Использование номенклатуры дел в практике работы учреждения образования обеспечивает эффективный учет и поиск документов в процессе их формирования и оперативного хранения в делопроизводстве.
Словарь
Номенклатура дел учреждения образования (сводная номенклатура дел) — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в учреждении образования в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Разработка номенклатуры дел регламентируется следующими НПА:
Принципы построения номенклатуры дел
Независимо от принципа построения номенклатуры дел ее структурными элементами будут разделы, которые могут делиться на подразделы. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений и (или) управленческие функции или направления деятельности учреждения образования.
При использовании структурного принципа построения номенклатуры дел названиями ее разделов будут наименования структурных подразделений учреждения образования, расположенные в соответствии со штатным расписанием.
Функциональный принцип построения применяется в бесструктурных учреждениях образования. Названиями разделов номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, будут управленческие функции или направления деятельности учреждения образования.
Кроме того, может применяться структурно-функциональный принцип, при котором для реализации определенных функций и направлений деятельности учреждения образования создаются структурные подразделения, а выполнение конкретных функций возлагается на отдельных работников.
При построении номенклатуры дел по структурно-функциональному принципу названиями ее разделов будут наименования структурных подразделений и управленческих функций или направлений деятельности, выполняемых отдельными работниками.
Пример
1. Руководство
1.1. Директор школы
1.2. Заместитель директора по учебной работе
1.3. Заместитель директора по воспитательной работе
2. Бухгалтерия
3. Работа с кадрами
4. Образовательная деятельность
4.1. …
4.2. …
5. Методическая работа
…
8. Обеспечение охраны труда
…
10. Архив
11. Комиссия по государственным закупкам
12. Комиссия по трудовым спорам
13. Профессиональный союз
или
1. Руководство
2. Бухгалтерия
3. Работа с кадрами
…
Независимо от принципа построения номенклатуры дел и структуры учреждения образования в первый раздел номенклатуры включаются дела службы документационного обеспечения управления.
Номенклатура дел составляется на дела всего учреждения образования (п. 152 Инструкции по делопроизводству).
В номенклатуру дел учреждения образования также включаются дела коллегиальных органов, в т. ч. постоянно и (или) временно действующих (комитетов, комиссий, советов и др.) (п. 23 гл. 4 Методических рекомендаций).
Дела комиссий и советов в зависимости от их статуса, количества дел, образующихся в процессе их деятельности, а также специфики ведения и хранения этих дел могут включаться в самостоятельные разделы или в соответствующие разделы структурных подразделений номенклатуры дел учреждения образования. Например, дела комиссии по трудовым спорам могут включаться самостоятельным разделом в номенклатуру дел или в раздел структурного подразделения учреждения образования, в котором они непосредственно находятся на оперативном хранении.
В номенклатуру дел также включаются дела общественных организаций. При наличии в учреждении образования общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом (п. 159 Инструкции по делопроизводству).
Систематизация заголовков дел
Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
- НПА (декреты, указы, законы, постановления Совета Министров и др.);
- учредительные документы учреждения образования (устав, положение и др.);
- распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
- распорядительные документы учреждения образования (приказы, распоряжения и др.);
- организационные документы (положения, инструкции, правила, клинические протоколы, методические рекомендации и др.);
- протоколы;
- планы;
- отчеты;
- договоры;
- справочно-информационные документы (акты, справки, информация, ведомости и др.);
- переписка;
- учетно-регистрационные формы (журналы, картотеки и др.);
- номенклатура дел учреждения образования и выписки из нее.
Форма номенклатуры дел
Пример оформления номенклатуры дел учреждения образования
Форма протокола заседания экспертной комиссии учреждения образования о согласовании проекта номенклатуры дел (пример).
Порядок заполнения граф номенклатуры дел
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из номера раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индекс номенклатуры дел может быть сложным, если раздел номенклатуры дел делится на подразделы. Например, 4-1, 4.1-1.
В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) номенклатуры и заголовки включенных в них дел.
В заголовке дела указываются название вида заводимого дела (документы, переписка, карта, журнал) или разновидностей включенных в него документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т. д.), а также тема (содержание) дела. Например, «Алфавитные книги записи учащихся», «Расписания учебных занятий» и т. д.
В заголовке дела может указываться номер формы соответствующего документа. Например, «Отчет о финансово-экономической деятельности учреждения образования, реализующего образовательные программы общего среднего (дошкольного) образования (ф. 1‑фдсо (Минобразование))».
Отдельные категории дел включаются в номенклатуру дел под одним индексом. Например, классные журналы. Аналогичным образом в номенклатуру дел включаются личные карточки работников, их трудовые книжки.
В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно НПА, локальным правовым актам, устанавливающим перечни документов с указанием сроков хранения.
Справочно:постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28.11.2022 № 450 «О перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования» установлен перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения.
Названия и выходные данные НПА, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед наименованием должности, собственноручной подписью и расшифровкой подписи лица, составившего номенклатуру дел.
Пример
Номенклатура дел составлена на основании: постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов».
Сроки хранения документов могут устанавливаться в соответствии с требованиями иных НПА. В таком случае в графе 4 указываются пункт соответствующего НПА, его название, дата и номер, а также сведения о том, когда и кем он утвержден.
Пример
Если НПА не содержат сведений о сроках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующее решение принимает экспертная комиссия учреждения образования исходя из практической ценности документов.
Сокращение сроков хранения документов, указанных в НПА, не допускается.
В графе 5 номенклатуры дел учреждения образования указываются дополнительные условия исчисления сроков хранения, особенности передачи дел на хранение в архив учреждения образования и иные условия, установленные перечнями документов с указанием сроков хранения, иными НПА, места хранения дела с подлинниками (первыми экземплярами), сведения о незаведении дел (указывается «Не заведено»), о переходящих делах (указывается «Переходящее»). Для электронных дел проставляется отметка «ЭД», для гибридных дел — «ГД», для информационных ресурсов — «ИР».
Таким образом, одним из наиболее рациональных и эффективных способов упорядочения и систематизации документов учреждения образования является использование специального классификационного справочника — номенклатуры дел.
От редакции
О делопроизводстве и составлении номенклатуры дел вы можете прочитать в следующих материалах:
Варнашов Д.Оформление организационных документов в учреждении образования;
Варнашов Д.Порядок оформления дел, заводимых в делопроизводстве учреждения образования;
Варнашов Д.Составление номенклатуры дел в учреждении образования на 2021 год;
Рыбаков А.Формирование документов в дела.
