Новые нормы Инструкции по делопроизводству: изучаем и применяем -->

Новые нормы Инструкции по делопроизводству: изучаем и применяем

Статья поможет на конкретных примерах разобраться с новыми нормами Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, вступающими в силу с 1 июля 2024 года.

Дернович Екатерина

Старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, магистр исторических наук

462 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Нормативно-­правовое регулирование

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.01.2024 № 2 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4)) изложена в новой редакции.

Это важно
Новая редакция Инструкции № 4 вступает в силу с 1 июля 2024 г.

Внесение изменений в Инструкцию № 4 обусловлено необходимостью обеспечения последовательности, взаимосвязанности и согласованности положений Инструкции № 4 и приведения ее в соответствие с требованиями нормотворческой техники, закрепленными в Законе Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах».

Что изменилось в Инструкции № 4

Из Инструкции № 4 исключены примеры, слова «могут», «может быть», «как правило» и т. д.

В отдельный пункт вынесены термины, используемые в ней (автоматизированная система документационного обеспечения управления, бланк документа, гибридное дело, документационное обеспечение управления (далее — ДОУ) и др.).

10 новых норм Инструкции № 4

1. Установлен порядок ведения делопроизводства в обособленных подразделениях, структурных подразделениях с правами юридического лица.

Структурные подразделения с правами юридического лица, обособленные структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования государственных архивов, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 4 для ведения делопроизводства в организациях, в т. ч. в части разработки, составления, согласования, подписания, утверждения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, передачи документов и дел в архив.


Пример

Филиал организации может разрабатывать свою номенклатуру дел организации, регистрировать документы в рамках филиала, создавать экспертную комиссию филиала и т. д.


2. Исключено ограничение на ведение переписки со структурными подразделениями организации.

Организации ведут переписку с организациями, гражданами Республики Беларусь, иностранными гражданами и лицами без гражданства, в т. ч. индивидуальными предпринимателями, в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.

3. Конкретизированы виды бланков документов.

В п. 19 Инструкции № 4 установлены три вида бланков документов:

  • бланк для письма;
  • общий бланк;
  • бланк для конкретного вида документа.

Это важно
Бланк для письма и общий бланк изготавливаются во всех организациях.

Бланки для конкретных видов документов изготавливаются по решению организации на основе общего бланка.

4. Уточнены требования к оформлению отдельных реквизитов документов (дата документа, правила адресования и др.).


Пример

При направлении документа посредством информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота государственных органов в реквизите «Адресат» почтовый адрес или официальный адрес электронной почты не указывается.


5Конкретизировано, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, за исключением нерегистрируемых документов, включаемых в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемый руководителем организации (подп. 122.1 и 122.2 п. 122 Инструкции № 4).

Это важно
Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс.

Кроме того, из Инструкции № 4 исключены формы регистрационно-­контрольной карточки, журнала регистрации входящих документов и журнала регистрации исходящих документов. Требования к регистрационно-­контрольным формам и порядку их заполнения закреплены в Инструкции № 4.

6. В требованиях к составлению и оформлению номенклатуры дел организации уточнена систематизация первых ее разделов.

Так, наименования органов управления и контрольных органов организации в порядке значимости указываются в начале номенклатуры дел организации в качестве самостоятельных разделов (подразделов). При отсутствии в организации органов управления и контрольных органов в первый раздел номенклатуры дел организации включаются дела службы ДОУ.


Пример

1. Общее собрание акционеров
2. Совет директоров
3. Канцелярия


Как правило, в учреждениях образования первыми разделами номенклатуры дел являются «Руководство», «Распорядительная деятельность» и т. п.

Кроме того, допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации.

Скорректировано название граф номенклатуры дел организации:

Индекс дела
Название раздела (подраздела), заголовок дела
Количество томов, частей
Срок хранения дела и номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту
Примечание
12345


7. Уточнено, что объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм только для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Соответственно, дела временного (до 10 лет) хранения могут превышать установленный объем. Тем не менее большие по толщине дела неудобны в использовании, поэтому дела временного (до 10 лет) хранения целесообразно ограничивать толщиной 100 мм.

8. Из Инструкции № 4 исключена норма о том, что при внесении в годовой раздел описи дел структурного подразделения подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью.

Это важно
Заголовки всех дел должны вноситься в опись дел структурного подразделения полностью.


Пример

№ п/п
Индекс дела (тома)
Название подраздела, заголовок дела (тома)
Дата дела (тома)
Количество листов в деле (томе)
Срок хранения дела (тома)
Примечание
1234567
8001-1-01Протоколы № 1–13 заседаний совета и документы к ним. Том 1

16.01.2021

27.10.2021

11330 лет
8101-1-01

Протоколы № 14–16 заседаний совета и документы к ним. Том 2

30.11.2021

30.12.2021

23330 лет

9. Скорректировано название граф акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

№ п/п
Заголовок дела или групповой заголовок дел
Дата дела или крайние даты дел
Регистрационные индексы номенклатур дел (номера описей дел) за год(ы)
Индекс дела по номенклатуре дел или номер дела по описи дел
Количество дел (томов, частей)
Срок хранения дела и номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту
Примечание


Порядок утверждения акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, сформулирован следующим образом: утверждается руководителем организации после утверждения им сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) постоянного хранения (при ее наличии) и сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) по личному составу.

10. Существенные изменения коснулись требований к работе с документами в электронном виде.

Так, исключена норма, устанавливавшая форматы файлов, в которых могут создаваться документы в электронном виде. Однако установлена норма для форматов документов в электронном виде, подлежащих архивному хранению.

Это важно
Внутренние документы организаций в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в т.ч. электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», а также документы, направляемые в сторонние организации, должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).

462 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок