Принципы тайм-менеджмента в работе руководителя

Тайм-менеджмент представляет собой совокупность определенных техник, которые помогают правильно распределять силы, время для большей эффективности в работе, управлении коллективом. Тайм-менеджмент — это управление временем как ресурсом.

Приоритизация, планирование и структурирование являются компонентами практически всех существующих методов управления.

Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план на день, неделю, месяц, необходимо учитывать, что он должен быть разумным и осуществимым. Нужно ставить конкретные цели и задачи и отличать их друг от друга.

Постановка целей и задач

Цель — масштабная и общая, для ее достижения необходима постановка конкретных и локальных задач. Это — декомпозиция цели.

Директору на заметку
Задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной, ограниченной во времени. Для ее формулировки можно использовать SMART-метод.

Руководитель должен преобразовать каждую цель в план действий по ее достижению и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное выполнение определенной задачи способно сильно повлиять на рост эффективности работы руководителя.

При составлении плана и следовании ему нужно анализировать собственный опыт, действия в определенных ситуациях и поощрять себя (и своих подчиненных) за решение трудных вопросов.

Важно всегда фиксировать план, записывать цели и задачи в бумажный или электронный ежедневник. С каким удовольствием потом вы будете ставить «+» напротив выполненной задачи из списка! И при этом возрастет мотивация завершить следующую задачу. Только следите, чтобы каждая новая задача появлялась после решения предыдущей.

Отметим, что вычеркивание не рекомендуется. Плюсы повышают самооценку человека, вычеркивание — удаление ­чего-то безвозвратно — один большой минус.

Многозадачность и умение делегировать

Работа в условиях многозадачности требует четкого обозначения цели, расстановки приоритетов, т. е. понимания, что быстрее может приблизить к результату.

На вопросах важно концентрироваться, отключив все возможные раздражители. Если несколько задач выполняются одновременно, то происходит постоянное переключение между ними и, как следствие, падает эффективность, увеличивается количество ошибок, снижаются стрессоустойчивость, скорость, забываются значимые детали, теряется креативность, становится нестабильным эмоциональное состояние.

Периодически наводите порядок в электронной почте. Хаос в почтовом ящике замедляет работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужные материалы, отвлекаться на рекламу. Упорядочить информацию помогает соответствующая настройка папок и фильтров почтового сервиса.

Руководитель не должен бояться делегировать выполнение определенных заданий подчиненным. Делегируйте не важные, но срочные дела и сотрудничайте с подчиненными в делах важных, но не срочных. Это освободит ваше время и повысит мотивацию сотрудников.

Для избавления от ненужных дел важно уметь отказывать в просьбах, которые могут мешать планам. Иногда сказать «нет» бывает просто необходимо.

Директору на заметку
Учитывайте в работе свои биоритмы. Если вы знаете, что в определенные часы являетесь наиболее активными, то назначьте на это время совещание или важную встречу.

Организация рабочего места и перерывы на отдых

Рабочее место должно быть максимально комфортным. От работы ничто не должно отвлекать. Беспорядок на столе может отнимать время и вызывать раздражение. Организуйте письменный и компьютерный рабочие столы так, чтобы легче было найти все необходимые документы.

Впрочем, в работе всегда бывают ситуации, когда нужно несколько ограничить перфекционизм. На решение задачи важно оставить запас времени, который избавит от стресса, пригодится в случае форс-мажора.

В план действий обязательно должен быть включен отдых. Небольшие перерывы рекомендуется планировать каждые 90 мин. Это поможет разгрузить мозг.

Не стоит забывать и про чередование разных видов деятельности (для исключения монотонности).

Эффективное управление временем

Каждому руководителю необходимо:

• создать эффективную систему управления собственным временем, обозначив цели деятельности на короткий и длительный периоды;
• мотивировать в первую очередь себя, используя как позитивную мотивацию, так и негативную;
• уметь управлять своим вниманием. В противном случае — неспособность продолжительное время концентрироваться на одной задаче, сложности с приоритизацией, отвлечение на второстепенные вещи, снижение интереса и вовлеченности в процесс, недостижение результата в нужный срок, страх и сопротивление изменениям;
• предвидеть результаты, организовывать, согласовывать, контролировать. А еще — обладать смелостью, ответственностью, способностью сдерживать отрицательные эмоции, точностью, умением работать в стрессовой обстановке, чувством юмора и, безусловно, профессиональными знаниями, умениями и навыками.