Формируем личное дело: что добавляем?

Включаются ли в личное дело учителя заявление и выписка из приказа о предоставлении социального отпуска?

Нет.

Заявление и выписка из приказа о предоставлении социального отпуска в личное дело не включаются.

Порядок формирования личных дел установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2). В п. 9 Инструкции указано, что в личное дело не включаются копии документов о предоставлении отпусков.

При этом следует учитывать, что для приказов о предоставлении социальных и трудовых отпусков установлены разные сроки хранения.

Для приказов о предоставлении социальных отпусков установлен срок хранения 55 лет (независимо от разновидности социального отпуска), для приказов о предоставлении трудовых отпусков — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет (подп. 21.3 и 21.4 п. 21 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Включается ли в личное дело аттестационный лист?

Да.

Аттестационный лист включается в личное дело.

По результатам аттестации работника оформляется аттестационный лист (п. 21 Типового положения об аттестации руководителей и специалистов организаций, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784 (далее — Типовое положение)). Форма аттестационного листа приведена в приложении к Типовому положению.

Аттестационный лист и характеристика работника хранятся в его личном деле (п. 25 Типового положения).

Аналогичная норма закреплена в абз. 2 ч. 1 п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2): в процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-­политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы.

От редакции

Подробно о ведении личных дел читайте в статье А. Рыбакова «Ведение личных дел в вопросах и ответах».