Статья поможет на конкретных примерах разобраться с новыми нормами Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, вступающими в силу с 1 июля 2024 года.
Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.01.2024 № 2 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4)) изложена в новой редакции.
Это важно
Новая редакция Инструкции № 4 вступает в силу с 1 июля 2024 г.
Внесение изменений в Инструкцию № 4 обусловлено необходимостью обеспечения последовательности, взаимосвязанности и согласованности положений Инструкции № 4 и приведения ее в соответствие с требованиями нормотворческой техники, закрепленными в Законе Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах».
Из Инструкции № 4 исключены примеры, слова «могут», «может быть», «как правило» и т. д.
В отдельный пункт вынесены термины, используемые в ней (автоматизированная система документационного обеспечения управления, бланк документа, гибридное дело, документационное обеспечение управления (далее — ДОУ) и др.).
1. Установлен порядок ведения делопроизводства в обособленных подразделениях, структурных подразделениях с правами юридического лица.
Структурные подразделения с правами юридического лица, обособленные структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования государственных архивов, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 4 для ведения делопроизводства в организациях, в т. ч. в части разработки, составления, согласования, подписания, утверждения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, передачи документов и дел в архив.
Пример
Филиал организации может разрабатывать свою номенклатуру дел организации, регистрировать документы в рамках филиала, создавать экспертную комиссию филиала и т. д.
2. Исключено ограничение на ведение переписки со структурными подразделениями организации.
Организации ведут переписку с организациями, гражданами Республики Беларусь, иностранными гражданами и лицами без гражданства, в т. ч. индивидуальными предпринимателями, в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.
3. Конкретизированы виды бланков документов.
В п. 19 Инструкции № 4 установлены три вида бланков документов:
Это важно
Бланк для письма и общий бланк изготавливаются во всех организациях.
Бланки для конкретных видов документов изготавливаются по решению организации на основе общего бланка.
4. Уточнены требования к оформлению отдельных реквизитов документов (дата документа, правила адресования и др.).
Пример
При направлении документа посредством информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота государственных органов в реквизите «Адресат» почтовый адрес или официальный адрес электронной почты не указывается.
5. Конкретизировано, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, за исключением нерегистрируемых документов, включаемых в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемый руководителем организации (подп. 122.1 и 122.2 п. 122 Инструкции № 4).
Это важно
Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс.
Кроме того, из Инструкции № 4 исключены формы регистрационно-контрольной карточки, журнала регистрации входящих документов и журнала регистрации исходящих документов. Требования к регистрационно-контрольным формам и порядку их заполнения закреплены в Инструкции № 4.
6. В требованиях к составлению и оформлению номенклатуры дел организации уточнена систематизация первых ее разделов.
Так, наименования органов управления и контрольных органов организации в порядке значимости указываются в начале номенклатуры дел организации в качестве самостоятельных разделов (подразделов). При отсутствии в организации органов управления и контрольных органов в первый раздел номенклатуры дел организации включаются дела службы ДОУ.
Пример
1. Общее собрание акционеров
2. Совет директоров
3. Канцелярия
Как правило, в учреждениях образования первыми разделами номенклатуры дел являются «Руководство», «Распорядительная деятельность» и т. п.
Кроме того, допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации.
Скорректировано название граф номенклатуры дел организации:
| Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела | Количество томов, частей | Срок хранения дела и номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
7. Уточнено, что объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм только для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Соответственно, дела временного (до 10 лет) хранения могут превышать установленный объем. Тем не менее большие по толщине дела неудобны в использовании, поэтому дела временного (до 10 лет) хранения целесообразно ограничивать толщиной 100 мм.
8. Из Инструкции № 4 исключена норма о том, что при внесении в годовой раздел описи дел структурного подразделения подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью.
Это важно
Заголовки всех дел должны вноситься в опись дел структурного подразделения полностью.
Пример
| № п/п | Индекс дела (тома) | Название подраздела, заголовок дела (тома) | Дата дела (тома) | Количество листов в деле (томе) | Срок хранения дела (тома) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 80 | 01-1-01 | Протоколы № 1–13 заседаний совета и документы к ним. Том 1 | 16.01.2021 27.10.2021 | 113 | 30 лет | |
| 81 | 01-1-01 | Протоколы № 14–16 заседаний совета и документы к ним. Том 2 | 30.11.2021 30.12.2021 | 233 | 30 лет |
9. Скорректировано название граф акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Регистрационные индексы номенклатур дел (номера описей дел) за год(ы) | Индекс дела по номенклатуре дел или номер дела по описи дел | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела и номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту | Примечание |
Порядок утверждения акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, сформулирован следующим образом: утверждается руководителем организации после утверждения им сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) постоянного хранения (при ее наличии) и сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) по личному составу.
10. Существенные изменения коснулись требований к работе с документами в электронном виде.
Так, исключена норма, устанавливавшая форматы файлов, в которых могут создаваться документы в электронном виде. Однако установлена норма для форматов документов в электронном виде, подлежащих архивному хранению.
Это важно
Внутренние документы организаций в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в т.ч. электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», а также документы, направляемые в сторонние организации, должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).
и затем На экран «Домой»
на верхней панели или нажмите меню и затем Добавить на домашний экран/экран приложений