6 эффективных практик для тех, кто страдает от нехватки времени

6 эффективных практик для тех, кто страдает от нехватки времени

Если ваши планы перестали укладываться в 24 часа, кроме работы вы ничего не успеваете, перестали уделять внимание любимому хобби и разучились полноценно отдыхать, то вам стоит попробовать посмотреть на организацию своего времени по-новому.

Предлагаем вам 6 эффективных практик тайм-менеджмента, которые помогут успевать больше, находить даже в очень загруженном рабочем расписании время для себя и семьи, а также перестать засиживаться на работе допоздна и брать дела на выходные.

931 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Практика 1. Распишите день по часам

Самый простой способ быть в тонусе и не позволять времени бесследно исчезать — это планирование. В качестве инструмента, помогающего распределить время, можно использовать ежедневники, распечатки таблиц, заметки в приложениях и т. д. Век прогресса придумал все удобства для вас — просто воспользуйтесь ими.

Превратите планирование в приятный процесс: купите стикеры, маркеры или яркий скотч для выделения. Если вы не любитель бумажных записей, то попробуйте заметки на смартфоне / компьютере со звуковыми сигналами.

Желательно, чтобы ваш план содержал не только перечень задач, но и время их выполнения. Если по ­каким-то причинам вы не успеваете справиться с той или иной задачей (и ее можно отложить), то переходите к следующей. К незавершенному делу можно вернуться в конце дня — на его выполнение останутся и время, и силы.

Практика 2. Делите на «важное» и «не важное»

Какое дело начать первым? С этим вопросом позволяет справиться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она как табличка с четырьмя секторами, каждый из которых отвечает за степень важности.

Сделать самому такую таблицу легко. Достаточно разбить лист бумаги на четыре части, подписав каждую из них (важно / не важно, срочно / не срочно) и внеся в каждую ячейку список задач на день (см. таблицу на следующей странице).

Таблица

Пример матрицы Эйзенхауэра


СрочноНе срочно

Важно

1. Совещание при директоре.

2. Поездка в отдел по образованию.

3. Важные отчеты, по которым горят дедлайны

1. Работа на перспективу (планирование долгосрочных целей, развития учреждения).

2. Поиск новых возможностей (спонсоры, шефские организации, новое направление в дополнительном образовании).

3. Самообучение и саморазвитие

Не важно

1. Звонки, корреспонденция.

2. Просьбы коллег.

3. Разные сообщения

1. Мелочи, отнимающие время


Цель матрицы — не только расстановка приоритетов, но и снятие возможного нервного напряжения.

Если матрица не ваш вариант, то можно расставлять задачи другим способом — при помощи разноцветных стикеров по категориям.


ПРИМЕР

Красный стикер — срочные дела, которые нужно сделать утром.
Желтый стикер — не очень срочные, но важные на сегодня.
Зеленый стикер — мелкие дела, которые подождут.


Яркие стикеры не только помогут структурировать задачи, но и лишний раз напомнят о предстоящих планах.

Практика 3. Начинайте с простого

Выполняйте любую работу по принципу «от простого — к сложному». Особенно это касается тех дел, которые вы долго откладывали. Работать через силу, конечно, удовольствия не принесет, но можно пойти на самообман.

Представьте ситуацию: вам предстоит начать крупный проект, от результата которого много зависит. Но как только вы садитесь за работу, то вдруг заканчивается кофе в кружке, нужно срочно ответить на сообщение в мессенджере, отвлекли звонком. В таких условиях работать «невозможно».

А вот другой вариант событий. Понимая, что работа будет долгой, вы завариваете кофе и возвращаетесь к рабочему месту. Во время кофейного перерыва заглядываете в черновик и находите ошибку (нужно исправить!). Далее беретесь за вторую простую задачу и только через 15 минут замечаете, что вы во всю в процессе.

Практика 4. «Что я сейчас не делаю?»

Если чувствуете, что основная часть времени всё равно уходит в никуда, напишите вопрос: «Что я сейчас не делаю?».

Проставьте минимум 10 пунктов и под каждым перечислите дела, которые важно сделать сегодня, но к которым вы не можете приступить.

Далее задавайте себе вопросы: «Почему я это не делаю?», «Что мне мешает?» и т. д. Важно фиксировать это письменно — на бумаге ваши планы покажутся более достижимыми.

Практика 5. Найдите «пожирателей времени»

В данном методе используется такой же вопрос, как и в предыдущей практике, только без отрицания «не»: «Что я сейчас делаю?».

Он позволяет выявить действия, которые отнимают много рабочего времени и не являются срочными.

Для ловли таких «пожирателей» вам понадобятся тетрадь, ручка и будильник.

  1. Приступая к работе, заведите будильник на каждые 30 минут.
  2. При очередном сигнале будильника записывайте то действие, которым занимаетесь в данный момент. Возможно, именно сейчас вы отвлеклись на ленту в соцсетях.
  3. Продолжайте записи в течение трех дней. Это непросто, однако здорово поможет обнаружить слабые места в тайм-менеджменте.
  4. Сократите количество ритуалов, «ворующих» время. Например, начните отвечать на личные сообщения в мессенджерах трижды в день. Статистически доказано, что этой частоты достаточно, чтобы не упустить важного.

Практика 6. Договаривайтесь с собой

Каждому из нас присуще сопротивляться планам и трудовым обязанностям. И это нормально, ведь мозг защищает нервную систему от стресса, не давая ей «перегреться». В итоге мы «не можем», «не делаем», «не хотим».

Когда мы не хотим работать, то похожи на капризных детей: проводим время впустую, лишь бы оттянуть вступление в стрессовую обстановку. Если вы часто бываете таким ребенком, то используйте лазейку в теории субличностей.

Согласно данной теории внутри нас существуют три формы поведения: «ребенок», «родитель» и «взрослый». Все три типа равнозначно живут в каждом из нас, периодически сменяя друг друга.

«Родитель» и «взрослый» ответственны и помогают нам рационально планировать время. Когда им на смену приходит «ребенок», мы ленимся, ищем отговорки, неправильно расставляем приоритеты.

Чтобы капризный «ребенок» не тратил ваше основное время на мелкие задачи, договаривайтесь с ним. Предложите себе альтернативу в виде игры, например: «Я обязательно схожу на кофе-брейк с коллегами, но для начала завершу отчет» или «Я обещаю себе, что поищу подарок на день рождения сына, но сделаю это спустя два часа продуктивной работы».

Не беритесь за несколько дел сразу: так вы проиграете во времени и быстро устанете от переключения между задачами. Помните, что вы управляете своим временем, а не оно вами.

Подготовлено редакцией с использованием https://blog.tam.by


931 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме

Лучшим учителям столицы вручили 100 премий и грантов Мингорисполкома

Председатель Мингорисполкома Владимир Кухарев принял участие в церемонии вручения премий и грантов лучшим учителям и педагогическим коллективам столицы во Дворце детей и...
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 182

Диспансеризация по-новому: оформляем освобождение от работы правильно

С 1 января 2024 г. вступают в силу изменения в ТК, внесенные Законом Республики Беларусь от 29.06.2023 № 273-З «Об изменении законов по вопросам трудовых отношений». Сред...
№ 9 (141) 2023 Самосейко Владимир,
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 3537
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок