Как должен выглядеть бланк учреждения образования

При оформлении бланка учреждения образования необходимо руководствоваться следующими документами:

• главой 3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4*) (далее — Инструкция по делопроизводству);
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-­распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержденный и введенный в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Респуб­лики Беларусь от 26.10.2016 № 83) (далее — СТБ 6.38-2016).

Дополнительно необходимо учитывать НПА, которые регулируют порядок применения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь:

• Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков до­кументов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»* (далее — Указ № 357);
• Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Рес­публики Беларусь (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172*).

Справочно: право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов предоставляется только государственным органам и иным государственным организациям (п. 1 Указа № 357).
Изображение Государственного герба Рес­публики Беларусь помещается на бланках документов государственных учреждений образования (ст. 10 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»*).

* С последующими изменениями и дополнениями.

Определение

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (п. 21 Инструкции по делопроизводству).

Выделяется два вида бланков:

• бланк для письма;
• общий бланк (ч. 1 п. 23 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.) (ч. 3 п. 23 Инструкции по делопроизводству).

Требования к бланку документа

При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форма­тов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более 5–7 строк текста (п. 24 Инструкции по делопроизводству).

Бланк документа должен иметь следующие поля:

• левое — 30 мм;
• правое — не менее 8 мм;
• верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде на устройство отображения и на бумажный носитель (п. 20 Инструкции по делопроизводству).

При наборе текста документов с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании (п. 78 Инструкции по делопроизводству).

При оформлении бланков используются размеры шрифта от 6‑го до 16‑го кегля (п. 4.11 СТБ 6.38-2016)

На бланк для письма наносятся реквизиты:

• Государственный герб Республики Бе­ларусь;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации;
• наименование структурного подразде­ления;
• почтовый адрес отправителя;
• коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (п. 25 Инструкции по делопроизводству).

На общий бланк наносятся реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации;
• наименование структурного подразде­ления;
• место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» (п. 26 Инструкции по делопроизводству).

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового варианта расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей (п. 27 Инструкции по делопроизводству).

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, т. е. они равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов (п. 28 Инструкции по делопроизводству).

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках (белорусском и русском) (ч. 2 п. 30 Инструкции по делопроизводству).

Пример бланка для письма с продольным центрованным расположением реквизитов на двух языках.
Пример бланка для приказа с продольным центрованным расположением реквизитов на двух языках.