Изменения в законодательстве в сфере архивного дела и делопроизводства

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 193 были внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству) (вступили в силу с 23 октября 2019 г.).

Уточнена сфера применения норм Инструкции по делопроизводству: теперь ее положения распространяются на ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной Законом о НПА (ч. 3 п. 3 Инструкции по делопроизводству).

Например, реквизиты бланка локальных правовых актов нормотворческих органов должны оформляться в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 194 были внесены изменения в перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) (далее — Перечень типовых документов; постановление № 140 соответственно) (вступили в силу с 28 января 2020 г.).

Новые виды приказов и других документов, а также сроки их хранения

Перечень типовых документов дополнен новыми видами приказов (распоряжений, указаний) руководителя организации по личному составу:

• срок хранения — 75 лет (подп. 21.3 п. 21):
  – об изменении условий трудовых договоров (контрактов) (ст. 32 ТК);
  – о временном переводе (ст. 32-1 ТК);
  – об отстранении от работы (ст. 49 ТК);
  – о допуске к работе (ст. 49 ТК);
  – об установлении (отмене) неполного рабочего времени (ст. 118 ТК);
• срок хранения — 3 года (подп. 21.4 п. 21):
  – о досрочном снятии дисциплинарных взысканий (ст. 203 ТК).

Справочно: последнее применимо после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет. Приказы, распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.),— 75 лет.

Формулировки названий некоторых видов приказов (распоряжений, указаний) руководителя организации по личному составу в подп. 21.3 и 21.4 п. 21 Перечня типовых документов претерпели корректировки. Например, вместо «о приеме (назначении на должность)» указано «о приеме на работу (назначении на должность)», вместо «освобождения от должности» — «освобождения от занимаемой должности», вместо «повышении тарифных окладов» — «повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов» и др.

В Перечень типовых документов добавлен срок хранения записок об отпуске (п. 21-1): о социальном — 75 лет, о трудовом — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет (это касается записок о трудовом отпуске).

Претерпел изменения п. 30 Перечня типовых документов. Он дополнен, кроме должностных, рабочими инструкциями. Срок хранения рабочих инструкций — 50 лет после замены новыми (аналогичен сроку хранения должностных инструкций).

Формулировка п. 114 Перечня типовых документов унифицирована с формулировкой Инструкции по делопроизводству: слова «сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел)» заменены на «годовых разделов сводных описей дел».

Остальные изменения, внесенные в Перечень типовых документов, носят редакционный характер. Необходимость в этих изменениях возникла в связи с принятием Закона о НПА и Требований нормотворческой техники, содержащихся в приложении к указанному Закону.

Справочно: например, внесены изменения в название постановления № 140. Оно изложено в следующей редакции: «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь». Это обусловлено п. 1 названных Требований нормотворческой техники, в соответствии с которым название НПА не должно превышать трех строк.

Изменения в Правилах работы архивов

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214 внесены изменения в Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Респуб­лики Беларусь от 24.05.2012 № 143) (далее — Правила) (вступили в силу с 28 января 2020 г.).

В Правилах уточнены требования к использованию печати на формах документов в соответствии с Декретом Президента Республики Беларусь от 23.10.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (с последующими изменениями и дополнениями).

Приведены в соответствие с Инструкцией по делопроизводству правила проставления отметки в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД).

Из п. 46 Правил исключены виды приказов по личному составу, поскольку они указаны в подп. 21.3 и 21.4 п. 21 Перечня типовых до­кументов. Соответственно, ч. 4 п. 46 Правил стала краткой: «Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения».

Исключена норма о том, что руководитель архива организации несет ответственность за выполнение возложенных на архив организации задач и функций, распределяет обязанности между работниками архива (п. 9 Правил) и что руководители структурных подразделений несут ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений (п. 87 Правил). При этом вторая норма осталась закрепленной в Инструкции по делопроизводству (п. 194 Инструкции по делопроизводству).

Разделены названия графика передачи дел на постоянное хранение в государственный архив и графика представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-­методической комиссии государственного архива или экспертно-­проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета, т. к. это два отдельных графика (ч. 2 п. 11 Правил).

Уточнены формулировки некоторых примеров заголовков дел (подп. 39.2 п. 39 Правил).

Справочно: например, вместо заголовка дела «Переписка с Государственным комитетом по науке и технологиям Республики Беларусь о подготовке научных кадров высшей квалификации» стало «Переписка с Государственным комитетом по науке и технологиям Республики Беларусь о подготовке научных работников высшей квалификации», вместо «Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о строительстве детских больниц» — «Переписка с областными (Минским городским) исполнительными комитетами о строительстве детских больниц» и др.

Обратите внимание
Внесены изменения в правила заполнения внутренней описи дел: в конце описи указывается количество документов, а не листов документов (ч. 3 п. 78 Правил), что является оправданным, т. к. опись учитывает количество документов, включенных в дело, а не количество листов дела. Количество листов дела указывается в листе-­заверителе дела.

В этой связи приведена в соответствие и форма внутренней описи дел — приложение 10 к Правилам.

Форма внутренней описи документов дела в действующей редакции

Исключено положение, указывающее на то, что описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера (п. 88 Правил). В действующей редакции — «описи дел структурных подразделений имеют номера». Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения — «в», т. е. они не связаны порядковой нумерацией.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу дополнены должностными (рабочими) инструкциями (ч. 2 п. 165 Правил).