При проведении инвентаризации следует руководствоваться следующими нормативными правовыми актами:

Законом Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. «О бухгалтерском учете и отчетности»(с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Закон о бухучете);
Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180* (далее — Инструкция № 180).

Инвентаризация — это проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и стоимости активов и обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета. По сути, это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

К инвентаризируемым активам относятся:

внеоборотные активы;
оборотные активы;
дебиторская задолженность;
расчеты с учредителями;
денежные средства;
финансовые вложения;
прочие оборотные активы.

К инвентаризируемым обязательствам организации относятся:

долгосрочные кредиты и займы;
краткосрочные кредиты и займы;
кредиторская задолженность;
задолженность перед учредителями;
резервы предстоящих расходов;
прочие виды обязательств.

Обратите внимание
Инвентаризации подлежат активы и обязательства учреждения независимо от их местонахождения, а также активы, не принадлежащие учреждению, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.).

Цели инвентаризации

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего учреждению, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;
определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;
проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Виды инвентаризации

Существует несколько видов инвентаризации.

Обязательная и инициативная

Инвентаризация проводится обязательно в случаях (ч. 2 ст. 13 Закона о бухучете):

реорганизации или ликвидации организации;
смены материально ответственных лиц;
выявления фактов хищения и (или) порчи имущества;
возникновения чрезвычайных ситуаций;
перед составлением годовой отчетности;
в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Кроме обязательных случаев, инвентаризация проводится:

по решению руководителя организации;
по решению контролирующих (надзорных) органов или ревизионной группы в ходе проведения проверки в порядке, установленном законодательством;
при коллективной (бригадной) материальной ответственности, в случае смены руководителя (бригадира), выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады);
в иных случаях, установленных законодательством (п. 4 Инструкции № 180).

Плановая и внеплановая

Инвентаризация, проводимая в соответствии с утвержденным руководителем порядком, характеризуется как плановая.

Внеплановая инвентаризация может проводиться с целью обеспечения дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества у материально ответственных лиц или по другим причинам.

Полная или частичная

При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества в определенных местах хранения.

При полной инвентаризации проверке подлежат все виды имущества.

Директору на заметку
Полная инвентаризация проводится обязательно в конце года перед составлением годового отчета.

Алгоритм действий при проведении инвентаризации

Шаг 1: Издайте приказ о проведении инвентаризации

Для проведения инвентаризации директор издает приказ о проведении инвентаризации по форме, указанной в приложении 1 к Инструкции № 180.

Форма приказа о проведении инвентаризации

Инвентаризационные комиссии создаются в составе опытных специалистов в зависимости от специфики проводимой инвентаризации, имеющих необходимые навыки, знания:

председателя комиссии — руководителя учреждения общего среднего образования или его заместителя;
специалистов из числа работников учреждения, привлеченных специалистов управления (отдела) по образованию и др.

Директору на заметку
В качестве председателя инвентаризационной комиссии не назначается материально ответственное лицо, работник ревизионной службы. Не назначается один и тот же работник два раза подряд в качестве председателя инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц.

Материально ответственные лица не включаются в состав инвентаризационной комиссии для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, денежных средств.

Инвентаризация активов и обязательств проводится при полном составе членов инвентаризационных комиссий.

Шаг 2: Разработайте и утвердите план проведения инвентаризации

При составлении плана-графика проведения инвентаризации на год необходимо руководствоваться установленными п. 6–8 Инструкции № 180 сроками и периодичностью проведения инвентаризации. Такой план-график может быть приложением к учетной политике либо приложением к Положению о порядке проведения инвентаризации.

Так, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию активов и обязательств в следующие сроки:

основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции и др. — не ранее 1 ноября;
денежных средств — не ранее 1 декабря;
обязательств и других активов — не ранее 1 декабря.

Периодичность проведения инвентаризаций:

основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции и др. — не менее одного раза в год;
денежных средств — не менее одного раза в год;
обязательств и других активов — не менее одного раза в год.

По решению руководителя установленное Инструкцией № 180 количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций может быть увеличено.

Сроки проведения инвентаризаций (годовых, в течение года), перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем учреждения.

Шаг 3: Получите расписки от материально ответственных лиц

Материально ответственные лица, а также лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение активов или доверенности на получение активов, дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и все активы, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Шаг 4: Определите остатки имущества и обязательств по данным бюджетного учета

При внеплановых инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях — заблаговременно.

Шаг 5: Выявите, взвесьте, обмерьте, подсчитайте и проверьте фактическое наличие имущества и обязательств

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весов и измерительных приборов (при наличии таковых) и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

Путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера определяется фактическое наличие имущества и обязательств.

Шаг 6: Оформите (заполните) инвентаризационные описи (сличительных ведомостей, актов)

Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах.

Справочно: для оформления инвентаризации применяются формы согласно приложениям 5–19 к Инструкции либо формы, утвержденные республиканскими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При недостатке содержащейся в утвержденных формах информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные в соответствии с законодательством формы.

Наименование инвентаризируемых объектов, а также их количество указывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Инвентаризационные описи заполняются с применением технических средств или от руки чернилами или шариковой ручкой четко и ясно.

Не допускается оставлять в описях незаполненные строки — на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Не допускаются также помарки, подчистки.

Это важно
Исправление ошибок производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

Шаг 7: Сопоставьте данные инвентаризации с данными бюджетного учета

Проверка точности итоговых величин материальных запасов, соответствие их количества в регистрах бюджетного учета первичным документам подтверждается пересчетом данных.

Шаг 8: Выявите расхождения, определите причины отклонений текущих оценок от учетных

Нередко устанавливается завышение итогов по группе материалов в карточках количественно-суммового учета материальных ценностей в результате повторного включения в документацию материальных ценностей.

Нередки случаи нарушения порядка ведения учета основных средств и материальных запасов — например, при поступлении мягкого инвентаря в учреждение не учитывают затраты на доставку материалов); передача материалов от одного материально ответственного лица другому отражается в бюджетном учете неправильными бухгалтерскими записями и т. д.

Шаг 9: Оформите ведомости расхождений по результатам инвентаризации

В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которой проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.

Сличительные ведомости должны составляться по имуществу (активам), при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. Согласно нормативным актам, регламентирующим инвентаризацию, в сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Шаг 10: Подготовьте предложения по отражению в бюджетном учете результатов инвентаризации

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются комиссией на рассмотрение руководителю учреждения, который принимает окончательное решение о зачете.

Следует учесть, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Шаг 11: Составьте акт о результатах инвентаризации

Комиссия, которая была создана в учреждении, обсуждает результаты инвентаризации и составляет заключительный акт с предложениями по урегулированию выявленных при инвентаризации расхождений, который подписывают все члены комиссии.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором было принято решение руководителем по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности (п. 77 Инструкции № 180).

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией, согласно приложению 4 к Инструкции № 180.

Шаг 12: Издайте приказ об утверждении результатов инвентаризации и о привлечении к ответственности виновных должностных лиц

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц в тех случаях, когда виновные установлены.

В документах, представляемых для оформления списания недостач материальных ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть отражены решения правоохранительных (следственных) или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от соответствующих специализированных организаций (экспертных организаций).

Форма ведомости результатов, выявленных инвентаризацией

Для оформления результатов инвентаризации применяются единые регистры, в которых объединены показатели (результаты) инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.