Отчет так и не сделан, запланированные мероприятия сорваны, сроки «горят». В такой ситуации побывало большинство руководителей.
Сколько раз вы зарекались брать все в свои руки, усилить контроль и т.д.? Однако опять, снова, повторно, в очередной раз — все «горит». А так хочется услышать от персонала прекрасное слово: «Сделано!».
Попробуем разобраться, почему так происходит.
— Почему Вы не выполнили работу в срок?
— Я болею, у меня прокрастинация!
— Идите на больничный!
— Мне лень!
Прокрастинация подчиненных — это психологическая проблема, которая заключается в склонности к постоянному откладыванию дел «на потом». Вместо того чтобы заниматься выполнением своих должностных обязанностей, подчиненный отвлекается на гаджеты, чтение новостей, разговоры и т.д. Отличие прокрастинации от обычной лени в том, что лентяй наслаждается жизнью, а прокрастинатор мучается.
Комментарий заместителя директора:
«Я считаю, что прокрастинация — это не психологическое заболевание и не лень, а хитрость. Многие нередко тянут до последнего еще и затем, чтобы сказать: «Ну вот, времени осталось совсем мало для того, чтобы это сделать в срок, я не успею!»
А иные «хитрецы» тянут со сдачей до последнего потому, что в последнюю минуту к работе могут придираться меньше и на что-то будут закрывать глаза»
Подчиненный не понимает, зачем он должен выполнить данное поручение или работу. Эта работа важна руководителю, ставящему задачу, а для подчиненного она может быть непонятна и (или) не иметь такого значения. Иными словами, работнику(ам) может казаться, что в поставленной задаче отсутствует смысл. Соответственно, отсутствует и мотивация на выполнение поручения.
Отсутствие навыков принятия решений и боязнь последствий из-за неуверенности в их правильности. Подчиненный думает, что сделает что-то неверно, не справится. Так называемый страх ответственности. Данное состояние часто проявляется у молодых педагогов.
Специалисты, работающие в учреждениях общего среднего образования, иногда сильно устают от психологических нагрузок: воспитание и обучение детей, конфликтные ситуации с родителями и т.д. Работнику начинает казаться, что он теряет контроль над собственной жизнью, подчиняет свои интересы интересам учреждения, в котором работает. Это состояние свойственно работникам, не умеющим расставлять приоритеты.
Это и есть та самая «хитрость», о которой высказывался выше заместитель директора.
«Активные» руководители провоцируют персонал на прокрастинацию, когда требуют невозможного и при этом не могут четко разъяснить, что нужно сделать, ставят непосильные задачи или эмоционально давят на подчиненных.
Директору на заметку
Ошибка директора по отношению к работникам: сначала руководители дают задание, потом отменяют и дают новое, и так раз за разом. В таких случаях «хитрецы» включают собственную установку, отработанную опытом, и решают, что не всегда стоит спешить выполнять приказ руководителя, т.к. он может передумать и отменить приказ.
Каждый человек, неважно руководитель или подчиненный, хотя бы раз в жизни оказывался в ситуации, когда произносил слова «ай, потом». Особенно если надо было делать что-либо под принуждением или под давлением обстоятельств или же если были сомнения в нужности и полезности задуманного. Но при прокрастинации человек медлит даже тогда, когда на 100 % уверен в необходимости действий. И у него нет никаких сомнений в том, что это нужно, полезно, необходимо и что задуманное должно было быть сделано «еще вчера». Наверняка многие подумали, что у прокрастинаторов существует проблема с организацией времени. На самом деле у них проблема не с тайм-менеджментом, а с организацией эмоций.
Пример
Директор беспокоится об итоговом отчете, о реализации поставленных задач, которые ему предстоит описать в документе. Чтобы избавиться от негативных эмоций, руководитель прокрастинирует (уходит от дел), начиная заниматься не относящимися к выполнению конкретной работы вещами (проверять что-то на школьном сайте; переключаться на другие мелкие задачи; проверять соцсети и т.д.).
Этот уход от дела позволяет психологически почувствовать себя лучше, но, к сожалению, реальность никуда не уходит, и, в конце концов, директор снова оказывается перед «горящим» отчетом, который остается не сделанным.
Комментарий директора:
«У меня прокрастинация проявляется, когда в работе возникают конфликты: кто-то выражает недовольство, агрессию или жесткую критику. Тогда появляется нежелание работать. Точнее, так: работа идет, но не по возникшему конфликтному вопросу. Иногда уже все сроки закончились, а я не могу себя заставить! Для меня прокрастинация — это неосознанное откладывание неприятного дела с помощью других дел»
Прокрастинаторы, откладывающие выполнение дел на крайний срок, часто испытывают проблемы со здоровьем.
Ведь пытаясь что-то сделать за очень ограниченный промежуток времени, человек ощущает физическое и нервное перенапряжение, недосыпание, часто не успевает поесть, а для поддержания работоспособности пьет много кофе и злоупотребляет энергетиками.
Обратите внимание
Прокрастинация вызывает у человека чувство вины, стресс и потерю продуктивности, она может спровоцировать недовольство окружающих из-за невыполнения обязательств, она является виной многих нереализованных возможностей.
По данным исследования психологов, хронической формой прокрастинации страдают 20 % взрослого населения. Хорошая новость заключается в том, что это не врожденное, а приобретенное поведение, следовательно, с симптомами прокрастинации можно бороться.
Переломить привычную модель поведения у персонала будет непросто. Начать придется с ограничений на рабочих местах. Руководителю необходимо перекрыть или максимально осложнить доступ к отвлекающим факторам: организовать контроль правил трудового распорядка; установить на компьютеры программы, блокирующие посторонние сайты; проводить внеплановые проверки на рабочих местах; внедрить учет выполняемой за день работы (например, с 9 до 11 была выполнена определенная работа; с 11 до 12 — другие дела) с предоставлением недельных отчетов руководителю; премировать за срочность и качество выполненной работы.
Постоянно проводить анализ текущего состояния работы персонала. Выявлять сильные и слабые стороны, разработать стратегию управления и контроля. Контроль над процессом выполнения выработанной стратегии осуществлять совместно с заместителями.
Для этого можно ввести систему совещаний. Начать лучше с ежедневных, затем еженедельных, ежемесячных или ежеквартальных, в зависимости от специфики работы и необходимости в частоте контроля со стороны руководителя. На этих совещаниях подчиненные (заместители) должны отчитываться о выполнении плана (стратегии), аргументировать причины невыполнения, сроки.
Это важно
Наличие инструкций (алгоритмов действий) по сложным однотипным задачам позволит снизить потери времени на разъяснение типичных вопросов, которые могут возникнуть у сотрудников. Правильно составленная инструкция выполняет часть работы руководителя.
Эффективный руководитель — это тот, кто умеет управлять не только другими, но и собой. Перед тем как «изгонять» прокрастинацию из персонала, нужно задать себе вопрос: «А у меня она есть?»
