Cоздаем архив в учреждении общего среднего образования

Организация архива в учреждении образования

Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу, учреждения образования создают архивы (см.: п. 4 Правил №143).

Архив — это организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (см.: абз. 2 ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями (далее — Закон об архивном деле)).

Директору на заметку
Учреждение образования вправе выбрать: поручить за плату хранение документов и создание архива специализированному архивному учреждению (архивариусу — индивидуальному предпринимателю) либо организовать хранение своими силами.

Архив организации обеспечивается необходимыми помещением (помещениями), оборудованием и кадрами. Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями (cм.: п. 10 Правил № 143.).

Помещение архива должно быть защищенным от прямого попадания пыли, солнечного света, с соблюдением уровня влажности воздуха в нем, закрытым доступом для посторонних и соответствовать требованиям главы 33Правил № 143.

Справочно: требования к режимам хранения документов определены в главе 34Правил № 143.

Работа архива в учреждении образования осуществляется в соответствии с требованиями Закона об архивном деле, Правил № 143, устава учреждения (положения об архиве), иными локальными НПА.

Кроме вышеуказанных НПА следует руководствоваться:

• Правилами работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. № 38 (с последующими изменениями и дополнениями);
• Инструкцией о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 120 (с последующими изменениями и дополнениями);
• Инструкцией о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 121;
• Инструкцией о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 132.

Кто в учреждении образования является ответственным за архив лицом?

Согласно п. 9Правил № 143 руководитель архива организации несет ответственность за выполнение возложенных на архив организации задач и функций, распределяет обязанности между работниками архива.

В учреждении, штатным расписанием которого не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя назначается лицо, ответственное за архив.

Справочно: в учреждениях общего среднего образования, как правило, ответственным за ведение официально-деловой документации лицом является секретарь учреждения или инспектор по кадрам, а иной раз и сам директор. Ответственное лицо обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Примерный образец приказа о назначении ответственного за архив.

Какие организационные документы необходимы для создания архива?

В учреждении, хранящем архивные документы, должны быть разработаны следующие локальные НПА:

• положение об архиве;
• должностная инструкция заведующему архивом (иному лицу, ответственному за архив);
• положение об экспертной комиссии учреждения (в ее функции входит экспертиза ценности документов, отбираемых на архивное хранение и выделяемых к уничтожению, и др.).

Кроме этого, в архиве учреждения образования составляются:

• план работы на год;
• график приема дел в архив;

Формы плана работы архива организации и графика приема дел в архив.

• график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии (далее — ЭМК) государственного архива или экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;
• паспорт архива организации. Паспорт архива составляется в учреждении, являющемся источником комплектования государственного архива, в двух экземплярах по форме согласно приложению 4 к Правилам № 143 и включает сведения по состоянию на 1 января.

Форму паспорта архива организации.

Как формируется архивный фонд учреждения?

Формирование документов в дела производится лицом, ответственным за делопроизводство, под контролем и методическим руководством ответственного за архив. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При этом проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это установление сроков хранения документов и определение их ценности в целях отбора на долговременное, в т. ч. государственное, хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных НПА (cм.: п. 50Правил №143).

Экспертиза ценности документов в учреждении общего среднего образования проводится:

• в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;
• в архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.
• В процессе экспертизы ценности документов:
• из откладываемых в делопроизводстве документов отбираются для вечного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше 10 лет), имеющие долговременное практическое значение;
• выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублетные экземпляры, отклоненные варианты, т. е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение.

Экспертиза ценности документов может проводиться школой (гимназией, лицеем) как самостоятельно, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением соответствующего договора об оказании услуг.

Вне зависимости от выбранного варианта проведения экспертизы ценности документов в учреждении общего среднего образования должна быть создана экспертная комиссия (далее — ЭК). Ее состав утверждается приказом директора.

ЭК создается из числа наиболее квалифицированных сотрудников. Членами экспертной комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы ДОУ, ответственный за архив, главный бухгалтер (если учреждение является финансово самостоятельным), а если учреждение является источником комплектования государственного архива — работник государственной архивной службы.

Председателем ЭК назначается один из руководящих работников школы (как правило, заместитель директора).

Примерный образец приказа о создании экспертной комиссии.

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми директором учреждения. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) директора.

Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости с обязательным составлением протоколов (протокол должен включать все основные вопросы, встречающиеся в деятельности ЭК: о рассмотрении архивных описей дел, акта о выделении к уничтожению документов, инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел и т. д.).

Порядок проведения экспертизы ценности документов определен главой 9Правил № 143.

Примерный образец протокола заседания экспертной комиссии.