Результативное совещание: 9 приемов на пути к тайне

Вашей задачей является не проведение совещания, а получение качественных и профессиональных результатов. Если же донести данную мысль до сотрудников, вам удастся не только сэкономить рабочее время всего коллектива, но и привнести дополнительные положительные аспекты в производственные процессы.

1. «Есть ли у вас план, мистер Фикс?»

Правильно поставленные вопросы представляют собой уже половину ответов. Составляйте подробные и понятные планы, избегайте расплывчатых формулировок. Если этим пренебречь, то ваши коллеги не поймут, что вы от них хотели услышать, и первая половина встречи будет потрачена на пояснения.

Составлять план необходимо не менее чем за три дня до встречи. Чем важнее совещание, тем больше времени требуется на подготовку.

Пропишите в плане:

• конкретные задачи (вопросы);
• время на обсуждение (регламент);
• место и время совещания;
• ответственных за каждый вопрос.

Разошлите план участникам.

Лайфхаки:

• чтобы коллеги не говорили, что не получили уведомления, установите правило: подтверждать участие в ответ на письмо;
• привлекайте участников к предварительной подготовке: пусть ваши сотрудники сами определяют повестку дня.

2. Нужные люди

Приглашать необходимо только нужных людей. Чем больше человек вы собираете, тем более сложным становится контроль ситуации. Вместо конструктивного общения ваше собрание может превратиться в говорильню. Для того чтобы этого избежать, необходимо свести к минимуму количество участников. Оптимальное количество людей на совещании — пять, максимальное — 15.

Соблюдайте важное правило: каждый из участников обязан высказаться. Иначе ему на совещании не нужно присутствовать.

Если же на совещании планируется рассмотреть несколько вопросов, необходимо изменять состав участников, чтобы в обсуждении участвовали только заинтересованные. Для этого:

• вначале можно изучить вопросы, которые затрагивают всех, а затем оставить лишь тех, кого касаются дальнейшие вопросы;
• собрать сначала несколько человек, а в дальнейшем приглашать следующих на остальные этапы собрания.

3. В нужное время, в нужный час

Некоторые сотрудники воспринимают совещания как своеобразную передышку посреди рабочего дня. Поэтому совещания необходимо проводить по утрам, начиная и заканчивая их строго по расписанию с формированием в кабинете условий, в которых не захочется отдыхать.

Подберите максимально продуктивное время:

• регулярные оперативные совещания, на которых обсуждаются текущие процессы, организуйте по утрам. Так вы сможете получить дополнительные результаты: некоторые сотрудники перестанут опаздывать на работу;
• для мозговых штурмов, где могут обсуждаться идеи на отдаленную перспективу, наилучшее время — сразу перед обедом. Это достаточно качественный стимул для того, чтобы не заставлять участников задерживаться.

Самым неудачным является время:

• после обеденного перерыва, когда организм еще не вошел в рабочие ритмы;
• вечером, когда все физически и эмоционально устали.

Лайфхак: если назначать совещания в непривычное время, к примеру, в 9:38 или 16:16, опоздавших окажется гораздо меньше.

4. Выйти из зоны комфорта

Минимизируйте условия комфорта. Создавайте такие условия, чтобы людям хотелось быстро и качественно решить собственные вопросы и разойтись. Не собирайтесь в кабинетах с мягкими креслами — в них хочется отдыхать, а не обсуждать проблемы. В некоторых организациях принято совещаться стоя, однако данная методика может подходить далеко не всем. Если же из окон кабинета открывается живописный вид, необходимо опустить жалюзи или перейти в другое помещение.

5. Время — деньги

Следить за соблюдением регламента совещания поможет секретарь. Не проводите долгих совещаний. Вопросов всегда много, и, конечно, вы хотите решить их все и сразу. Но человек способен воспринимать информацию, не отвлекаясь, только полтора часа. Поэтому чтобы сотрудники активно работали, встречайтесь чаще, но на короткое время. Если понимаете, что не уложитесь в полтора часа, разбейте крупную задачу на несколько небольших.

Если все же нужно обсудить сразу несколько вопросов, через каждые полтора часа делайте перерыв на 15 мин.

Четверть часа может занимать подведение итогов совещания.

Начинайте и заканчивайте совещания вовремя. Когда все знают, что их никто ждать не будет, дисциплина становится крепче. Приучите коллег, что после встречи вы не задерживаетесь. Тогда они перестанут отвлекаться и сконцентрируются на работе.

6. Шаг влево, шаг вправо

Необходимо строго придерживаться плана проведения совещания. Раздайте повестку всем участникам, чтобы они в процессе работы могли с ней сверяться. Прежде чем перейти к следующему пункту, необходимо проговорить, какое решение было принято по предыдущему. Нередко участники могут пытаться обсуждать вопросы, которых нет в повестке. Относитесь к ним как к темам будущих совещаний, т. е. такие вопросы можно переносить на следующую встречу.

7. В споре рождается…

На совещании могут столкнуться полностью противоположные идеи. Если же каждая из них будет выгодна только одному сотруднику, спорщики смогут переходить на личности. И тогда о продуктивной работе можно будет попросту забыть. Постарайтесь вовремя контролировать конфликтные ситуации.

Когда готовите план, представьте, по каким вопросам могут возникать противоречия. Решите, что может сблизить позиции потенциальных оппонентов, и продумайте качественные компромиссы, которые могут устраивать всех. Если сотрудники настаивают на своем, необходимо применять дополнительные методики испытательного срока: предложите сначала проверить одни варианты, а после другие.

8. Что написано пером, того не вырубишь топором

Сделайте решение вопросов интерактивным, записывая обсуждаемые проблемы на доске. Если у сотрудников возникают идеи, пусть записывают их рядом с вопросами, к которым они относятся. Когда вы увидите все предложения рядом, сможете отсеять лишние. Возможно, некоторые из них удастся совместить для максимально положительного эффекта.

Если же записи на доске могут путаться, необходимо применять стикеры. На каждом должны быть написаны идеи, поручения или решения с последующим закреплением их на доске.

Лайфхак: для каждого вопроса выбираются отдельные цвета бумаги, которые позволяют применять данные записи при оформлении протоколов по итогам совещаний.

9. Договоры должны соблюдаться

Даже правильно организованные совещания — с повесткой, соблюдением регламентов, конструктивными обсуждениями — могут не принести желаемого эффекта. В работе ничего не изменится, как будто никакого собрания и не происходило.

Проблема заключается даже не в том, что сотрудники безответственны или ленивы, а в том, что данные договоренности не фиксируются. Иными словами, поручения и решения могут зависать в воздухе.

Введите правило: составлять протоколы не после, а во время совещания.

Для протоколов могут применяться структуры формата «Вопрос — Решение — Ответственные — Сроки — Выполнение». В конце совещания необходимо озвучить принятые решения. Каждый из участников должен осознавать, что и когда от него могут потребовать. После совещания необходимо разослать протоколы. Новое совещание начинайте с отчетов о выполнении поручений предыдущего.

Воспользуйтесь этими приемами — и вы сможете в течение часа решить проблемы, на которые уходили недели.

От редакции

Другие идеи по проведению совещаний ищите в нашей тематической подборке «Совещание».