Можно ли уволиться по электронному заявлению?

Работник, находясь в трудовом отпуске за пределами Республики Беларусь, прислал нанимателю по электронной почте заявление (скан документа) на увольнение последним днем трудового отпуска. Наниматель не возражает против увольнения работника. Правомерно ли оформить увольнение на основании полученного по электронной почте заявления без личного присутствия работника?

Нет, так делать не стоит, т. к. заявление на увольнение должно содержать собственноручную подпись работника.

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом нанимателя письменно за один месяц.

С согласия сторон и в случаях, предусмотренных в коллективном договоре, трудовой договор может быть расторгнут до истечения срока предупреждения.

Работник имеет право до истечения срока предупреждения письменно отозвать свое заявление, если на его место не приглашен другой работник, которому в соответствии с законодательством не может быть отказано в заключении трудового договора (ч. 1–3 ст. 40 ТК).

Справочно: законодательство не требует личного присутствия работника при подаче письменного заявления на увольнение. Иными словами, работник может письменно (отправив заявление по почте заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении) предупредить нанимателя по почте, что подтверждается в т. ч. судебной практикой.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование организации и (или) структурного подразделения — автора;
• дата документа;
• регистрационный индекс;
• подпись (ч. 1 п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями, далее — Инструкция по делопроизводству).

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству).

Также стоит отметить, что унифицрованная форма заявления об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности), включенная в унифицированную систему организационно-­распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм) (далее — УСОРД), предполагает обязательное наличие собственноручной подписи работника на заявлении.

Справочно: УСОРД была утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 с последующими изменениями и дополнениями и не является нормативным правовым актом.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-­информационных целях документы на бумажных носителях, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с поступившим документом на бумажном носителе делопроизводственных операций, установленных Инструкцией по делопроизводству, в т. ч. в части подшивки его в дело (ч. 2 подп. 140.10 п. 140 Инструкции по делопроизводству).

Заявления об увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления (п. 16 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

Таким образом, заявление на увольнение обязательно должно содержать собственноручную подпись работника. Направленное по электронной почте заявление не соответствует указанному требованию.

В данном случае представленная нанимателю скан-копия заявления на бумажном носителе может выполнять информационную (вспомогательную) функцию. Дополнительно работнику необходимо направить нанимателю оригинал заявления с собственноручной подписью (например, по почте).