены. Необходимо отметить, что данная доверенность не может предусматривать больше полномочий, чем первоначальная (например, вместо первоначальной разовой доверенности выдавать в порядке передоверия генеральную нельзя).

Справочно: доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных п. 4 ст. 186 ГК (п. 2 ст. 188 ГК), даже в том случае, если первоначальная доверенность имеет простую письменную форму.

Частью 1 п. 4 ст. 186 ГК предусмотрено, что доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, выплат гражданам в банках или небанковских кредитно-финансовых организациях и на получение корреспонденции, в т.ч. денежной и посылочной, на совершение иных действий, не требующих нотариальной формы удостоверения, может быть удостоверена также организацией, в которой доверитель работает или учится, организацией, осуществляющей эксплуатацию жилищного фонда и (или) предоставляющей жилищно-коммунальные услуги, по месту его жительства.

Доверенность на получение ТМЦ

На практике довольно часто встречается доверенность на получение товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ).

Необходимо отметить, что разовой доверенностью на получение ТМЦ организация уполномочивает представителя на получение определенного перечня ТМЦ, а специальной — на получение неограниченного перечня ТМЦ и (или) у различных контрагентов.

По доверенности представитель будет не только получать ТМЦ, но и подписывать и получать акты, накладные и т.д. Такие полномочия также целесообразно включить в доверенности, чтобы уменьшить риск неполучения ТМЦ или документов к ним.

Прекращение действия доверенности

Действие доверенности прекращается по основаниям, предусмотренным законодательством (ст. 189 ГК). Перечень таких оснований является исчерпывающим.

Так, действие доверенности прекращается вследствие:

1) истечения срока действия доверенности.

Это самый распространенный способ прекращения действия доверенности, которое наступает автоматически, т.е. необходимость в совершении дополнительных действий отсутствует. Действие разовой доверенности прекращается при совершении представителем указанного в ней действия (например, заключения конкретного договора);

Директору на заметку
Срок действия доверенности не продлевается. Если необходимо, по истечении срока представителю выдается новая доверенность.

2) отмены доверенности лицом, выдавшим ее.

Если организация решила отменить доверенность, она обязана уведомить об этом (п. 1 ст. 190 ГК):

• представителя, которому выдана такая доверенность (например, издать соответствующий приказ, с которым представитель (работник организации) ознакомится под роспись, направить представителю письмо (заказное, с обратным уведомлением), вручить курьером (нарочным)). Однако в законодательстве форма, содержание, сроки направления уведомления не определены;

Справочно: действие доверенности прекращается с момента уведомления представителя.

• организации, для представительства в которых выдана доверенность.

После отмены доверенности представитель обязан ее вернуть (п. 3 ст. 190 ГК).

При увольнении работника рекомендуется отменять выданные ему доверенности, срок которых не истек. В связи с тем, что увольнение работника не является основанием прекращения доверенности (ст. 189 ГК), заключенные им в пределах полномочий и срока действия доверенности сделки будут считаться совершенными от имени организации (ч. 1 п. 1 ст. 183 ГК);

3) отказа лица, которому выдана доверенность;

4) прекращения деятельности юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

5) прекращения деятельности юридического лица, которому выдана доверенность;

6) смерти гражданина, выдавшего доверенность, объявления его умершим, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;

7) смерти гражданина, которому выдана доверенность, объявления его умершим, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, — отказаться от нее. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно. С прекращением доверенности теряет силу передоверие.

Учет доверенностей

Порядок регистрации и выдачи новой доверенности целесообразно предусмотреть в локальных нормативных правовых актах организации (например, доверенности регистрирует работник бухгалтерии в книге доверенностей или в книге учета выдачи доверенностей (для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей)).

После получения ТМЦ доверенность вместе с документами от поставщика на отгрузку ценностей сдают в бухгалтерию.  

Образец доверенности на право подписания договора
Образец доверенности на получение ТМЦ