Публичные выступления: как справляться с волнением

Страх публичных выступлений — это нормальное явление, свой­ственное каждому. Даже если руководитель выглядит уверенно и говорит хорошо поставленным голосом, это не значит, что он не волнуется.

Каждый руководитель, выступая перед аудиторией, подчиненными, должен понимать, что важна живая речь, открытость, владение излагаемым материалом.

Если руководитель чрезмерно волнуется, то рекомендуется использовать самовнушение, обращаться к себе с такими словами одобрения, как «Я замечательно проведу данную встречу», «Мы сможем решить обозначенные вопросы».

Сложности публичных выступлений

Многие руководители часто испытывают сильное беспокойство, учащенное сердцебиение, тошноту перед важным докладом, телефонным разговором, ответственной встречей, презентацией. В такой ситуации важно настроить себя на положительный исход.

В первую очередь необходимо восстановить нормальный ритм дыхания. Спокойное и ровное дыхание помогает замедлить сердцебиение, снизить чувство тревоги.

Нелишним будет выпить немного воды.

Перед выступлением важно немного пройтись (не по лестнице!). Ходьба способствует урегулированию сердечного ритма.

Большим плюсом будет возможность пройтись по залу, где состоится выступление, повторить заученные ключевые фразы выступления либо основные мысли. Это избавит от необходимости останавливаться во время выступления и подбирать слова.

Директору на заметку
Необходимо иметь перед глазами план выступления. Даже если он не пригодится, то спокойствие на время выступления обеспечить сможет точно. Можно нарисовать схему выступления, наглядный графический план, который поможет во время разговора не отклоняться от темы.

Не все руководители пользуются «маской уверенности», а ведь у нее есть определенные плюсы: присутствующие должны увидеть ровную осанку, расправленные плечи, лицо, излучающее позитив, прямой взгляд, ровный голос, произношение слов без запинок, ошибок, плавные, четкие, несуетливые жесты, которые синхронизируются с речью.

На выступлении перед подчиненными не следует читать с листа, можно полагаться на план, некоторые заметки. Важно говорить так, как будто речь не была подготовлена. Особое внимание следует уделить началу выступления как самому сложному моменту в речи.

Презентация не должна полностью дублировать доклад, т. к. подчиненным будет неинтересно воспринимать одну и ту же информацию в двой­ном объеме. На слайдах должен быть не длинный текст, а емкие тезисы, определения, цифры, которые сориентируют руководителя, о чем и в каком порядке нужно говорить.

Если руководитель не чувствует уверенности, то стоит выбрать открытую позу, расслабить плечи и руки. В результате он будет выглядеть спокойнее, почувствует себя увереннее.

Для выступления нужно выбирать одежду, в которой будет комфортно. Именно в удобной одежде руководитель будет чувствовать себя увереннее, сможет полностью сосредоточиться на своем выступлении.

Возможно, стоит отказаться от чрезмерно ярких украшений, чтобы не отвлекать внимание подчиненных от выступления руководителя.

С аудиторией важно установить зрительный контакт, постараться найти среди присутствующих дружелюбно настроенного человека. Возможно, обращение к этому одному слушателю и будет заметно со стороны, однако придаст уверенности выступлению.

Как бы странно это ни звучало, но при повышенном волнении перед выступлением имеет смысл представить худший вариант развития событий (эту рекомендацию можно использовать и в любой другой стрессовой ситуации). Как только вы представите себе конкретную ситуацию, то почти сразу поймете, что все не так страшно, как казалось, что из любого положения можно найти выход. Стоит подумать и о том, какие ситуации заставляют вас нервничать. Ощущение того, что у вас есть план действий даже для самых трудных обстоятельств, придаст уверенности в себе.

Как выступить успешно

Подготовка к выступлению не должна происходить в машине или общественном транспорте по дороге на работу, за завтраком и т. д. Подготовке необходимо уделить самое пристальное внимание, чтобы «экспромт» стал результатом удачной домашней заготовки.

Алгоритм подготовки публичного выступления:

• определите главную стержневую идею выступления, цели и задачи;
• соберите необходимый материал;
• разработайте план выступления;
• подготовьте тезисы или конспект выступления (все зависит от опыта публичных выступлений руководителя, умения в нескольких словах выразить основную мысль, найдя для нее предельно краткую, исчерпывающую формулировку);
• отрепетируйте выступление (даже известные ораторы тратили на это много времени, т. к. важно видеть и слышать себя со стороны);
• подготовьте наглядный материал: схемы, графики, таблицы, — и технические средства для их демонстрации. Не забывайте, что показ — это наиболее эффективный способ зримо закрепить слово или вовсе заменить его, во много раз расширить возможности выступления.

Начинать выступление следует не сразу. Необходимо занять свое место, выбрать соответствующую позу, установить зрительный контакт с подчиненными, убедиться, что все готовы вас слушать. Важно улыбнуться аудитории. Конспект выступления необходимо смотреть открыто, а не подглядывать украдкой. Рекомендуется часто смотреть на коллег, а не в окно.

Если выступление проходит не на сцене (трибуне и пр.) и есть возможность передвигаться по аудитории, то это будет плюсом. Тогда слушатели не смогут вас пристально рассматривать и обсуждать. Внимание слушателей также привлекут ваши жесты, акцентирование внимания на наиболее важных моментах, изменение тембра голоса, тона, громкости речи (с целью подчеркнуть наиболее важные выводы, придать речи выразительность).

Не стоит использовать банальные фразы, непонятные термины, обороты, злоупотреб­лять цифровым материалом. Поддерживать постоянный интерес аудитории помогут интересные сравнения, примеры, вопросы к коллегам, юмор (если он уместен).

Важной составляющей ораторского искусства является умение держать паузу.

Коммуникативные эффекты

Особую роль в публичных выступлениях играет обратная связь со слушателями. Ее результативность во многом зависит от использования коммуникативных эффектов:

• эффект визуального имиджа состоит в том, что сначала руководителя, как правило, воспринимают по внешнему облику. Поэтому ему важно помнить об элегантной одежде, подкупающей манере общения, уверенном и доброжелательном взгляде;
• эффект первых фраз — в них должна быть сосредоточена интересная информация, элементы оригинальности, которые сразу приковывают к себе внимание. Подчиненные с самого начала должны почувствовать важность того, что будет сказано далее, поэтому первые фразы необходимо подбирать очень тщательно;
• эффект аргументации — речь должна быть обоснованной, убедительной, логичной, наводящей на размышления и требующей осмысления информации. В течение всего выступления нужно следить за реакцией аудитории, меняя по мере необходимости характер аргументации и акценты в изложении;
• эффект интонации и паузы — особенность человеческого восприятия состоит в том, что интонации и паузы способствуют лучшему усвоению информации;
• эффект художественной выразительности — использование метафор, гипербол;
• эффект релаксации (расслабления) — умение вовремя сделать небольшую паузу, вставить остроумное замечание;
• эффект порционного «выброса» информации — руководитель активизирует внимание подчиненных, сообщая через определенные интервалы времени свежую, интересную, актуальную информацию.

Как отвечать на вопросы присутствующих

Каждое выступление должно иметь конструктивное завершение, содержать информацию о том, как можно использовать идеи, высказанные оратором, что можно и нужно сделать для их реализации на практике.

Директору на заметку
Важный момент публичного выступления руководителя связан с ответами на вопросы присутствующих. Это является серьезным испытанием, которое может свести на нет даже самое удачное выступление. Ни один вопрос нельзя оставлять без внимания. Руководителю необходимо заранее прогнозировать возможные вопросы подчиненных, подготовиться к ответам на них, придерживаясь определенных правил.

На сложные, проблемные вопросы необходимо отвечать только в том случае, если имеется известный продуманный ответ. Импровизация недопустима. Можно сослаться на необходимость сбора дополнительной информации по вопросу.

На вопросы с явными негативными оттенками, некорректными выражениями нельзя отвечать в подобной манере. На провокационные вопросы лучше не отвечать или же переводить их в шутку.

Чем эмоциональнее вопрос и поведение подчиненного, тем короче и корректнее должен быть ответ руководителя.

Поддержать внимание в процессе выступления помогает сопереживание, которое возникает в случае увлеченного описания руководителем событий, которые затрагивают чувства, интересы подчиненных. В зале при этом наступает заинтересованная тишина.

Не остаются равнодушными слушатели и к доверительности, когда руководитель умело связывает предмет речи с собственным опытом и размышлениями, а речь сочетается с естественной, непринужденной манерой изложения, которая хорошо действует на слушателей, приглашает к совместному разговору, размышлению.

Секреты жестикуляции

Манера изложения материала проявляется в позе, жестикуляции, выражении лица, звучании голоса руководителя. Жесты в выступлении несут около 40 % информации. Жесты, идущие от сердца, усиливают эффект речи, делают ее более выразительной, помогают убедить слушателей. Нельзя держать руки в карманах, прятать за спину, занимать посторонними предметами. Не рекомендуется скрещивать руки на груди.

Руководителю лучше всего занять открытую позу, время от времени демонстрировать улыбку, постоянно контролировать свою осанку, спину держать прямой, голову — поднятой.

Директору на заметку
Большинство жестов необходимо делать выше пояса. Жестикуляция ниже пояса означает неуверенность, неудачу, растерянность.

Жесты являются первоосновой любого языка. Руководитель не должен бояться ими пользоваться.

Завершение выступления

Руководителю лучше закончить выступление на несколько минут раньше, нежели позже отведенного времени. Если выступление подходит к концу и подчиненные проявляют признаки утомления, лучше подумать о завершении выступления. Подготовить заключение следует заранее, однако оно в большинстве случаев будет отличаться от заготовленного.

Заключение всегда должно быть связано с главной идеей выступления, быть мажорным, оптимистичным по духу, вызывать положительные эмоции, поднимать настроение.