Порядок оформления дел, заводимых в делопроизводстве учреждения образования

Оформление дел при их заведении в делопроизводстве

Дела учреждений образования подлежат оформлению:

• при их заведении;
• по завершении делопроизводственного года.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются; в бесструктурных организациях — работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности (п. 180 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция по делопроизводству)).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Обратите внимание
Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством (п. 181 Инструкции по делопроизводству).

Оформление обложки дела

Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел.

На обложке дела указываются:

• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации;
• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• год, в котором заводится дело;
• срок хранения дела (п. 182 Инструкции по делопроизводству).

Форма обложки дела приведена в приложении 15 к Инструкции по делопроизводству.

Форма обложки дела.

Оформление реквизитов обложки дела при его заведении в делопроизводстве

Наименование вышестоящей организации

Наименование вышестоящей организации (при ее наличии) указывается на обложке дела при его заведении в делопроизводстве и в дальнейшем может уточняться.

В реквизите «Наименование вышестоящей организации» указывается полное официальное наименование вышестоящей организации в именительном падеже в соответствии с уставом организации (положением о ней).

Если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного.

ПРИМЕР

Отдел по образованию Белыничского
районного исполнительного комитета

или

Министерство по налогам и сборам
Республики Беларусь
(МНС)

Если наименование вышестоящей организации изменялось в период формирования дела, то на обложке приводятся оба наименования. При этом прежнее наименование берется в скобки, а новое указывается над ним (п. 82.1 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Министерства юстиции Рес­публики Беларусь от 24.05.2012 № 143 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Правила работы архивов)).

Зачеркивать прежнее наименование на обложке дела не допускается.

ПРИМЕР

Отдел по образованию Белыничского
районного исполнительного комитета
(Одел образования, спорта и туризма
Белыничского районного
исполнительного комитета)

Наименование организации

Наименование организации указывается на обложке дела ниже наименования вышестоящей организации при его заведении в делопроизводстве и в дальнейшем может уточняться.

В реквизите «Наименование организации» указывается полное официальное наименование учреждения образования в именительном падеже в соответствии с его уставом (положением). Если учреждение образования имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного.

ПРИМЕР

Государственное учреждение образования «Гимназия № 1234 г. Лида»
(ГУО «Гимназия № 1234 г. Лида»)

Если наименование учреждения образования изменялось в период формирования дела либо дело было заведено в одной организации, а окончено в другой, например, при реорганизации или ликвидации, то на обложке дела дописывается наименование организации, в которой дело было окончено, а прежнее заключается в скобки (п. 82.1 Правил работы архивов).

ПРИМЕР

Государственное учреждение образования «Гимназия № 1234 г. Пинска»
(Государственное учреждение образования «Средняя школа № 1234 г. Пинска»)

Наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации

Наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) учреждения образования указывается на обложке дела ниже наименования организации при его заведении в делопроизводстве и в дальнейшем может уточняться.

В реквизите «Наименование структурного подразделения или функции (направления дея­тельности) организации» может указываться полное наименование структурного подразделения в именительном падеже в соответствии с положением о нем.

ПРИМЕР

Отдел кадров

Вместо наименования структурного подразделения может указываться наименование функции (направления деятельности) организации в соответствии с названием раздела (подраздела) номенклатуры дел учреждения образования, в который включено данное дело.

ПРИМЕР

Работа с кадрами

Индекс дела

Реквизит «Индекс дела» проставляется на обложке дела при его заведении в делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел учреждения образования (п. 82.2 Правил работы архивов).

ПРИМЕР

Дело № 04-11

Заголовок дела

Заголовок оформляется на обложке дела при его заведении в делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел учреждения образования.

ПРИМЕР

Приказы директора гимназии по основной деятельности

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность (п. 82.4 Правил работы архивов).

ПРИМЕР

Приказы директора гимназии по основной деятельности. Копии

Год заведения дела

На обложке дела проставляется год, в котором заводится дело.

ПРИМЕР

2021 год

Срок хранения дела

Срок хранения дела указывается в соответствии с номенклатурой дел учреждения образования (п. 82.7 Правил работы архивов).

ПРИМЕР

Хранить 5 лет

Пример оформления обложки дела временного (до 10 лет) хранения при его заведении в делопроизводстве.

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих полному оформлению, уточняются:

• на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);
• из листа-­заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле (п. 188 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание
При заведении в делопроизводстве дел постоянно и временного (свыше 10 лет) хранения на обложке целесообразно оставить место для указания крайних дат дела, а также количества листов дела (хотя это и не предусмотрено при оформлении обложки дела, заводимого в делопроизводстве). Это позволит не переделывать обложки таких дел при подготовке их к передаче в архив учреждения образования.

Пример оформления обложки дела временного (свыше 10 лет) хранения при его заведении в делопроизводстве.

Техническое оформление обложек дел

Каждый лист документа должен иметь поля:

• левое — 30 мм;
• правое — не менее 8 мм;
• верхнее и нижнее — не менее 20 мм (ч. 1 п. 20 Инструкции по делопроизводству).

При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта — не менее 13 пт (ч. 1 п. 78 Инструкции по делопроизводству).

При печатании бланков используются шрифты Times New Roman или Arial размером от 6 до 16 кегля. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты размером от 6 до 24 кегля (п. 4.11 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Респуб­лики Беларусь. Система организационно-­распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (далее — СТБ 6.38-2016)).

Таким образом, при оформлении обложек дел необходимо руководствоваться нормами Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016.

Окончательное решение о размерах шрифтов, применяемых при оформлении обложек дел, остается за организацией.

Отметим, что на практике часто возникают вопросы, связанные с возможностью наклеивать распечатанную обложку на скоросшиватель.

Так, надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела (ч. 5 п. 188 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п. 189 Инструкции по делопроизводству).