Правовые основания обработки персональных данных в учреждениях образования

Правовые основания обработки персональных данных в учреждениях образования

В Национальный центр защиты персональных данных от учреждений образования и законных представителей несовершеннолетних обучающихся поступает много вопросов. Зачастую они касаются получения согласия субъекта персональных данных, форм согласий на обработку персональных данных, разработанных учреждениями образования. К сожалению, во многих учреждениях по-прежнему актуальна проблема выбора правильного правового основания обработки персональных данных в тех или иных процессах, которые осуществляет учреждение образования. В материале разберем типичные правовые основания обработки на примерах.

Швед Надежда

заместитель начальника управления методологии защиты персональных данных Национального центра защиты персональных данных Республики Беларусь, кандидат юридических наук, доцент

855 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

В соответствии с ч. 1 п. 3 ст. 4 Закона Рес­публики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Законом и иными законодательными актами.

Это важно
Закон (ст. 6 и 8) предусматривает значительное число случаев, когда для обработки персональных данных получение согласия не требуется.

Проведенный в сфере образования анализ показал, что наиболее типичными правовыми основаниями обработки персональных данных в учреждениях образования являются следующие:

  • обработка персональных данных при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством (абз. 8 ст. 6, абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона — в отношении специальных персональных данных);
  • получение персональных данных оператором на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором (абз. 15 ст. 6 Закона);
  • обработка персональных данных, указанных в документе, адресованном оператору и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа (абз. 16 ст. 6 Закона);
  • обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6, абз. 17 ч. 2 ст. 8 Закона);
  • иные основания, предусмотренные ст. 6 Закона (ст. 8 — в отношении специальных персональных данных).

Рассмотрим указанные правовые основания более подробно.

Согласие не требуется при организации обучения

В большинстве случаев вопросы, связанные с организацией обучения и деятельностью участников образовательного процесса, урегулированы в законодательных и принятых на их основании НПА об образовании. В связи с этим для правильного выбора правового основания обработки персональных данных в учреждении образования необходимо в первую очередь ориентироваться на положения законодательных актов (Кодекса об образовании, законов, декретов и указов) в сфере образования.

Соответственно, обработка персональных данных учреждениями образования осуществляется в таких ситуациях без согласия субъектов персональных данных — на основании абз. 20 ст. 6 и абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона, т. к. она является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (законами, декретами и указами).

Кодекс об образовании в ряде случаев прямо предусматривает необходимость представления документов, содержащих персональные данные участников образовательного процесса.

В других случаях необходимость представления каких-либо документов напрямую в Кодексе об образовании не предусмотрена, однако на учреждения образования возложены определенные обязанности (полномочия), которые не могут быть реализованы без обработки персональных данных.

Как обработку персональных данных, которая является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), следует рассматривать и случаи, когда законодательный акт содержит отсылочную норму об определении порядка реализации обязанностей (полномочий) в иных актах, например постановлениях Совета Министров.

Такие обязанности (полномочия) предоставлены рядом статей Кодекса об образовании, согласно которым Правительство или уполномоченный им орган наделяются правом определять порядок и условия реализации отдельных отношений, возникающих в сфере образования.

Рассмотрим на конкретных примерах, когда согласие субъекта персональных данных (учащегося или его законного представителя) не требуется.


Пример 1

Статьей 151 Кодекса об образовании установлены требования к приему (зачислению) лиц для получения общего среднего образования в учреждениях образования.
Согласно п. 67 Положения об учреждении общего среднего образования (утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 19.09.2022 № 322) прием (зачисление) лица для получения общего среднего образования осуществляется на основании заявления, которое подает законный представитель несовершеннолетнего, при предъявлении свидетельства о рождении или документа, удостоверяющего личность, медицинской справки о состоянии здоровья, если иное не предусмотрено ст. 151 Кодекса об образовании и данным Положением.
В связи с этим при зачислении ребенка в школу согласие на обработку персональных данных для указанных целей не требуется.


Пример 2

В соответствии с подп. 1.21 п. 1 ст. 30 Кодекса об образовании обучающиеся имеют право на участие в олимпиадах, конкурсах, турнирах, фестивалях, конференциях, симпозиумах, конгрессах, семинарах и других образовательных мероприятиях, спортивно-­массовой, общественной, научной, научно-­технической, экспериментальной, инновационной деятельности.
Таким образом, участие в олимпиадах, конкурсах и других образовательных мероприятиях является частью образовательного процесса.
В целях реализации образовательных мероприятий учреждение образования обязано обрабатывать персональные данные участников подобных мероприятий, необходимые для их организации и проведения, без их согласия.


Пример 3

Порядок учета детей в целях получения ими общего среднего, специального образования на уровне общего среднего образования, а также механизм взаимодействия УОСО с иными организациями в процессе осуществления такого учета установлены Инструкцией о порядке учета детей в целях получения ими общего среднего, специального образования (утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.08.2022 № 285). Соответствующие полномочия предоставлены Министерству образования абз. 17 ст. 101 Кодекса об образовании.
Учреждения образования обрабатывают персональные данные в рамках организации и проведения указанного учета без согласия субъектов персональных данных.


Пример 4

Пунктом 3 ст. 160 Кодекса об образовании установлено, что порядок проведения текущей, промежуточной аттестации, в т. ч. нормы оценки результатов учебной деятельности учащихся по учебным предметам, модулям при проведении текущей, промежуточной аттестации, определяется Правилами проведения аттестации учащихся при освоении содержания образовательных программ общего среднего образования (утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 11.07.2022 № 184 «Об аттестации учащихся при освоении содержания образовательных программ общего среднего образования»).
Пунктом 4 ст. 160 Кодекса об образовании предусмотрено ведение классных журналов и дневников учащегося. Типовые формы классного журнала, дневника учащегося и порядок их ведения определяются Министерством образования. Учреждение образования обязано вести классные журналы, вносить в них сведения, в т. ч. персональные данные, в соответствии с установленной формой журналов.
При этом оператор (учреждение образования) может выбирать: осуществлять такую обработку в бумажном виде или с использованием средств автоматизации.
Обработка персональных данных учреждениями образования для целей ведения дневников и журналов, в т. ч. в электронном виде, осуществляется в целях реализации обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами, без согласия субъекта персональных данных.


Пример 5

В соответствии с подп. 1.2 п. 1 ст. 38 Кодекса об образовании обеспечение питанием является мерой социальной защиты обучающихся. В силу подп. 4.10 п. 4 ст. 19 и ст. 40 Кодекса об образовании учреждения образования обязаны обеспечивать необходимые условия для организации питания в соответствии с Положением об организации питания обучающихся, получающих общее среднее, специальное образование на уровне общего среднего образования (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2019 № 694).
Учреждения образования обрабатывают персональные данные в целях организации питания обучающихся без согласия субъектов персональных данных.


Пример 6

В соответствии с подп. 5.6 п. 5 ст. 17 Кодекса об образовании основными требованиями к воспитанию являются в т. ч. воспитание физической культуры, физическое совершенствование. Согласно абз. 7 ст. 83 Кодекса об образовании организация безопасности проведения занятий физической культурой и спортом с обучающимися осуществляется в соответствии с Правилами безопасности проведения занятий физической культурой и спортом (утв. постановлением Министерства спорта и туризма Республики Беларусь от 31.08.2018 № 60).
Учреждения образования обрабатывают персональные данные, в т. ч. специальные (сведения о состоянии здоровья обучающегося), в целях организации занятий физической культурой без согласия субъектов персональных данных.


Пример 7

Согласно ч. 4 п. 4 ст. 161 Кодекса об образовании порядок организации и проведения централизованных экзаменов, в т. ч. учреждения образования, определяемые в качестве пунк­тов проведения централизованных экзаменов, и учреждения образования, реализующие образовательную программу среднего образования, закрепляемые за такими пунктами, определяется Министерством образования. Такой порядок определен постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 11.07.2022 № 184 «Об аттестации учащихся при освоении содержания образовательных программ общего среднего образования».

Это важно
Обработка персональных данных участников централизованного экзамена, в т. ч. их предоставление третьим лицам (в пунк­ты проведения централизованного экзамена), осуществляется без согласия субъектов персональных данных.


Пример 8

На основании абз. 10 ч. 2 п. 11 Правил приема лиц для получения общего высшего и специального высшего образования (утв. Указом Президента Республики Беларусь от 27.01.2022 № 23) абитуриенты подают в приемную комиссию учреждения высшего образования характеристику, выданную УОСО либо учреждением, реализующим образовательные программы профессионально-­тех­ни­чес­кого или среднего специального образования, по форме и в порядке, устанавливаемым Министерством образования.
Постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 27.02.2023 № 58 «О выдаче характеристики» утверждена форма характеристики, где необходимо в т. ч. указывать персональные данные учащегося.
Для цели выдачи характеристики получать согласие субъекта персональных данных не требуется.


Пример 9

Пропускная система, организация видеонаблюдения рассматриваются как мероприятия, направленные на исключение бесконтрольного входа (выхода) на охраняемый объект. Обработка персональных данных в таких случаях осуществляется на основании абз. 20 ст. 6 Закона, т. е. без получения согласия субъектов персональных данных.


Согласие не требуется при заключении договора

В соответствии с абз. 15 ст. 6 Закона согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных не требуется при их получении оператором на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором.


Пример

Пунктом 1 ст. 55 Кодекса об образовании установлено, что основанием возникновения образовательных отношений в учреждении образования (организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования) является договор, а когда заключение договора не требуется — решение его руководителя о приеме (зачислении) лица в учреждение образования (организацию, реализующую образовательные программы послевузовского образования). В п. 2 ст. 59 Кодекса об образовании перечислены виды договоров, на основании которых возникают образовательные отношения.
В частности, оказание учреждением образования услуг в сфере образования на платной основе осуществляется на основании договора об оказании услуг при реализации образовательных программ на платной основе (подп. 2.7 п. 2 ст. 59 Кодекса об образовании).


Это важно
Объем обрабатываемых оператором персональных данных на основании абз. 15 ст. 6 Закона ограничен теми персональными данными, которые требуются для заключения, изменения, расторжения договора, а также его исполнения.

Если оператор желает использовать уже указанные в договоре данные для иных целей, например для информирования субъектов о новых платных услугах (направление соответствующих рассылок), то для указанных целей необходимо получать отдельное согласие.

Обработка персональных данных, указанных в документе

При обработке персональных данных, указанных в документе, адресованном оператору и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа (абз. 16 ст. 6 Закона) обработке подлежат те персональные данные, которые указаны в документе.


Пример

Родитель написал заявление на освобождение от занятий своего несовершеннолетнего ребенка по определенной причине (например, необходимость санаторно-­курортного лечения) и приложил копию подтверждающего документа. Дополнительно получать согласие субъекта персональных данных не требуется.


Однако данное основание не применяется в случаях:

  • когда в учреждение поступает документ, подписанный субъектом персональных данных, но необходимость направления такого документа (заявления) вытекает из законодательных актов и (или) форма такого документа установлена законодательством. В таком случае обработка будет осуществляться на основании абз. 20 ст. 6 Закона;
  • если форма заявления и круг указываемых в нем персональных данных определяются оператором (например, учреждением образования разработана и приказом руководителя утверждена форма анкеты). В таком случае учреждению необходимо определиться с правовым основанием обработки самостоятельно. В зависимости от наличия соответствующего правового регулирования, обстоятельств анкетирования и содержащихся в анкете сведений правовым основанием может быть как абз. 20 ст. 6 Закона, так и согласие.

Обработка персональных данных педагогических работников

Правовым основанием обработки персональных данных педагогических работников в большинстве случаев являются абз. 8 ст. 6 и абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона, устанавливающие, что согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных, в т. ч. специальных персональных данных, не требуется при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством.


Пример 1

В соответствии с подп. 2.5 п. 2 ст. 21 Кодекса об образовании педагогическую деятельность не могут осуществлять лица, имеющие медицинские противопоказания к осуществлению педагогической деятельности. В связи с этим подп. 1.7 п. 1 ст. 53 Кодекса об образовании установлена обязанность педагогических работников проходить предварительный (при поступлении на работу) и периодические (в течение трудовой деятельности) обязательные медицинские осмотры.
Получение согласия педагогических работников на обработку специальных персональных данных (сведений о состоянии здоровья) в таких ситуациях не требуется.


Пример 2

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Респуб­лики Беларусь от 19.01.2009 № 4) установлены общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-­правовой формы.
Так, для придания документу юридической силы необходимо наличие ряда обязательных реквизитов, в числе которых — подпись. Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются в т. ч. гриф утверждения, отметка о заверении копии. Данные реквизиты состоят из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). На исходящих документах обязательно оформляется отметка об исполнителе, которая включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа.
Указанные персональные данные используются без согласия работника на основании абз. 8 ст. 6 Закона.


Если согласие требуется

При отсутствии иных правовых оснований для обработки персональных данных обучающихся или работников учреждения образования таковым может выступать согласие. В тех cлучаях, когда его получение необходимо, оно должно соответствовать требованиям ст. 5 Закона. При этом оно должно быть свободным, однозначным и информированным.


Пример

Согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных необходимо получать для цели размещения фото- и видео­изображений конкретного (или нескольких) обучающегося или работника учреждения образования на сайте учреждения, когда изображение обучающегося, работника является основным объектом съемки (например, информация о том, что обучающийся является победителем олимпиады по математике, конкурса чтецов, или о педагогическом работнике, который является победителем конкурса «Учитель года»).


Национальным центром защиты персональных данных разработана примерная форма согласия на обработку персональных данных. Данная форма доступна на сайте Центра.


От редакции

Дополнительно по теме персональных данных вы можете прочитать в материалах:

Швед Н. Дисциплинарная ответственность за нарушение законодательства о персональных данных;
Швед Н. Права субъектов персональных данных: что нужно знать директору;
Швед Н. Зачисление в учреждение образования: принимаем документы правильно;
Швед Н. Обработка персональных данных при организации и проведении социального расследования;
Швед Н. Персональные данные: изготовление и выдача билета учащегося.

855 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме

Подведены итоги заключительного этапа республиканской олимпиады по учебным предметам

29 марта завершился заключительный этап республиканской олимпиады по 18 учебным предметам. На протяжении пяти дней высокий уровень знаний демонстрировали более 1,5 тыс. ц...
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 244
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок