Получаем и учитываем бланки трудовых книжек: алгоритм

Согласно п. 8 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее — Инструкция № 40)) лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу обязан заполнить трудовую книжку утвержденного образца.

Дубликат трудовой книжки выдается не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника (п. 64 Инструкции № 40).

Это важно
Ответственность за своевременное заведение и заполнение трудовой книжки возлагается на нанимателя.

Целесообразно заранее определиться, сколько бланков трудовых книжек и вкладышей потребуется в ближайшее время, и с учетом этого приобрести необходимое количество бланков заблаговременно.

Получение и учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, как правило, осуществляются в следующем порядке.

Шаг 1. Оплата бланков

Вместе с заявлением на получение бланков трудовых книжек или вкладышей к ним потребуется представить оригинал или копию платежного документа, подтверждающего оплату бланков.

Справочно: поступление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в бюджетных организациях может осуществляться от поставщиков за плату, а также безвозмездно от министерств, иных республиканских органов государственного управления, объединений, подчиненных Правительству (ч. 3 п. 3 письма Министерства финансов Республики Беларусь от 10.04.2008 № 02-2-28/57 «О порядке зачисления средств в бюджет»).

Шаг 2. Формирование пакета документов для заказа и получения бланков

Конкретный перечень документов, необходимых для заказа и последующего получения бланков, законодательством не установлен. Уполномоченные органы (организации) самостоятельно определяют порядок получения бланков и перечень документов, которые потребуется представить. В связи с этим рекомендуется предварительно уточнять, каковы порядок получения бланков и перечень необходимых документов в конкретном случае.

Как правило, в уполномоченный орган (организацию) представляются:

• заявление о выдаче нужного количества бланков с указанием данных об организации (юридическом лице и его банковских реквизитах);
• копия свидетельства о регистрации юридического лица;
• платежный документ, подтверждающий оплату бланков (оригинал с отметкой банка либо заверенная нанимателем его копия);
• оригинал документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт, вид на жительство).

Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя уполномоченного органа (организации).

Шаг 3. Обращение в государственный орган (организацию) за получением бланков

Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется учреждением «Научно-­исследовательский институт труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь».

Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в порядке, определенном п. 84 Инструкции № 40. В большинстве случае этим занимаются местные исполнительные и распорядительные органы или уполномоченные ими подчиненные организации.

Соответственно, большинству нанимателей за получением бланков следует обращаться в районные и городские исполкомы. Например, если организация зарегистрирована в Московском районе г. Минска, обращаться следует в администрацию этого района.

Шаг 4. Получение бланков и товарной накладной ТН‑2

Как мы уже сказали, выдача бланков осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность. Кроме того, при получении бланков:

• лично руководителем организации необходимы оригинал и копия документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, решение собрания учредителей о назначении или трудовой договор (контракт));
• уполномоченным лицом — доверенность на получение бланков.

Выдача бланков осуществляется по товарной накладной формы ТН‑2 (утв. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58).

Шаг 5. Назначение лиц, ответственных за работу с трудовыми книжками

Работа с трудовыми книжками включает в себя:

• работу с ними как с документами с определенной степенью защиты;
• работу по ведению трудовых книжек как кад­ровых документов.

В первом случае работа с трудовыми книжками осуществляется с учетом Инструкции № 196, во втором — в соответствии с Инструкцией № 40.

Назначение лиц, ответственных за работу с трудовыми книжками, как правило, производится путем издания соответствующего приказа и отражения указанной обязанности в должностной инструкции или трудовом договоре (либо ином локальном правовом акте, например положении о порядке ведения и учета трудовых книжек).

Шаг 6. Учет бланков

Согласно п. 81 Инструкции № 40 бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты. Поэтому учет поступления и выдачи бланков, учет испорченных бланков и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Согласно п. 10 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (утв. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее — Инструкция № 196)) учет движения (приход, расход, остаток) бланков строгой отчетности ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-­расходной книге по учету бланков строгой отчетности (приложение 2 к Инструкции № 196) по графам «приход», «расход», «остаток».

Учет поступивших бланков ведется по каждому месту их хранения (по материально ответственным лицам) в стоимостном и количественном выражении (пп. 19 и 20 Инструкции № 196).

Последующая выдача бланков ответственным исполнителям (к примеру, специалисту по кадрам) в подотчет производится с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных. С учетом п. 11 Инструкции № 196 такая внутренняя передача оформляется приходно-­расходными накладными на бланки строгой отчетности (приложение 3 к Инструкции № 196) с указанием серий и номеров бланков.

Справочно: списание заполненных бланков строгой отчетности с подотчета материально ответственного лица производится на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности (приложение 5 к Инструкции № 196) с указанием конкретных серий и номеров бланков.

Шаг 7. Передача бланков в место хранения документов, относящихся к бланкам строгой отчетности

В соответствии с п. 3 Инструкции № 196 место, порядок хранения и использования бланков строгой отчетности устанавливаются приказом руководителя организации.

Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 Инструкции № 40).

Также вы можете ознакомиться со следующими формами документов:
заявление на получение бланков трудовых книжек;
приказ о назначении лиц, ответственных за работу с трудовыми книжками;
приказ о месте, порядке хранения и использования бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.