Алгоритм подготовки и передачи дел на хранение в архив

Алгоритм подготовки и передачи дел на хранение в архив

В предыдущем номере мы рассказывали об организации архива в учреждении общего среднего образования, лицах, отвечающих за ведение архива, документах, необходимых для создания архива, а также экспертизе ценности документов.

В продолжение темы предлагаем ознакомиться с алгоритмом подготовки передачи дел на хранение в архив.

Шерснёва Людмила

Юрист

1099 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях (при их отсутствии — у исполнителей), а затем сдаются в архив. Работа по подготовке документов к передаче в архив школы (гимназии, лицея) проводится ежегодно.

В архив должны приниматься только правильно оформленные дела.

Шаг 1. Составьте график передачи дел в архив

В силу требований норм Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 с последующими изменениями и дополнениями; далее — Инструкция № 4), Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143; далее — Правила № 143) передача документов на хранение в архив осуществляется согласно утвержденному графику.

График составляется лицом, ответственным за архив, согласовывается с руководителями структурных подразделений (при наличии таких подразделений) и утверждается директором.

Справочно: в организациях, в которых отсутствуют структурные подразделения (бесструктурная организация), график приема дел в архив организации не составляется (ч. 4 п. 13 правил № 143).

График приема дел в архив учреждения включает наименование учреждений, являющихся источниками комплектования архива, и (или) структурных подразделений учреждений, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации. Форма графика содержится в приложении 3 к Правилам № 143.

Форма графика приема дел в архив организации

График приема дел в архив учреждения должен иметь поквартальную разбивку.

Сроки передачи дел должны быть предварительно согласованы с ответственными за подготовку документов. Поскольку дела, подлежащие передаче в архив, должны быть оформлены в соответствии с архивными нормами, а также переплетены, то при составлении графика приема дел в архив учреждения должна быть учтена специфика работы: загруженность в определенное время года, объем создаваемых документов и т. п.

При планировании сроков передачи дел в архив учреждения целесообразно предусмотреть в графике дополнительный запас времени, который может пригодиться в случае возникновения непредвиденных задержек в процессе передачи дел.

Передачу документов и дел целесообразно завершать к лету, чтобы у работника, ответственного за архив учреждения, до конца года было достаточно времени на подготовку сводных описей и составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Шаг 2. Оформите дела

Дела учреждения образования подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного (делопроизводственного) года. Оформление включает комплекс работ по технической обработке дел и проводится ответственным лицом при методической помощи и под контролем работников архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

  • систематизацию документов дела;
  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление внутренней описи документов дела (например, личные и иные дела, определенные в п. 78 Правил № 143);
  • составление листа-заверителя дела;
  • оформление и уточнение реквизитов обложки дела (п. 73 Правил № 143).

Лист-заверитель дела оформляется в соответствии с п. 80 Правил № 143.

Форма листа-заверителя дела

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов не проводится, не составляются внутренние описи и заверительные надписи (п. 74 Правил № 143).

Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

  • наименование вышестоящей организации;
  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела;
  • год, в котором заводится дело;
  • срок хранения дела (п. 72 Правил № 143).

Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме согласно приложению 12 к Правилам № 143 и с учетом норм п. 82 Правил № 143.

Форма обложки дела

Шаг 3. Передайте дела в архив

В результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо передать в архив.

В архив передаются дела:

  • постоянного хранения;
  • временного (свыше 10 лет) хранения;
  • по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях учреждения и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела принимаются работником, ответственным за архив, в присутствии работника, сдающего дела. При этом работником, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел учреждения общего среднего образования. Все выявленные при проверке недостатки устраняются лицами, сдающими дела в архив. В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, составляется справка.

Передача документов производится по описям (это делается для того, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации — «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем речь»).

На обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, а также номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших его. Один экземпляр описей возвращается сдатчику.

Принимая дела в архив, ответственный работник проводит также просмотр дел на предмет:

  • соответствия заголовка дела содержанию документов в деле;
  • правильности оформления и группировки документов, включенных в дело;
  • качества подшивки или переплета;
  • нумерации листов дела;
  • наличия внутренней описи дела в случаях, оговоренных Правилами № 143, и правильности ее оформления;
  • наличия заверительной надписи и правильности ее оформления.

Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются исполнителем либо сдатчиком дел.

Шаг 4. Уничтожьте документы и дела, не подлежащие хранению

После проведения экспертизы ценности документов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее — акт), по форме согласно приложению 14 к Правилам № 143.

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Акт рассматривается экспертной комиссией одновременно с описями дел, а затем утверждается директором учреждения.

Дела включаются в акт в случаях, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п. 104 Правил № 143).

Пример
Дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2015 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г.

Учреждения образования, являющиеся источниками формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь, не имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов государственной архивной службы Республики Беларусь.

Это важно
Учреждениям образования всех форм собственности запрещается уничтожение документов, сроки хранения которых не истекли.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с помощью уничтожителя бумаг либо иным путем также не допускается.

Использование отобранных к уничтожению и включенных в акт документов для хозяйственных нужд запрещено. Эти документы передаются организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными документами (например, накладной) в установленном порядке. Реквизиты накладной (дата сдачи и номер) указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.

Документы по личному составу не подлежат уничтожению в течение 75 лет.

Ответственность

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность.

В частности, ответственность несет должностное лицо учреждения общего среднего образования (директор) за выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством. Санкция за перечисленные нарушения — предупреждение или наложение штрафа в размере до 20 базовых величин (ст. 22.11 КоАП).  

1099 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме

"Трудно говорить, что я здесь просто работала. Это моя жизнь". Один день с директором, который руководит гимназией 40 лет

День директора столичной гимназии №12 начинается рано. Проснувшись в шесть утра, Екатерина Петруша садится за руль машины, которую ласково называет "моя ласточка", и чере...
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 124