В какой последовательности должны указываться должность, фамилия, инициалы исполнителя в распорядительной части приказа: должность — фамилия — инициалы либо должность — инициалы — фамилия? Каким нормативным документом регламентируется данный порядок?
В какой последовательности должны указываться должность, фамилия, инициалы исполнителя в распорядительной части приказа: должность — фамилия — инициалы либо должность — инициалы — фамилия? Каким нормативным документом регламентируется данный порядок?
Ответ на этот вопрос напрямую не содержится в нормативных документах. При этом при оформлении распорядительной части приказа в тех случаях, когда указывается должность, логично вначале указывать инициалы, а затем фамилию.
Вопрос расположения инициалов и фамилии в официальных документах достаточно сложный. Ответ на него напрямую не зафиксирован в нормативных правовых актах Республики Беларусь. Единственное правило, которое можно извлечь из образцов оформления этих элементов в нормативных и методических документах по делопроизводству, заключается в том, что в реквизите «Подпись», а также в иных реквизитах, содержащих личную подпись должностного лица (виза, гриф утверждения и др.), вначале всегда указываются инициалы, а затем фамилия. В реквизите «Адресат», наоборот, первой всегда указывается фамилия, а затем инициалы. Вместе с тем установленный порядок имеет четкую логику, которой следует руководствоваться и в других ситуациях при определении места расположения инициалов и фамилии в документах, в т.ч. в тексте.
Это правило состоит в том, что если в тексте документа перед фамилией и инициалами должностного лица (работника) указывается слово «господин» («товарищ»), то вначале пишется фамилия, а затем инициалы (независимо от того, указана ли при этом должность). Например: «Начальнику отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей г-ну Рыбакову А.Е. подготовить…». Если обращение «господин» («товарищ») отсутствует, то вначале пишутся инициалы, а затем фамилия. Например: «Начальнику отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей А.Е.Рыбакову подготовить…».
При этом следует помнить, что в настоящее время форма обращения «господин» («товарищ») в официальных документах, как правило, опускается, что связано с психологическими особенностями перехода от одной социально-экономической формации к другой. Наиболее четко данная ситуация прослеживается в оформлении реквизита «Адресат», в котором фамилия всегда пишется впереди инициалов, а форма обращения («господину», «товарищу») присутствует незримо. В этой связи и в текстах официальных документов может быть использован вариант, при котором фамилия будет указана впереди инициалов, что будет означать незримое присутствие сокращения «господин» или «товарищ»: «Начальнику отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Рыбакову А.Е. подготовить…».
На наш взгляд, употребление (зримое или незримое) в официальных документах соответствующих обращений в тех случаях, когда в тексте указывается должность работника, является излишним. Поэтому при оформлении распорядительной части приказа в тех случаях, когда указывается должность, логично вначале указывать инициалы, а затем фамилию. Если должность в тексте не указана (например, в протоколе при перечислении присутствовавших на заседании), то логично вначале указывать фамилии, а затем инициалы. Вместе с тем не будет ошибкой применение и обратного порядка расположения инициалов и фамилии.
Иные правила установлены для оформления приказов по личному составу. В текстах таких приказов вначале всегда указывается фамилия работника (пишется прописными буквами), а имя и отчество указываются полностью.
