Личные дела работников: изменения в инструкции о порядке их формирования, ведения и хранения

Сфера действия Инструкции № 29

Инструкция № 29 определяет порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, государственных организациях, организациях, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, иных организациях, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Совета Министров.

Кроме этого, как и в действовавшей до 2 июня 2024 г. Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2)), в Инструкции № 29 определено, что ее действие не распространяется на порядок формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих.

Новшества Инструкции № 29

1. Из категорий лиц, на которых не распространяется действие Инструкции № 29, исключены учащиеся учреждений образования.

2. В п. 2 Инструкции № 29 конкретизировано понятие личного дела работника.

3. В пп. 4 и 5 Инструкции № 29 определен порядок ведения личных дел внутренних и внешних совместителей:

• личные дела работников, работающих на условиях внешнего совместительства, формируются, ведутся и хранятся в порядке, установленном Инструкцией № 29;
• документы, содержащие сведения о работе по внутреннему совместительству, включаются в одно личное дело.

4. Инструкция № 29 определяет, что формирование, ведение и хранение личных дел осуществляется уполномоченным на это структурным подразделением (работником) организации. Иными словами, ведение личных дел уже может возлагаться не непосредственно на кадровую службу организации (специалиста по кадрам), а как вариант, на уполномоченные на это иные структурные подразделения (работников) организации.

Порядок формирования и ведения личного дела

Личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и принятия (издания) распорядительного документа (решения, приказа, распоряжения, иного акта) организации (учредителя, должностного лица) о приеме на работу (назначении, избрании на должность служащего) (п. 7 Инструкции № 29).

Документы, которые включаются в личное дело при формировании:

• внутренняя опись документов личного дела.
  Форма внутренней описи должна соответствовать приложению 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Респуб­лики Беларусь от 19.01.2009 № 4);
• общие сведения о работнике.
  Форма такого документа определена в приложении 1 к Инструкции № 29;
• личный листок по учету кадров.
  Заполняется по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 29 с применением технических средств либо вручную;
• декларация о доходах и имуществе.
  Необходима для лиц, представление деклараций которыми предусмотрено Законом Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией»;
• заключение о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе;

Справочно: декларации о доходах и имуществе, прилагаемые к ним документы и заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации, хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела, в порядке и сроки, установленные законодательством для хранения личных дел, если иное не установлено Президентом.

• копии сопроводительных писем (запросов), направленных в государственные органы (организации) в отношении кандидата на должность служащего (при наличии);
• характеристики с предыдущих мест работы (государственной гражданской службы, военной службы, службы в военизированных организациях) лица, поступающего на работу (при наличии);
• сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (при наличии);
• заключения по результатам проверки сведений о кандидатах на должности служащего (для лиц, проведение проверки в отношении которых предусмотрено актами законодательства) и т. д.

Документы, которые включаются в личное дело в процессе ведения

Полный перечень документов, которые включаются в личное дело в процессе его ведения, определен в п. 9 Инструкции № 29.

Документы, которые могут включаться в личное дело по решению руководителя:

• контракт (трудовой договор) с работником, иные документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абз. 5–7 п. 9 Инструкции № 29;
• документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;
• копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о предоставлении социальных отпусков;
• копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании;

Это важно
Данные документы не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания.

• иные документы, представленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.

Хранение личных дел

Документы личного дела помещаются в папку, обложка которой оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 29.

Для обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел работников по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 29на бумажном или электронном носителе.

Это важно
Работник вправе ознакомиться со своим личным делом в присутствии работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел (п. 16 Инструкции № 29).