Оформляем реквизиты должностной инструкции

Оформляем реквизиты должностной инструкции

В статье «О правилах разработки должностной инструкции» мы рассказывали о требованиях к оформлению и содержанию должностных инструкций, писали, из каких глав должна состоять должностная инструкция, приводили ее форму.

Сейчас, как и обещали, рассмотрим порядок оформления и содержание основных реквизитов должностной инструкции (1)–(10), приведенных в «Форме должностной инструкции».

Яновская Людмила

Заведующий отделом развития национальной системы квалификации, тарификации и оплаты труда НИИ труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь


1676 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Реквизит (1) — основное наименование организации

Реквизит указывается в соответствии с наименованием конкретной организации, закрепленным в учредительных документах (ст. 48 ГК). Наименование организации содержит обязательное указание на ее организационно-правовую форму.

При наличии вышестоящей организации ее наименование указывается в должностной инструкции и помещается выше.

Сокращенное наименование организации приводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах и располагается ниже полного ее наименования в скобках.

Если автором документа является обособленное структурное подразделение (филиал, представительство и т.д.), его наименование также указывается ниже основного наименования организации.

Наименование на иностранном языке приводится в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации и располагается ниже наименования на государственном языке страны.

Располагается реквизит (1) в левом верхнем углу листа документа.

Реквизит (2) — «Гриф утверждения»

Гриф утверждения документа состоит из следующих элементов:

  • слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), которое пишется прописными буквами;
  • наименования должностного лица, утверждающего документ;
  • подписи, инициалов и фамилии должностного лица;
  • даты утверждения.

Располагается реквизит (2) «Гриф утверждения» в правом верхнем углу листа документа.

Пример
УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного учреждения
образования «Гимназия № 333 г. С.»
Подпись П.И.Иванов
09.04.2018

Должностная инструкция утверждается руководителем организации или иным должностным лицом, если это входит в его компетенцию, что указано в его должностной инструкции и трудовом контракте.

Должностная инструкция как обязательный для исполнения документ тем должностным лицом, которое занимает эту должность, вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой.

Реквизит (3) — «Наименование должности»

В основу построения выпусков Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее — ЕКСД) положен должностной признак, поскольку требования к квалификации работников определяются их должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливают наименование должностей.

Наименование должности должно соответствовать выпускам ЕКСД, утверждаемым в порядке, предусмотренном Правительством Республики Беларусь.

Правильное установление наименования должности обеспечивает социальную защиту работникам при решении спорных вопросов оплаты труда, условий пенсионного обеспечения, установления льгот и гарантий работникам и при прочих ситуациях, возникающих между работниками и нанимателями при наступлении (прекращении) трудовых отношений.

При определении наименования должности необходимо отличать понятие «должность» от понятия «специальность» работника. Должность — служебное положение работника, обусловленное кругом его обязанностей, должностными правами и характером ответственности. Специальность — совокупность приобретенных путем специальной подготовки и опыта работы знаний, умений и навыков, необходимых для выполнения определенного вида трудовой деятельности в рамках данной профессии (ст. 1 ТК). Совпадение наименования должности и специальности возможно в тех случаях, когда данная должность может замещаться работником лишь одной, строго определенной специальности (математик, бактериолог и т.д.).

Реквизит (4) — «Общие положения»

Наиболее значимая по количеству информации о должности глава должностной инструкции. Здесь указываются: категория должности; порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия работника; квалификационные требования; должностные лица, которым работник подчиняется (или которыми он руководит); нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

Квалификационные требования, предъявляемые к сотрудникам в соответствии с занимаемой ими должностью, в должностной инструкции определяются в соответствии с разделом «Квалификационные требования» квалификационных характеристик должностей служащих. Соответствие квалификации работника требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией согласно действующему положению о порядке проведения аттестации.

Пункт об основных нормативных документах, знание которых необходимо сотруднику для осуществления своей служебной деятельности и реализации своих полномочий, разрабатывается на основании раздела «Должен знать» квалификационных характеристик должностей служащих.

В данную главу по усмотрению разработчиков должностных инструкций могут быть включены и другие требования и положения, которые конкретизируют и уточняют статус работника и условия его деятельности.

Реквизит (5) — «Должностные обязанности»

В этой главе определены конкретные виды работ, выполняемые работником в определенных организационных условиях производства, труда и управления.

Глава разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационных характеристик должностей служащих.

Реквизит (6) — «Права»

В главе закрепляются полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей, которые определены законодательством и внутренними документами.

Глава может быть составлена обобщенно или с учетом специфики выполняемых работником должностных обязанностей.

Реквизит (7) — «Оценка работы и ответственность»

В данной главе указывается, что работа служащего оценивается по результатам надлежащего исполнения возложенных на него должностных обязанностей, регламентированных должностной инструкцией. При этом учитывается сложность выполняемых работником трудовых функций, степень самостоятельности при их выполнении, его ответственность за выполненную работу, инициативное и творческое отношение к работе, эффективность и качество труда, а также опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, профессиональными знаниями и пр.

В главе также регламентируется персональная ответственность работника за несоблюдение своих должностных обязанностей и требований законодательства. Причем при разработке этой главы можно как конкретизировать, в каких случаях на сотрудника может быть наложено взыскание, так и ограничиться общими отсылками к актам законодательства.

Реквизит (8) — подпись руководителя структурного подразделения

Включает в себя: наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату подписания.

Реквизит (9) — «Гриф согласования»

Должностная инструкция должна быть согласована с руководителем структурного подразделения, где работает работник (к примеру, если должностная инструкция разработана отделом кадров).

Должностная инструкция может быть также согласована с другими структурными подразделениями, с которыми установлены взаимоотношения (служебные связи).

Проставление отметок о согласовании может производиться как внутри организации при согласовании с различными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными органами (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визами. При визировании должностной инструкции кроме личной подписи указывают ее расшифровку и дату, а также должность визирующего. Визы располагаются в левом углу последней страницы должностной инструкции (положения).

Пример
Начальник отдела кадров (ОК)
Подпись П.Ю.Юрьев
09.04.2018

При наличии замечаний и дополнений к инструкции они излагаются на отдельном листе, а на проекте положения делается надпись «Замечания прилагаются».

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, включающим слово «СОГЛАСОВАНО», которое пишется прописными буквами и не заключается в кавычки. Далее (под этим словом) следует наименование должности лица, с которым согласовывается положение, включая и наименование организации, еще ниже — личная подпись с ее расшифровкой и дата согласования. Реквизит согласования располагается слева на последнем листе документа.

Пример
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела образования,
спорта и туризма
Подпись П.Е.Юрьев
09.04.2018

Реквизит (10) — подпись об ознакомлении

При приеме на работу сотрудник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чем в ней проставляется отметка — подпись работника, расшифровка подписи и дата ознакомления с инструкцией.

Должностная инструкция, согласованная с соответствующим структурным подразделением, утвержденная соответствующим должностным лицом, представленная для ознакомления принятому на должность сотруднику под роспись, является для него обязательной. 

Должностная инструкция хранится в отделе организации труда и заработной платы либо в отделе кадров в соответствии с установленным порядком делопроизводства, а также у того руководителя структурного подразделения, в чьем подчинении находится должность.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор (контракт) с работником.  

1676 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок