Архивное дело и делопроизводство по-новому: обзор нововведений

Архивное дело и делопроизводство по-новому: обзор нововведений

Когда изменения в Закон об архивном деле и делопроизводстве вступят в силу?
С 27 октября 2022 г.
Какие новые понятия появятся в Законе?
Документ, электронный документ, документ в электронном виде.
Каким будет новый срок хранения документов по личному составу?
55 лет, если иной срок не предусмотрен перечнем типовых документов.

Ероховец Яна

Юрист, магистр юридических наук

1312 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

18 апреля 2022 г. принят Закон Республики Беларусь № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь “Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь”». Рассмотрим, какие изменения необходимо будет учесть учреждениям при работе с документами, а также при их хранении и уничтожении с 27 октября 2022 г.

Cразу необходимо отметить, что Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон) получил новое наименование — «Об архивном деле и делопроизводстве».

Изменения затронули и сферу действия Закона. С 27 октября 2022 г. он будет распространяться на отношения по обеспечению накопления, хранения, учета и использования документов.

Справочно: сейчас это отношения по организации накопления, учета и использования документов.

Это важно
С 27 октября 2022 г. Закон будет распространять свое действие на документы независимо от вида носителя информации, включая документы в электронном виде, в т. ч. электронные документы.

Расширение терминологии

Значительные изменения произошли в терминологии Закона. Введен ряд новых определений, часть определений дополнена и скорректирована. Информация об основных изменениях в терминологии Закона представлена в таблице 1.

Таблица 1

Изменения терминологии в Законе

Понятия с редакционными изменениямиИзмененные и дополненные понятияНовые понятия

• Архив

• Архивное дело

• Архивный документ

• Владелец документов

• Постоянное хранение документов

• Собственник документов

• Уникальный документ

• Временное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь

• Документ Национального архивного фонда

• Документ по личному составу

• Источники комплектования национального архива

• Национальный архивный фонд

• Органы архивного дела и делопроизводства

• Особо ценный документ

• Пользователь архивных документов

• Архивный фонд

• Временное хранение документов

• Документ

• Документальный фонд

• Документ в электронном виде

• Документ Национального фонда

• Копия архивного документа на правах подлинника

• Научно-­техническая обработка документов

• Электронный документ


Учреждениям образования необходимо обратить внимание на появление таких понятий, как «документ», «электронный документ», «документ в электронном виде», а также корректировку определения понятия «документ по личному составу».

Справочно: под документом понимается информация на материальном носителе, имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая в процессе деятельности государственного органа, иной организации, должностного лица, а также на протяжении жизни гражданина.
Под документом в электронном виде понимается документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-­аппаратных средств.
Термин «электронный документ» используется в Законе в значении, определенном Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Так, электронный документ — это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ.

Сравним определение документов по личному составу в действующей редакции Закона и новой.

Таблица 2

Определение термина «документы по личному составу»

Действующая редакция ЗаконаРедакция Закона с 27 октября 2022 г.

Документы по личному составу — документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан

Документы по личному составу — документы, создаваемые при приеме на работу (избрании, утверждении, назначении на должность), переводе (перемещении), увольнении (освобождении от занимаемой должности) работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы (службы) и (или) учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан


Как видим, в определении документа по личному составу произошли следующие корректировки:

1) сейчас к документам по личному составу отнесены, в частности, документы, создаваемые при приеме на работу.

В новой редакции термина конкретизируется, что прием на работу включает в себя избрание, утверждение, назначение на должность;

2) к документам по личному составу отнесены также документы об увольнении.

В новой редакции термина уточняется, что увольнение включает в себя освобождение от занимаемой должности;

3) с 27 октября 2022 г. к документам по личному составу будут относиться документы о присвоении не только квалификации, разряда, звания, но и квалификационных категорий и классов;

4) к данной категории документов могут быть отнесены и иные документы, которые могут использоваться для подтверждения периода работы и (или) или учебы, а с принятием изменений — и для подтверждения службы.

Обратите внимание
Важно уделить внимание данным нововведениям, т. к. от отнесения документа к определенной категории напрямую зависит срок его хранения.

Нововведения в части комплектования архивов

Организации, в деятельности которых образуются документы государственной части Национального архивного фонда, должны обеспечить передачу документов в государственные архивы по истечении сроков их хранения.

Это важно
Сроки хранения установлены чч. 2 и 3 ст. 20 Закона.

Изменения затронули и возможность негосударственных организаций и граждан участвовать в формировании государственных архивов. Если сейчас они могут передавать на хранение ограниченный перечень документов, то с 27 октября 2022 г. таких ограничений уже не будет.

Установление перечня документов

Скорректирован порядок установления перечней документов, которые образуются в процессе деятельности как государственных, так и негосударственных организаций.

Государственные организации должны устанавливать перечни документов с указанием срока хранения по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

В случае с негосударственными организациями все зависит от того, является ли организация источником формирования государственного архива.

Справочно: если не является, то в организации устанавливается перечень документов, образующихся в процессе деятельности, с указанием сроков их хранения. А если является, то такой перечень должен устанавливаться по согласованию с государственным архивом.

Национальный архивный фонд

Изменениями, внесенными в Закон, определено, что включение документов государственных организаций в Национальный архивный фонд осуществляется на основании решения государственных архивов, а документов негосударственных организаций и граждан — на основании договора, который предусматривает передачу права собственности на документы государству.

Создание архива в организации

В новой редакции Закона требование о создании архива содержится в ст. 13, которая более подробно осветила тонкости его создания в организации.

Архив по-прежнему будет создаваться по решению руководителя организации с назначением ответственного лица.

Нововведением можно считать предоставление возможности организациям, в т. ч. представительствам иностранных организаций, передавать документы, образующиеся в процессе деятельности, в государственные архивы на основании договора хранения.

Справочно: при этом для передачи документов Национального архивного фонда организации, которые являются источниками комплектования государственного архива, могут заключить такой договор только по согласованию с соответствующим государственным архивом.

При передаче документов на хранение по договору хранения права владения, пользования и (или) распоряжения сохраняются за организацией, которая передала на хранение соответствующие документы.

Директору на заметку
Если же документы переданы не на основании договора хранения, то такие документы находятся исключительно в собственности государства (ст. 14 Закона).

Хранение и учет документов

Глава 6 «Хранение и учет документов. Организация и ведение делопроизводства» Закона включает в себя большое количество нововведений и корректировок.

Хранение документов Национального архивного фонда

Порядок и условия хранения документов Национального архивного фонда определены в ст. 18 Закона.

В статье отмечается, что постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда осуществляется на безвозмездной основе. А документы негосударственной части могут быть переданы на хранение как на возмездной, так и на безвозмездной основе.

Директору на заметку
Возмездное хранение осуществляется на основании договора хранения, а безвозмездное хранение в таком случае возможно только лишь по договору, который предусматривает передачу права собственности на документы государству.

Хранение электронных документов

Введение в Закон новой ст. 181 закрепило порядок хранения документов в электронном виде, в т. ч. электронных документов.

Документы в электронном виде, в т. ч. электронные документы, которые образовались в информационной системе организации, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив.

Если же документ не подлежит передаче в архив, то он хранится до момента его уничтожения.

Что касается документов в электронном виде, в т. ч. электронных документов, государственной част

Это важно
Если срок хранения электронного документа установлен НПА и превышает 10 лет, то такой документ передается из информационной системы организации в информационную систему государственного архива.

и Национального архивного фонда, то они передаются из информационной системы организации в государственный архив через информационную систему архива электронных документов Национального архивного фонда.

Определены требования к информационным системам, посредством которых осуществляется взаимодействие организаций.

Такая система:

  • должна обеспечить передачу документов постоянного хранения, которые содержатся в ней, в государственный архив;
  • на этапе создания и модернизации должна быть согласована с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Справочно: порядок передачи документов в электронном виде, в т. ч. электронных документов, в государственный архив, а также их хранения и учета определяется республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Хранение документов при реорганизации

Закон в новой редакции по-прежнему закрепляет положение о том, что в случае реорганизации организации документы передаются правопреемникам, если иное не установлено Законом.

Исключение сделано для реорганизации в форме разделения, слияния, присоединения. В этих случаях архивные фонды, которые были до реорганизации, не разделяются и не объединяются.

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов также скорректированы.

Согласно ст. 20 Закона срок хранения таких документов Национального архивного фонда, как:

  • записи актов гражданского состояния, составляет 100 лет;
  • электронные документы, — не более 3 лет, а для кино-, фото-, фоно- и видеодокументов — не более 1 года.

Справочно: сроки хранения документов негосударственной части Национального архивного фонда будут устанавливаться в соответствии с условиями договора.

В Законе появится ст. 201, которая отдельно устанавливает срок хранения документов по личному составу. С 27 октября 2022 г. он составит 55 лет, если иной срок не предусмотрен перечнем типовых документов.

Передача документов в государственный архив

Статья 21 Закона закрепляет порядок передачи документов организации для хранения в государственные, территориальные (городские или районные) архивы.

Нововведение заключается в том, что научно-­техническая обработка документов в данном случае будет осуществляться или самостоятельно организацией, или государственным архивным учреждением на основании договора.

Обеспечение сохранности документов

С 27 октября 2022 г. в отношении документов Национального архивного фонда больше не потребуется подписание собственником охранного обязательства, однако обязанность обеспечить сохранность таких документов сохранится.

Заключение

Мы перечислили основные нововведения, которые наиболее важны именно для учреждений образования. Но стоит отметить, что это еще не все изменения.

В Законе помимо вышеперечисленных изменений:

  • уточнены понятие и виды архивов (ст. 12);
  • скорректировано понятие права собственности на документы (ст. 17);
  • установлен порядок учета документов, которые хранятся в музеях и библиотеках (ст. 22);
  • изменены направления использования архивами архивных документов (ст. 27), а также определен порядок пользования архивными документами (ст. 28);
  • определен порядок вывоза и ввоза архивных документов (ст. 30).
1312 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме

«Директор школы, гимназии, лицея» № 1 (2024) за 5 минут: корректировка документов с учетом изменений ТК, производственный календарь для педагогических работников, договор на платные услуги, утечка персональных данных, судебный кейс о возмещении вреда

Кроме того, в 1-м номере журнала: • Нововведения по охране труда • Уникальное торговое предложение и воронка продаж для плана • Увольнение без потерь • Как удержатьс...
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 184
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок