Личные дела работников: изменения в инструкции о порядке их формирования, ведения и хранения -->

Личные дела работников: изменения в инструкции о порядке их формирования, ведения и хранения

Со 2 июня 2024 г. вступило в силу постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников». Данным постановлением утверждена новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее — Инструкция № 29). В статье рассмотрим, что изменилось для нанимателей в части формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Косько Юрий

юрист, выпускающий редактор журнала «Руководитель учреждения дошкольного образования»

238 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Сфера действия Инструкции № 29

Инструкция № 29 определяет порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, государственных организациях, организациях, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, иных организациях, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Совета Министров.

Кроме этого, как и в действовавшей до 2 июня 2024 г. Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2)), в Инструкции № 29 определено, что ее действие не распространяется на порядок формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих.

Новшества Инструкции № 29

1. Из категорий лиц, на которых не распространяется действие Инструкции № 29, исключены учащиеся учреждений образования.

2. В п. 2 Инструкции № 29 конкретизировано понятие личного дела работника.

3. В пп. 4 и 5 Инструкции № 29 определен порядок ведения личных дел внутренних и внешних совместителей:

  • личные дела работников, работающих на условиях внешнего совместительства, формируются, ведутся и хранятся в порядке, установленном Инструкцией № 29;
  • документы, содержащие сведения о работе по внутреннему совместительству, включаются в одно личное дело.

4. Инструкция № 29 определяет, что формирование, ведение и хранение личных дел осуществляется уполномоченным на это структурным подразделением (работником) организации. Иными словами, ведение личных дел уже может возлагаться не непосредственно на кадровую службу организации (специалиста по кадрам), а как вариант, на уполномоченные на это иные структурные подразделения (работников) организации.

Порядок формирования и ведения личного дела

Личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и принятия (издания) распорядительного документа (решения, приказа, распоряжения, иного акта) организации (учредителя, должностного лица) о приеме на работу (назначении, избрании на должность служащего) (п. 7 Инструкции № 29).

Документы, которые включаются в личное дело при формировании:

  • внутренняя опись документов личного дела.
    Форма внутренней описи должна соответствовать приложению 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Респуб­лики Беларусь от 19.01.2009 № 4);
  • общие сведения о работнике.
    Форма такого документа определена в приложении 1 к Инструкции № 29;
  • личный листок по учету кадров.
    Заполняется по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 29 с применением технических средств либо вручную;
  • декларация о доходах и имуществе.
    Необходима для лиц, представление деклараций которыми предусмотрено Законом Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией»;
  • заключение о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе;

Справочно: декларации о доходах и имуществе, прилагаемые к ним документы и заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации, хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела, в порядке и сроки, установленные законодательством для хранения личных дел, если иное не установлено Президентом.

  • копии сопроводительных писем (запросов), направленных в государственные органы (организации) в отношении кандидата на должность служащего (при наличии);
  • характеристики с предыдущих мест работы (государственной гражданской службы, военной службы, службы в военизированных организациях) лица, поступающего на работу (при наличии);
  • сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (при наличии);
  • заключения по результатам проверки сведений о кандидатах на должности служащего (для лиц, проведение проверки в отношении которых предусмотрено актами законодательства) и т. д.

Документы, которые включаются в личное дело в процессе ведения

Полный перечень документов, которые включаются в личное дело в процессе его ведения, определен в п. 9 Инструкции № 29.

Документы, которые могут включаться в личное дело по решению руководителя:

  • контракт (трудовой договор) с работником, иные документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абз. 5–7 п. 9 Инструкции № 29;
  • документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;
  • копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о предоставлении социальных отпусков;
  • копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании;

Это важно
Данные документы не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания.

  • иные документы, представленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.

Хранение личных дел

Документы личного дела помещаются в папку, обложка которой оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 29.

Для обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел работников по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 29на бумажном или электронном носителе.

Это важно
Работник вправе ознакомиться со своим личным делом в присутствии работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел (п. 16 Инструкции № 29).

238 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Тысяча лучших выпускников столичных школ возложат цветы к стеле «Минск — город-герой» 25 мая

Организацию торжественных городских мероприятиях, посвященных окончанию учебного года, обсудили 20 мая на оперативном совещании в Мингорисполкоме, передает корреспондент...
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 231

Совершенно прозрачно: как организовать самоконтроль

Каждый руководитель УОСО должен иметь четкое представление о том, как развивается учреждение образования, как совершенствуется образовательный процесс. Полную достоверную...
№ 3 (147) 2024 Маевская Валентина,
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 924
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок