Должны ли храниться в личном деле приказы об отпусках

Нужно ли помещать в личные дела работников копии приказов о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, заявления на предоставление таких отпусков?

На усмотрение учреждения.

Состав документов, подлежащих включению в личные дела работников, определяется в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2) (далее — Инструкция).

Согласно п. 9 Инструкции в личное дело не включаются копии документов о предоставлении отпусков. При этом не оговорено, о каких отпусках идет речь — трудовых или социальных.

Инструкцией также не предусмотрено включение в личное дело заявлений о предоставлении отпусков (в личное дело включаются только заявления о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении).

На этом основании можно сделать вывод о том, что копии приказов о предоставлении отпусков (трудовых и социальных), а также заявления о предоставлении таких отпусков включению в личное дело не подлежат.

В то же время следует учитывать, что для приказов о предоставлении социальных и трудовых отпусков установлены разные сроки хранения.

Для приказов о предоставлении социальных отпусков установлен срок хранения 75 лет (независимо от разновидности социального отпуска), для приказов о предоставлении трудовых отпусков — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (подп. 21.3 и 21.4 п. 21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Наряду с копиями приказов о предоставлении отпусков, иными документами, в личное дело не включаются документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (абз. 4 п. 9 Инструкции).

Таким образом, Инструкция не учитывает сроки хранения приказов о предоставлении социа­льных отпусков.

В процессе ведения личного дела в него включаются копии приказов о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п. (абз. 5 ч. 1 п. 8 Инструкции).

Инструкция не конкретизирует, что следует понимать под словами «и т. п.», однако все перечисленные разновидности приказов согласно подп. 21.3 п. 21 вышеназванного перечня имеют 75‑летний срок хранения — как и приказы о предоставлении социальных отпусков. Это позволяет сделать вывод, что копии приказов о предоставлении социальных отпусков могут (но необязательно должны) включаться в состав личного дела.

Таким образом, в настоящий момент НПА, в т. ч. Инструкция, не содержат однозначной информации по вопросу необходимости или недопустимости включения копий приказов о предоставлении социальных отпусков в личные дела работников. Формально копии таких приказов включению в личные дела не подлежат. Однако полагаем, что не будет ошибкой решение об их включении в состав личных дел, если в этом есть практическая необходимость.