Составляем номенклатуру дел учреждения образования

Составляем номенклатуру дел учреждения образования

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления (лицом, ответственным за документационное обеспечение управления), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее — ЭК) и утверждается директором до 1 января года, на который составлена (ч. 2 п. 153 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству)).

В материале разберемся, как составить номенклатуру дел и что в нее включить.

Дернович Екатерина

Старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, магистр исторических наук

7169 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Использование номенклатуры дел в практике работы учреждения образования обеспечивает эффективный учет и поиск документов в процессе их формирования и оперативного хранения в делопроизводстве.

Словарь
Номенклатура дел учреждения образования (сводная номенклатура дел) — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в учреждении образования в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка номенклатуры дел регламентируется следующими НПА:

Принципы построения номенклатуры дел

Независимо от принципа построения номенклатуры дел ее структурными элементами будут разделы, которые могут делиться на подразделы. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений и (или) управленческие функции или направления деятельности учреждения образования.

При использовании структурного принципа построения номенклатуры дел названиями ее разделов будут наименования структурных подразделений учреждения образования, расположенные в соответствии со штатным расписанием.

Функциональный принцип построения применяется в бесструктурных учреждениях образования. Названиями разделов номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, будут управленческие функции или направления деятельности учреждения образования.

Кроме того, может применяться структурно-­функциональный принцип, при котором для реализации определенных функций и направлений деятельности учреждения образования создаются структурные подразделения, а выполнение конкретных функций возлагается на отдельных работников.

При построении номенклатуры дел по структурно-­функциональному принципу названиями ее разделов будут наименования структурных подразделений и управленческих функций или направлений деятельности, выполняемых отдельными работниками.



Пример

1. Руководство
1.1. Директор школы
1.2. Заместитель директора по учебной работе
1.3. Заместитель директора по воспитательной работе
2. Бухгалтерия
3. Работа с кадрами
4. Образовательная деятельность
4.1. …
4.2. …
5. Методическая работа

8. Обеспечение охраны труда

10. Архив
11. Комиссия по государственным закупкам
12. Комиссия по трудовым спорам
13. Профессиональный союз

или

1. Руководство
2. Бухгалтерия
3. Работа с кадрами



Независимо от принципа построения номенклатуры дел и структуры учреждения образования в первый раздел номенклатуры включаются дела службы документационного обеспечения управления.

Номенклатура дел составляется на дела всего учреждения образования (п. 152 Инструкции по делопроизводству).

В номенклатуру дел учреждения образования также включаются дела коллегиальных органов, в т. ч. постоянно и (или) временно действующих (комитетов, комиссий, советов и др.) (п. 23 гл. 4 Методических рекомендаций).

Дела комиссий и советов в зависимости от их статуса, количества дел, образующихся в процессе их деятельности, а также специфики ведения и хранения этих дел могут включаться в самостоятельные разделы или в соответствующие разделы структурных подразделений номенклатуры дел учреждения образования. Например, дела комиссии по трудовым спорам могут включаться самостоятельным разделом в номенклатуру дел или в раздел структурного подразделения учреждения образования, в котором они непосредственно находятся на оперативном хранении.

В номенклатуру дел также включаются дела общественных организаций. При наличии в учреждении образования общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом (п. 159 Инструкции по делопроизводству).

Систематизация заголовков дел

Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

  • НПА (декреты, указы, законы, постановления Совета Министров и др.);
  • учредительные документы учреждения образования (устав, положение и др.);
  • распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
  • распорядительные документы учреждения образования (приказы, распоряжения и др.);
  • организационные документы (положения, инструкции, правила, клинические протоколы, методические рекомендации и др.);
  • протоколы;
  • планы;
  • отчеты;
  • договоры;
  • справочно-­информационные документы (акты, справки, информация, ведомости и др.);
  • переписка;
  • учетно-­регистрационные формы (журналы, картотеки и др.);
  • номенклатура дел учреждения образования и выписки из нее.

Форма номенклатуры дел
Пример оформления номенклатуры дел учреждения образования
Форма протокола заседания экспертной комиссии учреждения образования о согласовании проекта номенклатуры дел (пример).

Порядок заполнения граф номенклатуры дел

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из номера раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индекс номенклатуры дел может быть сложным, если раздел номенклатуры дел делится на подразделы. Например, 4-1, 4.1-1.

В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) номенклатуры и заголовки включенных в них дел.

В заголовке дела указываются название вида заводимого дела (документы, переписка, карта, журнал) или разновидностей включенных в него документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т. д.), а также тема (содержание) дела. Например, «Алфавитные книги записи учащихся», «Расписания учебных занятий» и т. д.

В заголовке дела может указываться номер формы соответствующего документа. Например, «Отчет о финансово-­экономической деятельности учреждения образования, реализующего образовательные программы общего среднего (дошкольного) образования (ф. 1‑фдсо (Минобразование))».

Отдельные категории дел включаются в номенклатуру дел под одним индексом. Например, классные журналы. Аналогичным образом в номенклатуру дел включаются личные карточки работников, их трудовые книжки.

В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно НПА, локальным правовым актам, устанавливающим перечни документов с указанием сроков хранения.

Справочно:постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28.11.2022 № 450 «О перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования» установлен перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-­властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения.

Названия и выходные данные НПА, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед наименованием должности, собственноручной подписью и расшифровкой подписи лица, составившего номенклатуру дел.



Пример

Номенклатура дел составлена на основании: постановления Министерства юстиции Респуб­лики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов».



Сроки хранения документов могут устанавливаться в соответствии с требованиями иных НПА. В таком случае в графе 4 указываются пункт соответствующего НПА, его название, дата и номер, а также сведения о том, когда и кем он утвержден.



Пример



Если НПА не содержат сведений о сроках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующее решение принимает экспертная комиссия учреждения образования исходя из практической ценности документов.

Сокращение сроков хранения документов, указанных в НПА, не допускается.

В графе 5 номенклатуры дел учреждения образования указываются дополнительные условия исчисления сроков хранения, особенности передачи дел на хранение в архив учреждения образования и иные условия, установленные перечнями документов с указанием сроков хранения, иными НПА, места хранения дела с подлинниками (первыми экземплярами), сведения о незаведении дел (указывается «Не заведено»), о переходящих делах (указывается «Переходящее»). Для электронных дел проставляется отметка «ЭД», для гибридных дел — «ГД», для информационных ресурсов — «ИР».

Таким образом, одним из наиболее рациональных и эффективных способов упорядочения и систематизации документов учреждения образования является использование специального классификационного справочника — номенклатуры дел.



От редакции

О делопроизводстве и составлении номенклатуры дел вы можете прочитать в следующих материалах:
Варнашов Д.Оформление организационных документов в учреждении образования;
Варнашов Д.Порядок оформления дел, заводимых в делопроизводстве учреждения образования;
Варнашов Д.Составление номенклатуры дел в учреждении образования на 2021 год;
Рыбаков А.Формирование документов в дела.

7169 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме

Без ресторанов и лимузинов, но с развлечениями и встречей рассвета – узнали, как пройдут выпускные вечера

В этом году на Витебщине выпускниками средних школ станут 5400 ребят. Путевки во взрослую жизнь они получат во время торжественного вечера вместе с аттестатами и сертифик...
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 285
• • •

Трудовые договоры и ПВТР: привели в соответствие с ТК?

В связи с принятием постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.11.2023 № 41 «Об изменении постановлений Министерства труда Рес­публики...
№ 2 (146) 2024 Косько Юрий,
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 700
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок