Составляем график трудовых отпусков на 2023 год

Для чего нужен график трудовых отпусков?

График трудовых отпусков (далее — график) — это локальный правовой акт, который содержит сведения о последовательности предоставления трудовых отпусков или их частей работникам и продолжительности отдыха каждого работника.

Составлять график необходимо для определения очередности предоставления трудовых отпусков коллективу работников.

В обязательном порядке график должен быть утвержден руководителем учреждения образования (или иным уполномоченным должностным лицом, на которое возложена эта обязанность) и согласован с профсоюзом (при его наличии) либо с работником (в случае отсутствия профсоюза) (ст. 168 ТК).

Обязательно ли составлять график на каждый календарный год?

Согласно ст. 168 ТК график составляется на календарный год с учетом рабочего года каждого работника и утверждается не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом.

Составляя график, наниматель должен учесть мнение каждого работника о времени ухода в отпуск. В то же время нанимателю следует проверить, не будет ли желаемый период трудового отпуска одного работника препятствовать нормальной деятельности учреждения и реализации другими работниками права на трудовой отпуск.

График должен быть доведен до сведения всех работников.

Причем работники должны быть ознакомлены не только с графиком, но и с днем начала трудового отпуска, желательно — под роспись (ст. 168 и 169 ТК). Это позволит обезопасить нанимателя в случае, если работник заявит, что не знал о начале и продолжительности отпуска.

Распределение времени предоставления трудовых отпусков между работниками позволит впоследствии вовремя начислить отпускные, а также избежать путаницы из-за отсутствия на рабочих местах работников и срыва учебного процесса.

Таким образом, составление графика на текущий календарный год является законодательно определенной обязанностью нанимателя.

Обязательно ли в графике указывать дату начала отпуска?

Жесткого требования законодательства об установлении в графике конкретной даты начала трудового отпуска не имеется, как нет и требования об указании в графике даты окончания отпуска.

В соответствии с ч. 3 ст. 168 ТК при планировании трудовых отпусков дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

Законодательством о труде не предусмотрены форма графика и порядок его заполнения. В большинстве случаев наниматели указывают в нем месяц, в котором планируется предоставить работнику отпуск.

Однако на практике при достижении того месяца, в котором запланирован отпуск, наниматель и работник не всегда могут договориться о дате его начала. Более того, нанимателю потребуется письменное заявление работника с указанием четко определенной даты ухода в трудовой отпуск. При этом указанная в заявлении дата может не устроить нанимателя.

Если же в графике определена конкретная дата начала трудового отпуска, то никаких дополнительных согласований между нанимателем и работником не требуется. В этом случае наниматель уведомляет работника о времени начала отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст. 169 ТК).

Алгоритм составления графика отпусков

Какие категории работников имеют право на отпуск в определенный период?

В соответствии со ст. 168 ТК при планировании очередности трудовых отпусков наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников о предоставлении отпуска в летнее или другое удобное для них время, а также в определенный период.

Трудовые отпуска планируются на летнее или другое удобное время по желанию:

• лиц моложе 18 лет;
• ветеранов Великой Отечественной вой­ны и ветеранов боевых действий на территории других государств;
• женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-­инвалида в возрасте до 18 лет;
• работников, заболевших и перенесших лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;
• работников, являющихся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведшего к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;
• участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;
• работников, эвакуированных и отселенных, самостоятельно выехавших с территории радиоактивного загрязнения из зон эвакуации (отчуждения), первоочередного отселения и последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;
• доноров крови и ее компонентов, награжденных нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;
• Героев Беларуси, Героев Советского Союза, Героев Социалистического Труда, полных кавалеров орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;
• в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором.

В определенный период планируются трудовые отпуска следующим категориям работников:

• работникам, получающим общее среднее, профессионально-­техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, — перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования;
• работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, — в период этого отпуска;
• работающим по совместительству — одновременно с трудовым отпуском по основной работе;
• учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-­технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-­воспитательных и лечебно-­воспитательных учреждений — в летнее время;
• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
• работающим женам (мужьям) военнослужащих — одновременно с отпуском их мужей (жен).

Перечень категорий работников, которым трудовые отпуска предоставляются в определенный период, является закрытым.

Кроме того, нанимателю при составлении графика необходимо учитывать порядок предоставления трудового отпуска за первый рабочий год, включая особенности предоставления трудового отпуска до истечения 6‑месячного срока работы (ч. 2 ст. 166 ТК).

Все ли работники должны быть включены в график?

В график включаются все работники, трудящиеся в организации по трудовому договору (контракту), независимо от их занятости, в т. ч. работники, занятые на условиях совместительства.

Необходимо помнить, что работающим по совместительству отпуск по их желанию может предоставляться одновременно с отпуском по основной работе (ст. 347 ТК).

Необходимо ли включать в график работников, находящихся в социальных отпусках?

Работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, следует включить в график. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, в график не включаются в том случае, если их отпуск по уходу за ребенком приходится на полный календарный год, на который составляется график, т. к. законодательством не предусмотрено нахождение работника в двух отпусках одновременно.

Вместе с тем нанимателю необходимо учитывать, что работник вправе в любой момент прервать отпуск по уходу за ребенком. В таком случае трудовой отпуск будет предоставлен индивидуально, по заявлению работника.

Надо ли в графике указывать неиспользованные отпуска за прошлые годы?

Согласно ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков определяется графиком ежегодно. При этом в соответствии со ст. 153 и 170 ТК трудовой отпуск должен предоставляться работнику в течение каждого рабочего года (ежегодно).

Лишь в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы учреждения, допускается с согласия работника перенесение части трудового отпуска на следующий рабочий год. При этом оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и должна быть использована до окончания текущего рабочего года.

На основании изложенного полагаем, что неиспользованные (перенесенные) отпуска следует указывать в графике на тот год, на который они перенесены, в соответствии с вышеуказанными нормами законодательства о труде.

Можно ли запланировать работнику отпуск, разделив его на части?

По общему правилу трудовой отпуск может делиться на две части (ст. 174 ТК), и в графике целесообразно указывать обе его части. Такое деление допускается по соглашению между работником и нанимателем.

Минимальная продолжительность одной части трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 174 ТК).

После составления и согласования график представляется на утверждение руководителю.

Нужно ли знакомить работников с графиком под роспись?

Наниматель после утверждения графика должен довести его до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК). В законодательстве отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком под роспись. На практике обычно используют один из двух вариантов ознакомления работников с графиком:

• размещение графика в общедоступном для работников месте (на информационной доске и т. д.). Однако в таком случае нет гарантий и доказательств, что все сотрудники ознакомятся с графиком;
• ознакомление с графиком каждого работника под роспись. Полагаем, что этот вариант является наиболее целесообразным.

Вносятся ли в график изменения после приема новых работников?

Нет. Изменения в утвержденный график отпусков не вносятся.

Трудовые отпуска такой категории работников предоставляются по их заявлению согласно условиям, определенным в ст. 166 ТК.

При приеме на работу новых работников в текущем календарном году трудовые отпуска им могут быть предоставлены, по общему правилу, не ранее чем через 6 месяцев со дня начала трудовой деятельности у нанимателя. Однако ст. 166 ТК предусмотрены случаи, при которых наниматель обязан предоставить трудовой отпуск до истечения 6 месяцев работы.

Если же работник принят в конце прошлого календарного года и трудится первый год, то при планировании отпусков учитываются правила предоставления трудового отпуска за первый рабочий год.

Должен ли трудовой отпуск планироваться перед отпуском по беременности и родам?

Должен. В ст. 168 ТК выделены некоторые особенности, которые наниматель обязан учесть при составлении графика отпусков. Например, наниматель обязан запланировать трудовой отпуск по желанию работника в определенный период женщине перед отпуском по беременности и родам или после него. Полагаем, что для корректного планирования трудового отпуска женщине перед отпуском по беременности и родам или после него целесообразно руководствоваться медицинскими документами, представленными работником.

Включать ли в график работников, выполняющих дистанционную работу?

Дистанционная работа — такая форма труда, при которой сотрудник выполняет работу вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-­коммуникационных технологий (ч. 1 ст. 3071 ТК).

Порядок предоставления работнику, выполняющему дистанционную работу, отпусков определяется трудовым договором (контрактом) в соответствии с ТК и иными актами законодательства.

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком (ст. 168 ТК).

Предоставление ежегодно всех видов отпусков происходит в общем порядке, предусмотренном гл. 12 ТК.

Таким образом, при составлении графика наниматель должен включить в него всех работников, в т. ч. выполняющих дистанционную работу.

Обратите внимание
Нарушение порядка предоставления трудовых отпусков влечет административную ответственность по ч. 6 ст. 10.12 КоАП в виде штрафа в размере от 2 до 20 БВ.