Разрабатываем инструкцию по делопроизводству

Организация и ведение делопроизводства осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция по делопроизводству) (ч. 1 п. 4 Инструкции по делопроизводству).

Действие Инструкции по делопроизводству распространяется на государственные органы, иные организации независимо от формы собственности и организационно-­правовой формы (п. 1 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, в организациях независимо от сферы деятельности, формы собственности и организационно-­правовой формы должна быть разработана и утверждена своя инструкция по делопроизводству. Соответственно, учреждению образования тоже необходимо разработать такой локальный правовой акт (далее — Инструкция учреждения).

Кто должен разрабатывать Инструкцию учреждения?

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) (ч. 1 п. 6 Инструкции по делопроизводству).

Директору на заметку
При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на работника, который назначается приказом руководителя организации (ч. 4 п. 6 Инструкции по делопроизводству).

Как правило, в учреждениях образования функции службы ДОУ выполняет уполномоченное должностное лицо (секретарь). Таким образом, разработка Инструкции учреждения в первую очередь должна быть поручена секретарю. При этом в ее разработке должны принимать участие кадровая служба (специалист по кадрам), архивист (лицо, ответственное за архив) и другие наиболее компетентные работники учреждения образования, задействованные в службе ДОУ.

Работники, участвующие в разработке Инструкции учреждения, должны знать НПА и методические документы, регламентирующие вопросы делопроизводства.

Также для разработки Инструкции учреждения можно привлечь специалистов сторонней организации (при наличии у учреждения образования такой возможности и денежных средств либо в рамках безвозмездной (спонсорской) помощи).

Структура Инструкции учреждения

Инструкция по делопроизводству не устанавливает жесткую структуру Инструкции учреждения. Таким образом, структуру Инструкции учреждения (количество и наименования разделов, приложений) определяют ее разработчики. При этом в Инструкции учреждения должны учитываться требования Инструкции по делопроизводству (ч. 1 п. 4 Инструкции по делопроизводству).

На практике это часто приводит к полному «копированию» Инструкции по делопроизводству с незначительными доработками под специфику организации. В результате получаются многостраничные, никому не нужные и неэффективные документы.

Инструкция учреждения в первую очередь должна последовательно отражать особенности всех стадий работы с документами: от их создания или получения до исполнения, отправки и (или) передачи в архив. При этом универсальные нормы (например, правила составления описей дел или номенклатуры дел учреждения образования) дословно включать в нее нецелесообразно: достаточно сделать отсылку к соответствующим главам (пунктам) Инструкции по делопроизводству.

Обратите внимание
Цель разработки Инструкции учреждения — отразить тонкости работы с документами, сложившиеся традиции и практики, а не переписать и утвердить Инструкцию по делопроизводству.

По общему правилу, укрупненная структура Инструкция учреждения состоит из следующих частей:

• вводная часть;
• основная часть;
• приложения.

Вводная часть Инструкции учреждения состоит из главы «Общие положения». Указанная глава должна содержать следующую информацию:

• сфера действия Инструкции учреждения;
• цели и причины разработки Инструкции;
• НПА, методические документы, на основании которых была разработана Инструкция и др.

Кроме того, в главе «Общие положения» целесообразно указать должностных лиц (структурные подразделения), ответственных за общее руководство делопроизводством в учреждения образования, а также установить ответственность за несоблюдение ее требований.

Основания часть Инструкции учреждения состоит из тематических разделов, описывающих отдельные стадии (этапы) работы с до­кументами в учреждении образования.

К числу основных тематических глав Инструкции учреждения можно отнести следующие:

• подготовка и оформление документов;
• организация работы с документами, до­кумен­тооборота;
• регистрация и контроль исполнения до­кументов;
• хранение документов.

В раздел «Подготовка и оформление документов» могут входить следующие главы:

• виды бланков организации и порядок их использования;
• правила подготовки и оформления отдельных видов документов (с определением состава создаваемых в учреждении образования документов, порядком визирования, утверждения, подписания и др.).
• порядок использования и хранения печатей и штампов.

Раздел «Организация работы с документами и документооборота» может включать следующие главы:

• порядок работы с входящими документами;
• порядок работы с исходящими документами;
• порядок работы с внутренними документами.

В разделе «Регистрация и контроль исполнения документов» должна быть описана:

• процедура регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (в т. ч. форма регистрации документов (журнальная или карточная, электронная или бумажная));
• технология и порядок контроля исполнения документов и поручений.

Раздел «Хранение документов» может содержать следующие главы:

• составление и применение номенклатуры дел;
• порядок формирования дел;
• организация оперативного хранения до­кументов;
• порядок оформления дел;
• порядок составления описей дел;
• порядок передачи документов и дел в архив организации;
• проведение экспертизы ценности документов; уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Помимо вышеперечисленных, в Инструкцию учреждения можно включать и иные главы (разделы), например:

1.  Порядок работы с документами по личному составу (кадровой документацией). Указанные вопросы могут быть либо закреплены в соответствующих главах Инструкции учреждения, либо аккумулированы в отдельной главе.

2.  Порядок работы с документами в электронном виде. Указанные вопросы также могут быть изложены или в соответствующих главах Инструкции учреждения, или же в отдельной главе.

3.  Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (речь о документах с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) — при наличии в учреждении образования таковых) и др.

4.  Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц и др.

Состав приложений к Инструкции учреждения зависит от содержания разделов (глав) Инструкции. В качестве приложений могут приводиться:

• образцы бланков документов (общего, для письма, для приказа, для протокола и др.);
• унифицированные формы основных видов документов (приказа по основной деятельности, приказов по личному составу, приказов по личному составу учащихся, письма, справки, докладной записки и др.);
• перечень документов, подлежащих утверждению директором учреждения образования;
• перечень документов, на которых проставляется печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь;
• перечень документов, не подлежащих регистрации и др.

Пример Инструкции по делопроизводству учреждения образования

Порядок согласования, утверждения и оформления Инструкции учреждения

Инструкцией по делопроизводству предусмотрены особенности согласования Инструкции учреждения, если оно является источником комплектования государственного архива.

Так, Инструкции учреждений, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

Инструкции учреждений, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде, утверждаются руководителями организаций после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и государственным учреждением «Белорусский научно-­исследовательский центр электронной документации» (ч. 1 п. 5 Инструкции по делопроизводству).

Стандартная процедура согласования Инструкции учреждения с государственным архивом выглядит следующим образом:

• проект Инструкции учреждения направляется в государственный архив, источником которого оно является;
• проект Инструкции учреждения изучает архивный куратор учреждения образования;
• по замечаниям куратора (в случае их наличия) проект Инструкции учреждения дорабатывается и повторно направляется в государственный архив;
• проект Инструкции учреждения рассматривает экспертно-­методическая комиссия (ЭМК) государственного архива;
• в случае согласования ЭМК оформляется выписка из протокола заседания ЭМК о согласовании проекта Инструкции учреждения.

В свою очередь, Инструкции учреждений, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии) (ч. 2 п. 5 Инструкции по делопроизводству). Например, с экспертной комиссией отдела (управления) образования соответствующего исполнительного комитета (при наличии такой сложившейся практики).

По общему правилу, Инструкция учреждения утверждается руководителем (директором) учреждения образования.

Отметим, что Инструкция учреждения может утверждаться двумя способами:

• посредством проставления должностным лицом (директором учреждения образования) в грифе утверждения собственноручной подписи;
• посредством издания распорядительного документа (приказа директора учреждения образования).

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (чч. 2–3 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

При утверждении документа посредством проставления директором учреждения образования в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из:

• слова «УТВЕРЖДАЮ»;
• наименования должности лица, включая видовое (школа, гимназия, лицей и др.) или сокращенного наименования организации (ГУО «Средняя школа № 5 г. Минска»);
• собственноручной подписи;
• расшифровки подписи и даты утверждения (ч. 4 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
Подпись О.Д.Василевич
11.01.2021

или

УТВЕРЖДАЮ
Директор ГУО «Средняя школа № 1234 г. Гродно»
Подпись О.Д.Василевич
11.01.2021

При утверждении Инструкции учреждения, составленной не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации (ч. 7 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного
учреждения образования «Средняя школа № 1234 г. Гродно»
Подпись О.Д.Василевич
11.01.2021

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (ч. 10 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Инструкция учреждения утверждается распорядительным документом (приказом), как правило, в случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения, иные действия, связанные с ее применением. При утверждении документа посредством издания распорядительного документа гриф утверждения состоит из:

• слова «УТВЕРЖДЕНО»;
• названия вида документа в именительном падеже;
• его даты и регистрационного индекса (чч. 11–12 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора гимназии
11.01.2021 № 8

При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пунктов. Составные части реквизитов «Гриф утверждения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пунктов. (ч. 1 п. 81 Инструкции по делопроизводству).

«Гриф утверждения» оформляется на компьютере от пятого положения (отступа в миллиметрах от границы левого поля), что составляет 100 мм от границы левого поля (ч. 4 п. 84; абз. 7 п. 83 Инструкции по делопроизводству).

Пример оформления приказа об утверждении инструкции по делопроизводству в учреждении образования

Инструкцию учреждения следует оформлять на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4 (пп. 19, 24 Инструкции по делопроизводству).

Срок хранения Инструкции учреждения

Инструкция учреждения хранится:

• постоянно (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов);
• до замены новой (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов) (п. 26.1 Перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-­властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 с последующими изменениями и дополнениями).

Внесение изменений в Инструкцию учреждения

Основными критериями, определяющим необходимость переработки или внесения изменений (дополнений) в Инструкцию учреждения, является ее соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству, а также наличие потребности у учреждения образования изменить закрепленный порядок работы с документами.

Если в действующей Инструкции учреждения изменения требуют отдельные ее положения (пункты, части, предложения и др.), то они вносятся путем издания приказа директора учреждения образования о внесении изменений (дополнений) в Инструкцию учреждения.

ПРИМЕР

Внести в Инструкцию по делопроизводству следующие изменения и дополнения:
1. Пункт 15 изложить в следующей редакции: ___________________________________________.
2. Часть первую пункта 111 исключить.
3. Главу 6 изложить в следующей редакции:
___________________________________________.

Если же Инструкция учреждения требует более кардинальной переработки, то целесообразно разработать и утвердить в установленном порядке новую Инструкцию учреждения.