Составляем номенклатуру дел учреждения образования

Использование номенклатуры дел в практике работы учреждения образования обеспечивает эффективный учет и поиск документов в процессе их формирования и оперативного хранения в делопроизводстве.

Словарь
Номенклатура дел учреждения образования (сводная номенклатура дел) — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в учреждении образования в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка номенклатуры дел регламентируется следующими НПА:

• Инструкцией по делопроизводству;
• методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 (далее — Методические рекомендации));
• постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов».

Принципы построения номенклатуры дел

Независимо от принципа построения номенклатуры дел ее структурными элементами будут разделы, которые могут делиться на подразделы. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений и (или) управленческие функции или направления деятельности учреждения образования.

При использовании структурного принципа построения номенклатуры дел названиями ее разделов будут наименования структурных подразделений учреждения образования, расположенные в соответствии со штатным расписанием.

Функциональный принцип построения применяется в бесструктурных учреждениях образования. Названиями разделов номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, будут управленческие функции или направления деятельности учреждения образования.

Кроме того, может применяться структурно-­функциональный принцип, при котором для реализации определенных функций и направлений деятельности учреждения образования создаются структурные подразделения, а выполнение конкретных функций возлагается на отдельных работников.

При построении номенклатуры дел по структурно-­функциональному принципу названиями ее разделов будут наименования структурных подразделений и управленческих функций или направлений деятельности, выполняемых отдельными работниками.

Пример

1. Руководство
1.1. Директор школы
1.2. Заместитель директора по учебной работе
1.3. Заместитель директора по воспитательной работе
2. Бухгалтерия
3. Работа с кадрами
4. Образовательная деятельность
4.1. …
4.2. …
5. Методическая работа
…
8. Обеспечение охраны труда
…
10. Архив
11. Комиссия по государственным закупкам
12. Комиссия по трудовым спорам
13. Профессиональный союз

или

1. Руководство
2. Бухгалтерия
3. Работа с кадрами
…

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и структуры учреждения образования в первый раздел номенклатуры включаются дела службы документационного обеспечения управления.

Номенклатура дел составляется на дела всего учреждения образования (п. 152 Инструкции по делопроизводству).

В номенклатуру дел учреждения образования также включаются дела коллегиальных органов, в т. ч. постоянно и (или) временно действующих (комитетов, комиссий, советов и др.) (п. 23 гл. 4 Методических рекомендаций).

Дела комиссий и советов в зависимости от их статуса, количества дел, образующихся в процессе их деятельности, а также специфики ведения и хранения этих дел могут включаться в самостоятельные разделы или в соответствующие разделы структурных подразделений номенклатуры дел учреждения образования. Например, дела комиссии по трудовым спорам могут включаться самостоятельным разделом в номенклатуру дел или в раздел структурного подразделения учреждения образования, в котором они непосредственно находятся на оперативном хранении.

В номенклатуру дел также включаются дела общественных организаций. При наличии в учреждении образования общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом (п. 159 Инструкции по делопроизводству).

Систематизация заголовков дел

Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

• НПА (декреты, указы, законы, постановления Совета Министров и др.);
• учредительные документы учреждения образования (устав, положение и др.);
• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
• распорядительные документы учреждения образования (приказы, распоряжения и др.);
• организационные документы (положения, инструкции, правила, клинические протоколы, методические рекомендации и др.);
• протоколы;
• планы;
• отчеты;
• договоры;
• справочно-­информационные документы (акты, справки, информация, ведомости и др.);
• переписка;
• учетно-­регистрационные формы (журналы, картотеки и др.);
• номенклатура дел учреждения образования и выписки из нее.

Форма номенклатуры дел
Пример оформления номенклатуры дел учреждения образования
Форма протокола заседания экспертной комиссии учреждения образования о согласовании проекта номенклатуры дел (пример).

Порядок заполнения граф номенклатуры дел

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из номера раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индекс номенклатуры дел может быть сложным, если раздел номенклатуры дел делится на подразделы. Например, 4-1, 4.1-1.

В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) номенклатуры и заголовки включенных в них дел.

В заголовке дела указываются название вида заводимого дела (документы, переписка, карта, журнал) или разновидностей включенных в него документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т. д.), а также тема (содержание) дела. Например, «Алфавитные книги записи учащихся», «Расписания учебных занятий» и т. д.

В заголовке дела может указываться номер формы соответствующего документа. Например, «Отчет о финансово-­экономической деятельности учреждения образования, реализующего образовательные программы общего среднего (дошкольного) образования (ф. 1‑фдсо (Минобразование))».

Отдельные категории дел включаются в номенклатуру дел под одним индексом. Например, классные журналы. Аналогичным образом в номенклатуру дел включаются личные карточки работников, их трудовые книжки.

В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно НПА, локальным правовым актам, устанавливающим перечни документов с указанием сроков хранения.

Справочно:постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28.11.2022 № 450 «О перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования» установлен перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-­властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения.

Названия и выходные данные НПА, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед наименованием должности, собственноручной подписью и расшифровкой подписи лица, составившего номенклатуру дел.

Пример

Номенклатура дел составлена на основании: постановления Министерства юстиции Респуб­лики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов».

Сроки хранения документов могут устанавливаться в соответствии с требованиями иных НПА. В таком случае в графе 4 указываются пункт соответствующего НПА, его название, дата и номер, а также сведения о том, когда и кем он утвержден.

Пример

Если НПА не содержат сведений о сроках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующее решение принимает экспертная комиссия учреждения образования исходя из практической ценности документов.

Сокращение сроков хранения документов, указанных в НПА, не допускается.

В графе 5 номенклатуры дел учреждения образования указываются дополнительные условия исчисления сроков хранения, особенности передачи дел на хранение в архив учреждения образования и иные условия, установленные перечнями документов с указанием сроков хранения, иными НПА, места хранения дела с подлинниками (первыми экземплярами), сведения о незаведении дел (указывается «Не заведено»), о переходящих делах (указывается «Переходящее»). Для электронных дел проставляется отметка «ЭД», для гибридных дел — «ГД», для информационных ресурсов — «ИР».

Таким образом, одним из наиболее рациональных и эффективных способов упорядочения и систематизации документов учреждения образования является использование специального классификационного справочника — номенклатуры дел.

От редакции

О делопроизводстве и составлении номенклатуры дел вы можете прочитать в следующих материалах:
Варнашов Д.Оформление организационных документов в учреждении образования;
Варнашов Д.Порядок оформления дел, заводимых в делопроизводстве учреждения образования;
Варнашов Д.Составление номенклатуры дел в учреждении образования на 2021 год;
Рыбаков А.Формирование документов в дела.