Отвечаем на вопросы по делопроизводству

Где ставить дату на заявлении о приеме на работу?

Дата на заявлении проставляется слева вверху после указания вида документа («ЗАЯВЛЕНИЕ»).

Заявление о приеме на работу относится к организационно-­распорядительным докумен­там.

Состав реквизитов, правила их оформления и месторасположения на документе определяются требованиями государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-­распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83) (далее — СТБ 6.38-2016) и Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция по делопроизводству).

Требования к оформлению реквизита «Дата документа» и оформлению дат в документах закреплены в п. 46 Инструкции по делопроизводству и подп. 7.11 п. 7 СТБ 6.38-2016.

Дата документа — это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время (число, месяц, год) его создания и (или) подписания, утверждения, принятия или опубликования (подп. 3.2.18 п. 3.2 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18 с последующими изменениями и дополнениями).

Непосредственно место расположения реквизита «Дата документа» закреплено в приложении А «Схема расположения реквизитов» к СТБ 6.38-2016: слева вверху документа.

Также унифицированная форма заявления о приеме на работу закреплена в Унифицированной системе организационно-­распорядительной документации (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 с последующими изменениями и дополнениями).

Пример оформления заявления о приеме на работу

Заявление может быть оформлено от руки, на пишущей машинке или на компьютере.

При его оформлении на пишущей машинке или на компьютере следует собственноручно проставлять день месяца в дате (ч. 4 п. 46 Инструкции по делопроизводству) и ставить подпись.

Организации могут разрабатывать шаблоны заявлений, которые будут содержать постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации автором заявления.

В делопроизводстве школы все исходящие письма формируются в одно дело. Какой срок хранения следует установить этому делу?

Правильно будет формировать в одно дело с перепиской входящие и исходящие письма по определенному вопросу и уже исходя из этого определять срок хранения.

Вопросы формирования документов в дела регулируются гл. 11 Инструкции по делопроизводству и гл. 6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143) (далее — Правила работы архивов).

Дела с перепиской формируются по вопросно-­логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним — документ-­ответ (ч. 9 п. 172 Инструкции по делопроизводству).

Аналогичный принцип формирования дел с перепиской закреплен и в ч. 10 п. 46 Правил работы архивов.

Обратите внимание
В одно дело с перепиской формируются и входящие, и исходящие письма по определенному вопросу. В организации, как правило, заводят минимум два дела с перепиской: «Переписка по основной деятельности» и «Переписка по административно-­хозяйственным вопросам».

В зависимости от того, является ли организация источником комплектования государственного архива и какую имеет форму собственности, указанные дела имеют определенные сроки хранения в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 с последующими изменениями и дополнениями). С этими сроками можно ознакомиться в таблице на следующей странице.

Таблица

Сроки хранения переписки

Могут быть заведены дела с перепиской и по другим вопросам. Например, переписка о профилактике правонарушений несовершеннолетних, переписка о подготовке к новому учебному году, переписка о подготовке к изданию учебников, учебных пособий, иных учебных изданий и др.