Сроки хранения у объяснительных записок разные

Как долго нужно хранить в учреждении объяснительную записку?

Единый срок хранения объяснительных записок НПА не установлен.

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 с последующими изменениями и дополнениями), определяет лишь сроки хранения отдельных разновидностей объяснительных записок (пп. 46, 52, 91, 371, 446-4, 845, 1060).

В Перечне документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-­властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (далее — Перечень) (уст. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 с последующими изменениями и дополнениями) сроки хранения также устанавливаются для отдельных разновидностей объяснительных записок (пп. 68, 222, 368, 891, 1070, 1415).

К примеру, документы о переводе, отчислении, восстановлении обучающихся (справки, докладные записки, объяснительные записки, переписка и др.) должны храниться в учреждении 10 лет (п. 368 Перечня), а объяснительные записки об утере пропусков в общежитиях — 1 год (п. 891 Перечня).

Форма объяснительной записки

В иных случаях решение о сроках хранения объяснительных записок в установленном порядке принимает экспертная комиссия организации (с учетом их научной, исторической, практической и иной значимости).

Подробнее о создании и деятельности экспертной комиссии читайте в статье Дмитрия ВАРНАШОВА «Проведение экспертизы ценности документов в учреждении общего среднего образования» (№ 3 (2020)).