Как правильно уничтожить трудовые договоры (контракты)

При уничтожении трудовых договоров, контрактов работников нанимателю необходимо одновременно соблюдать правила делопроизводства и требования законодательства о защите персональных данных.

Чек-лист по хранению и уничтожению документов

1. Определение сроков хранения до­кументов

Прежде всего нужно обратить внимание на номенклатуру дел организации, т. к. именно данный документ используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения.

Что касается срока хранения трудовых договоров, контрактов (и дополнительных соглашений к ним), то согласно п. 676 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, в ред. от 30.08.2022 (далее — перечень № 140)) он составляет 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контракты государственных служащих хранятся 55 лет).

2. Обеспечение хранения документов

Дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела.

При обеспечении хранения документов, в т. ч. трудовых договоров, контрактов, нанимателю нужно учесть общие правила хранения дел, которые предусмотрены:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству));
• Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел (утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23) (в части установления сроков хранения дел с копиями документов).

Справочно:перечнем № 140 не установлен срок хранения дел с копиями документов.

Трудовые договоры, контракты, заключенные с работниками, можно формировать:

а) в личное дело либо

б) отдельное дело по фамилиям работников в алфавитном порядке или по хронологии в пределах делопроизводственного года.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел (ч. 1 п. 170 Инструкции по делопроизводству).

3. Отбор документов для уничтожения

Согласно п. 59 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила)) при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

Справочно: при отборе документов проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

Непосредственный отбор документов для выделения к уничтожению производится работниками организации, в деятельности которых документы были образованы (п. 60 Правил).

В случае с трудовыми договорами, контрактами это, как правило, делают работники кад­ровой службы организации, которые отбирают документы по критериям происхождения, содержания, внешних особенностей (критерии экспертизы ценности документов).

По результатам экспертизы ценности документов составляются (п. 69 Правил):

• описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
• акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Справочно: уничтожению подлежат дела временного (до 10 лет) хранения, которые не передаются в архив.

4. Уничтожение документов

Передача документов к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, по форме, предусмотренной приложением 17 к Инструкции по делопроизводству.

В соответствии с п. 212 Инструкции по делопроизводству отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья.

Это важно
Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Однако данное правило не применяется при уничтожении документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне. Уничтожение таких документов осуществляется в соответствии с законодательством.

Цитата НПА

КОДЕКС РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ
6 января 2021 г. № 91-З (ред. от 09.12.2022)

Принят Палатой представителей 18 декабря 2020 г.
Одобрен Советом Республики 18 декабря 2020 г.

Зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 15 января 2021 г. № 2/2811

(Извлечение)
Статья 24.25. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения
Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений —
влекут наложение штрафа в размере до трид­цати базовых величин.

Трудовой договор, контракт содержит такие персональные данные, как фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника, место работы с указанием структурного подразделения, наименование должности служащего (профессии рабочего), условия оплаты труда, личную подпись работника и т. д.

Это важно
При уничтожении трудовых договоров, контрактов соблюдение требований Закона № 99-Зобязательно.

В п. 4 примечаний к форме реестра обработки персональных данных (приложение к Положению о реестре обработки персональных данных) Национальный центр защиты персональных данных (далее — НЦЗПД) указал, что в случае, если персональные данные содержатся в документе, подлежащем передаче в архив, следует руководствоваться сроком хранения, определенным в номенклатуре дел.

Как мы уже отмечали выше, в случае с трудовыми договорами, контрактами это срок, определенный в п. 676 перечня № 140 (3 года). Только после его окончания данные документы подлежат уничтожению в соответствии с нормами законодательства о защите персональных данных.

Особенности уничтожения документов, содержащих персональные данные

В алгоритме приведения деятельности операторов, уполномоченных лиц в соответствие с требованиями Закона № 99-З НЦЗПД указал, что удаление персональных данных оформляется и подтверждается актом удаления в случае, если персональные данные содержатся в электронной форме, либо актом уничтожения в случае, если персональные данные содержатся в письменной форме.

Акт уничтожения персональных данных разрабатывается в произвольной форме и утверждается руководителем оператора.

Также вы можете ознакомиться со следующими формами документов:
образцы актов уничтожения персональных данных;
форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Для того чтобы удалить (уничтожить) документы, содержащие персональные данные (в нашем случае это трудовые договоры, контракты), нужно выполнить ряд действий:

1) выбрать подходящий способ уничтожения (важно, чтобы такой способ соответствовал законодательству).

В случае удаления трудовых договоров, контрактов можно использовать такие способы удаления, как измельчение и сжигание.

При этом измельчитель бумаги должен иметь возможность уменьшать бумажные документы на фрагменты размером не более 1 × 5 мм.

Справочно: измельчение производится, как правило, с использованием шредера. Уничтожать бумажные документы можно и с помощью дезинтегратора.

Сжигание, хотя и используется реже, и оказывает значительное воздействие на окружающую среду, является эффективным методом уничтожения;

Справочно: при сжигании трудовых договоров, контрактов дополнительно нужно соблюдать требования законодательства о пожарной безопасности.

2) проверить факт уничтожения.

Перед оформлением акта уничтожения необходимо проверить уничтожение данных. Этот этап важен, т. к. необходимо исключить различного рода ошибки.

Речь идет о следующих ошибках:

• человеческие ошибки (например, необработанный диск, помещенный в стопку обработанных дисков, и т. п.);
• аппаратные ошибки (например, поврежденный нож шредера или сбой одного из компонентов, расположенных между программным обеспечением для удаления и данными на дисках);
• ошибки программного обеспечения (например, отсутствие обновления, некачественное программное обеспечение);

3) составить акт уничтожения.

Составление акта уничтожения будет являться доказательством уничтожения трудовых договоров, контрактов.

Акт уничтожения должен включать следующую информацию:

• дата и место проведения процедуры;
• сведения об организации, лице, осуществляющих уничтожение;
• носитель данных и оборудование, включающее этот носитель (серийный номер, тип и т. д.);
• перечень документов, подлежащих уничтожению;
• используемые способы (сжигание, измельчение и т. д.);
• проверка (метод) и ее конечный результат.

Акт должен быть сохранен и предъявляться по запросу.

От редакции

Дополнительно по теме вы можете прочитать в следующих материалах:

Варнашев Д.  Проведение экспертизы ценности документов в учреждении общего среднего образования;
Варнашев Д.  Как правильно организовать уничтожение документов с истекшими сроками хранения.