Ведение личных дел в вопросах и ответах

Свидетельство о направлении на работу молодого специалиста, которое выдает университет, подшивается в личное дело после выписки из приказа о приеме на работу или после копии диплома об образовании?

Свидетельство в личном деле должно располагаться перед копией (выпиской) приказа о приеме на работу.

Пунктом 5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2) (далее — Инструкция) установлено, что личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела в него включаются документы, состав которых определен п. 6 Инструкции. Среди документов, включаемых в личное дело на этапе его формирования, указано заявление о приеме на работу, которое является основанием (одним из оснований) для издания соответствующего приказа (иного распорядительного документа). При этом заявление о приеме на работу должно располагаться в личном деле перед копией (выпиской) приказа, иного распорядительного документа. Это обусловлено тем, что включение в состав личного дела копии приказа о приеме на работу завершает этап формирования личного дела, после чего начинается этап его ведения в соответствии с п. 8 и п. 9 Инструкции.

Пунктом 7 Инструкции установлено, что при формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включается еще ряд документов, в т.ч. направление на работу молодого специалиста. Свидетельство о направлении на работу молодого специалиста, так же как и заявление о приеме на работу, является одним из документов-оснований для издания приказа о приеме на работу. Это значит, что свидетельство в личном деле должно располагаться перед копией (выпиской) приказа о приеме на работу.

Работник в школе работает как основной и как внутренний совместитель. На него должно быть два личных дела или одно? 

Нормативные правовые акты Республики Беларусь не предусматривают ведения двух или более личных дел на одного работника.

Согласно ч. 1 п. 2 Инструкции личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Следовательно, на работника в организации должно вестись одно личное дело, в котором должны быть отражены сведения как о его основной работе, так и о выполнении дополнительной работы у того же нанимателя. Указанные сведения отражаются в личном деле путем включения в него копий соответствующих приказов и внесения записей в дополнение к личному листку по учету кадров.

Является ли исчерпывающим перечень сведений, указанный в п. 2 дополнения к личному листку по учету кадров Инструкции? Следует ли в подп. 2.4 п. 2 дополнения вносить записи об изменении фамилии, семейного положения работника?

Не является исчерпывающим. Следует вносить.

В примечании к разделу 2 дополнения к личному листку по учету кадров «Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка» указано, что в этом разделе производятся отметки о награждении правительственными наградами, присвоении ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образовании, знании языков, участии в составе выборных законодательных и представительных органов.

В следующих далее пунктах этого раздела предусмотрено внесение в дополнение к личному листку записей о награждении, присвоении званий (степеней) (подп. 2.1), сведений о повышении квалификации, аттестации (подп. 2.2.), записей о присвоении классов (подп. 2.3), записей об изменениях в иных учетных сведениях о работнике (подп. 2.4).

Как видно, состав сведений, вносимых в подп. 2.1–2.4 раздела 2, дополнения к личному листку по учету кадров шире, чем состав сведений, указанный в примечании к данному разделу. На этом основании можно сделать вывод, что в дополнении к личному листку по учету кадров следует отражать все изменения в учетных данных о работнике, которые первоначально были зафиксированы в личном листке по учету кадров при его заполнении и включении в состав личного дела на этапе формирования.

Сведения о фамилии, имени, отчестве, семейном положении работника в личном листке по учету кадров отражаются в п. 1 и п. 15. Частью 5 п. 11 Инструкции запрещено вносить изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения. Следовательно, сведения об изменении указанных учетных данных о работнике необходимо отражать в дополнении к личному листку (в данном случае — в подп. 2.4 п. 2).

Должны ли соответствовать датам приказов о приеме и увольнении даты в графах «Дата постановки на учет» и «Дата снятия с учета» в журнале учета личных дел?

Нет.

Пунктами 19 и 20 Инструкции установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: номер личного дела; фамилия, имя, отчество работника; дата постановки дела на учет; отметка о снятии дела с учета.

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный ему при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге).

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность), т.е. по завершении этапа формирования личного дела.

Например, приказ о приеме на работу был подписан 29 января 2018 г. Копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 30 января, а в отдел кадров была передана 31 января и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело работника будет считаться сформированным 31 января 2018 г., и в этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.

В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата берется из описи дел по личному составу структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Форма описи дел структурного подразделения установлена в приложениях 16 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция по делопроизводству) и 13 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143) (далее — Правила).

Дата в конце описи проставляется и работником кадрового подразделения, и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.

Даты приказов о приеме и увольнении работника выносятся на обложку дела и составляют дату дела. Дата дела (даты приказов о приеме и увольнении) вносится в графу 4 описи дел структурного подразделения.

В личном деле находится девять документов на десяти листах (т.к. личный листок по учету кадров состоит из двух листов). Как правильно отразить это во внутренней описи документов личного дела: «Итого: 10 (десять) листов документов» или «Итого: 9 (девять) документов»? Какое количество листов выносится на обложку такого личного дела (прибавляется ли лист-заверитель)?

Частью 1 п. 186 Инструкции по делопроизводству установлено, что к делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись. Кроме того, в п. 186 содержатся требования к заполнению и оформлению внутренней описи, которые распространяются также и на личные дела.

Аналогичные, но более развернутые требования к заполнению и оформлению внутренней описи содержатся и в п. 78, и п. 79 Правил.

Форма внутренней описи документов личного дела установлена в приложении 1 к Инструкции. Форма внутренней описи документов личного дела аналогична общей форме внутренней описи документов дела, установленной в приложении 13 к Инструкции по делопроизводству и приложении 10 к Правилам. Исключение составляет лишь измененное место расположения сведений в графах 2 и 4, а также наличие во внутренней описи личного дела дополнительной графы «Дата включения документа в личное дело».

В конце внутренней описи, в т.ч. внутренней описи документов личного дела, предусмотрено как отражение количества документов, включенных в личное дело и, соответственно, внесенных во внутреннюю опись, так и количество листов внутренней описи.

Сведения о количестве включенных во внутреннюю опись документов составляют итоговую запись к внутренней описи (записываются цифрами и прописью). При этом следует обратить внимание, что в ч. 3 п. 78 Правил содержится смысловая неточность, предусматривающая отражение в итоговой записи количества включенных в дело листов документов, а не документов. Такая же неточность изначально присутствовала и в п. 186 Инструкции по делопроизводству, однако была исправлена при внесении в эту Инструкцию изменений и дополнений постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2014 г. № 240.

Следовательно, в итоговой записи к внутренней описи документов дела, в т.ч. личного дела, должно указываться количество включенных в дело и внесенных во внутреннюю опись документов.

Вносимые во внутреннюю опись документы нумеруются по порядку в графе 1. Также следует обратить внимание, что в отличие от других дел, к которым внутренняя опись составляется после завершения дела делопроизводством, внутренняя опись к личным делам составляется в процессе ведения личного дела, т.е. включение в личное дело нового документа сразу же отражается во внутренней описи.

Ниже итоговой записи к внутренней описи указываются сведения о количестве листов внутренней описи (также записываются цифрами и прописью). Частью 1 п. 185 Инструкции по делопроизводству и ч. 1 п. 76 Правил установлено, что листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела.

Следовательно, в конце внутренней описи документов личного дела должна быть сделана итоговая запись как о количестве включенных в дело и внесенных во внутреннюю опись документов, так и о количестве листов внутренней описи. Например:

Итого 9 (девять) документов.
Количество листов внутренней описи 1 (один).

Указанные сведения оформляются после окончания ведения личного дела в процессе его полного оформления при подготовке к передаче на хранение в архив организации (т.е. перед включением в опись дел структурного подразделения, по которой эта передача будет производиться).

Сведения о количестве листов дела (без учета количества листов внутренней описи) отражаются в листе-заверителе дела, форма которого установлена в приложении 14 к Инструкции по делопроизводству и приложении 11 к Правилам. Количество листов внутренней описи в листе-заверителе дела записывается отдельно и указывается ниже сведений о количестве листов дела. 

Например:

В деле подшито и пронумеровано 10 (десять) листов.
+ 1 (один) лист внутренней описи.

При этом согласно ч. 2 п. 185 Инструкции по делопроизводству и подп. 77.2 п. 77 Правил лист, сложенный пополам и подшитый за середину (личный листок по учету кадров), нумеруется в деле как два листа.

На обложку дела выносятся только сведения о количестве листов дела. Это означает, что количество листов внутренней описи на обложке дела не указывается вовсе — ни отдельно от листов дела, ни в сумме с количеством листов дела. Лист-заверитель к количеству листов дела также не добавляется.

Форма журнала учета личных дел
Форма личного листка по учету кадров и дополнения к личному листку по учету кадров
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации, внутренней описи документов личного дела
Форма листа-заверителя дела