У работника изменилась фамилия: как оформить?

В соответствии с пп. 1 и 2 ст. 18 ГК гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется), если иное не вытекает из законодательства. Гражданин вправе переменить свое имя в порядке, установленном законодательством. При этом перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем.

Если фамилия работника изменяется, соответствующие изменения потребуется внести и в кадровые документы:

• трудовую книжку;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• документы личного дела;
• трудовой договор (контракт);
• личную карточку и др.

Этап 1. Подача работником заявления об изменении фамилии

Необходимость подачи работником заявления об изменении фамилии законодательством не установлена, вместе с тем указанный шаг представляется целесообразным. Подача заявления позволяет зафиксировать дату обращения работника с просьбой об изменении своих персональных данных.

К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающих изменение фамилии: свидетельства о регистрации брака, о расторжении брака и др., а также документа, удостоверяющего личность.

Документами, удостоверяющими личность, являются:

• паспорт гражданина Республики Беларусь;
• вид на жительство в Республике Беларусь;
• удостоверение беженца;
• идентификационная карта гражданина Рес­публики Беларусь;
• биометрический вид на жительство в Рес­публике Беларусь иностранного гражданина;
• биометрический вид на жительство в Рес­публике Беларусь лица без гражданства (подп. 1.1 п. 1 Указа Президента Рес­пуб­лики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь»).

Обратите внимание
Изменение фамилии работника допускается исключительно на основании документа, удостоверяющего личность. Это объясняется тем, что работник, изменивший фамилию, может обратиться за сменой паспорта не сразу после вступления в брак или его расторжения, а значительно позже. В таком случае в кадровых документах нанимателя будет фигурировать новая фамилия работника, в то время как в его паспорте будет указана прежняя. При расторжении трудовых отношений с таким работником будет иметь место расхождение сведений, имеющихся у нанимателя, и сведений персонифицированного учета.

Форма заявления об изменении фамилии и внесении изменений в учетные документы.

Этап 2. Издание приказа об изменении фамилии работника

На основании указанного заявления наниматель издает приказ об изменении фамилии работника и внесении соответствующих изменений в учетные документы. Приказ доводится до сведения работника под роспись.

Форма приказа об изменении фамилии работника и внесении изменений в учетные документы.

Этап 3. Внесение изменений, связанных со сменой фамилии работника, в трудовой договор

Согласно п. 1 ч. 2 ст. 19 ТК трудовой договор должен содержать в качестве обязательных условий данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор. К данным о работнике относится в т. ч. и его фамилия.

Во избежание расхождения сведений о работнике, содержащихся в трудовом договоре (контракте) и других документах организации, изменение его фамилии следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту).

Форма дополнительного соглашения к контракту, содержащего сведения об изменении фамилии работника.

Этап 4. Включение копии приказа в личное дело работника, внесение изменений в личный листок по учету кадров, личную карточку и иные учетные документы

В соответствии с п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2)) копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника.

Сведения, касающиеся изменения фамилии работника, вносятся также в дополнение к личному листку по учету кадров (п. 13 Инструкции № 2).

Правила ведения личных карточек, касающиеся внесения в них изменений, в настоящее время определяются нанимателем самостоятельно. Как правило, при изменении фамилии работника прежняя фамилия зачеркивается либо заключается в скобки, а над ней указывается новая.

В иных учетных документах (графике отпусков, табеле использования рабочего времени и др.), если кадровый учет ведется в электронном виде, при внесении новой фамилии она автоматически поменяется во всех программах. Если же учет ведется в бумажном виде, прежние данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой на документ и заверением подписью.

Этап 5. Внесение изменений в трудовую книжку работника и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Согласно п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40) изменение в трудовой книжке записи о фамилии работника производится нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, и др.), со ссылкой на их реквизиты.

Такое изменение вносится на первой странице (титульном листе) трудовой книжки: прежние данные зачеркиваются, и над ними записывается измененная фамилия. Ссылка на документ, удостоверяющий личность, записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

Директору на заметку
Если фамилия работника менялась неоднократно и места на титульном листе трудовой книжки для внесения новых изменений уже не имеется, по просьбе работника наниматель может оформить дубликат трудовой книжки.

Помимо трудовой книжки сведения об изменении фамилии работника отражаются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Этап 6. Представление корректирующих сведений в территориальное подразделение Фонда социальной защиты населения

Согласно п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837) форма ПУ‑1 (тип формы — изменение анкетных данных) представляется работодателем в орган Фонда социальной защиты населения в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных.

Документ, удостоверяющий личность, с измененными анкетными данными работник обязан предъявить работодателю в течение месяца со дня его получения.

Этап 7. Представление сведений об изменении фамилии работника в военкомат (если работник является военнообязанным)

Согласно абз. 9 п. 76 Положения о воинском учете (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662) изменение в части фамилии работника подлежит внесению в личную карточку по воинскому учету. Кроме того, указанные сведения в месячный срок необходимо письменно сообщить в военный комиссариат района (города).