К отпуску готовы! Все идет по графику

График трудовых отпусков

На практике нередко возникает вопрос, всегда ли следует разрабатывать график трудовых отпусков. Распространено ошибочное мнение о том, что график может составляться нанимателем исключительно по его усмотрению.

Это важно
Наличие графика трудовых отпусков согласно законодательству о труде является обязательным.

В график следует включить всех работников, работающих по трудовому договору (контракту). Это правило распространяется в т. ч. и на сотрудников, занятых на условиях совместительства.

Формы графика, обязательной для всех организаций, законодательством не установлено. Это означает, что каждый наниматель вправе разработать ее самостоятельно. Главное, о чем необходимо помнить, — из графика должно четко прослеживаться, кому из работников и в какой период предоставляется трудовой отпуск.

Определение времени предоставления отпуска (ст.168 ТК)

Рабочий год

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, — промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст. 164 ТК, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст. 165 ТК).

Продолжительность отпуска

В графике трудовых отпусков, как правило, указывается количество дней отдыха, положенное работнику согласно заключенному с ним трудовому договору (контракту).

Это важно
Государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч. 2 ст. 171 ТК).

При этом продолжительность основного отпуска работника не может быть менее 24 календарных дней (ч. 1 ст. 155 ТК).

Исключением из указанного правила являются случаи предоставления трудового отпуска работникам, являющимся обязанными лицами, трудоустроенными по судебному постановлению о трудоустройстве. Продолжительность их основного отпуска составляет 7 календарных дней (ч. 8 п. 14 Декрета Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях»).

На более продолжительный основной отпуск вправе рассчитывать:

• отдельные категории педагогических работников;
• работники, признанные инвалидами;
• работники моложе 18 лет;
• работники, работающие в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС (эвакуации (отчуждения), первоочередного отселения, последующего отселения и с правом на отселение).

Условия предоставления и конкретная продолжительность основного отпуска перечисленным категориям лиц определены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней».

При составлении графика трудовых отпусков нанимателем должны быть учтены неиспользованные дни отпуска за предыдущий год, а также дни отпуска, предоставленные работнику авансом в счет предстоящего отпуска.

Это важно
По договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением, иными локальными правовыми актами. При этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 174 ТК). Если ЛПА разрешает, то отпуск можно разделить и на три, и на четыре, и на пять частей.

Особенности предоставления отпуска за первый рабочий год

Право на использование трудового отпуска (основного и дополнительного) за первый рабочий год возникает у работника не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя (ч. 1 ст. 166 ТК). При этом в ряде случаев трудовой отпуск может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации.

Согласно ч. 2 ст. 166 ТК до истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
• лицам моложе 18 лет;
• работникам, принятым на работу в порядке перевода;
• совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до шести месяцев работы по совместительству;
• участникам Великой Отечественной вой­ны;
• матери (мачехе), отцу (отчиму), воспитывающим двоих и более детей в возрасте до 14 лет (ребенка-­инвалида в возрасте до 18 лет);
• работникам, получающим образование в вечерней или заочной форме;
• в других случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

При этом трудовой отпуск за первый рабочий год необязательно должен предоставляться по истечении 6 месяцев работы. Его можно предоставить и позднее (например, через 8 или 10 месяцев).

Согласование и утверждение графика

Готовый график трудовых отпусков подписывается руководителем кадровой службы либо иным уполномоченным им лицом.

С учетом ч. 2 ст. 168 ТК окончательный вариант графика трудовых отпусков должен быть составлен и утвержден нанимателем не позднее 5 января. При наличии в организации профсоюза график подлежит согласованию с ним (если такое согласование предусмотрено коллективным договором).

Согласование с профсоюзом оформляется грифом согласования, который проставляется на графике ниже подписи лица, его составившего. Если коллективного договора не имеется либо в нем отсутствуют положения о согласовании графика трудовых отпусков с профсоюзом, такое согласование не является для нанимателя обязательным.

После составления и согласования график трудовых отпусков утверждается руководителем организации.

Ознакомление работников с графиком

График трудовых отпусков, разработанный в организации, должен быть доведен до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК).

Конкретных способов ознакомления с графиком законодательством о труде не установлено.

Полагаем, что предпочтительным следует считать письменное ознакомление с графиком путем проставления в нем личной подписи работника и даты ознакомления. При использовании такого варианта у нанимателя будет неоспоримое доказательство того, что работник был заранее уведомлен о времени предстоящего отдыха.

Хранение графика

Согласно п. 702 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) срок хранения графика трудовых отпусков составляет 1 год.

Изменение графика

Соблюдение графика трудовых отпусков является обязательным как для работника, так и для нанимателя. Изменить его можно исключительно по соглашению сторон либо в случаях, предусмотренных законодательством.

Если обе стороны трудового договора согласны на использование трудового отпуска досрочно, такой отдых предоставляется работнику в согласованный сторонами срок. Новый период трудового отпуска определяется в приказе нанимателя, изданном на основании заявления работника.

В соответствии с ч. 1 ст. 171 ТК трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:

• при временной нетрудоспособности работника;
• при наступлении срока отпуска по беременности и родам;
• в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;
• при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);
• в случаях невыплаты работнику в установленный срок среднего заработка за время отпуска;
• с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

Если перечисленные причины наступают:

• во время трудового отпуска, то:
  • отпуск продлевается на соответствующее число календарных дней трудового отпуска;
  • неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года;
• до начала трудового отпуска, то отпуск по желанию работника переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем.

При этом на работника возлагается обязанность уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска.

Кроме того, ч. 3 ст. 174 ТК предусмотрен перенос в течение текущего рабочего года или на следующий рабочий год части трудового отпуска, не использованной в связи с отзывом из отпуска.

Также вы можете ознакомиться со следующими формами документов:
примерная форма графика трудовых отпусков;
пример заявления работника о предоставлении трудового отпуска.