Онлайн-семинар «Актуализируем делопроизводство с экспертом: Инструкция, номенклатура, ведение личных дел в УО»

Дата: 07 августа 2024 г.
Время: с 14:00 до 17:00
Формат проведения: онлайн-трансляция
Регистрация на онлайн-семинар (а также по телефону 8 (017) 269-86-52).

Кому важно посетить мероприятие:
• руководителям УО;
• заместителям руководителей УО;
• делопроизводителям УО;
• инспекторам кадровой службы УО;
• специалистам отделов и управлений по образованию.

Участники семинара получат:

• подробный комментарий изменений в Инструкцию по делопроизводству, касающихся именно учреждений образования;
• рекомендации по ведению номенклатуры дел в учреждении образования;
• правила ведения архивов в учреждении образования;
• пояснение изменений в Инструкцию по ведению личных дел работников;
• разбор 28  кейсов, касающихся делопроизводства именно в учреждениях образования;
• ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ:
  • образцы бланков документов:
    • бланк для письма;
    • общий бланк;
    • бланк для приказа;
  • образец приказа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;
  • образец номенклатуры дел в соответствии с изменениями;
  • образец акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;
• презентацию семинара;
• ответы на интересующие вопросы*.

* Вы можете направлять свои вопросы в редакцию уже сейчас на адрес a.pliakhanava@ipag.by или задать вопрос во время регистрации онлайн.

Скачать счет

Спикер – Дернович Екатерина Петровна, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Программа онлайн-семинара

14:00‒15:00 
Блок 1. Инструкция по делопроизводству: что изменилось для учреждений образования?

1. Порядок ведения делопроизводства в обособленных подразделениях, структурных подразделениях

• Кейс 1. Пункт коррекционно-педагогической помощи на базе учреждения образования ведет отдельное делопроизводство. Правомерно ли это?

2. Виды бланков документов, необходимых в учреждении образования

• Кейс 2. В учреждении образования имеются общие бланки и бланки для писем. На основании каких бланков можно сделать бланки для приказов? Что нужно добавить на бланк или исключить?

3. Новое в порядке оформления реквизитов документов

• Кейс 3. Инструкцией по делопроизводству не предусмотрен перечень ситуаций, в которых обязательно проставление гербовой печати. Нужно ли организации составлять отдельный ЛПА, в котором определяется перечень документов, требующих проставления печати?
• Кейс 4. В нашем учреждении образования секретарь считает, что все нововведения по делопроизводству приказов не коснулись. Есть ли изменения в написании приказов? Где можно посмотреть единый формат приказа для образца?
• Кейс 5. В заявлении о приеме на работу работник проставил дату в конце заявления под подписью. Допустимо ли это? Где нужно ставить дату в заявлениях?
• Кейс 6. Работаю секретарем в школе. Постоянно скапливается большое количество документов на подписание директором. Может быть возможно некоторые из них подписывать заместителю директора? Какие документы должен обязательно подписывать директор, а какие может его заместитель?

4. Регистрация документов в учреждении образования

• Кейс 7. В учреждении образования регистрируются входящие и исходящие документы. Внутренние документы не регистрируются. Есть ли в данном случае нарушения?
• Кейс 8. В какой книге какие приказы должны регистрироваться? Например, приказ по педагогической нагрузке - в кадрах или по основной деятельности?

5. Работа с документами в электронном виде

• Кейс 9. Учреждение образования направляет документы в отдел по образованию в формате Word с электронной подписью директора. Специалисты отдела по образованию требуют присылать документы в формате PDF. Кто прав в данной ситуации?
• Кейс 10. В нашем учреждении образования ведутся электронные протоколы педсоветов. Прошиваются ли эти протоколы воедино или отдельно? Какие существуют требования к хранению документации по педсоветам?
• Кейс 11. В нашем учреждении образования есть гибридные дела: часть в бумажном виде, часть в электронном. Как правильно хранить такие дела?

15:00‒16:00 
Блок 2. «Номенклатура дел в учреждении образования»

1. Изменения в требования к составлению и оформлению номенклатуры дел

• Кейс 12. В нашем учреждении образования номенклатура дел утверждается руководителем. Правильно ли это? Нужно ли номенклатуру дел визировать председателю профсоюзного комитета?
• Кейс 13. В нашей школе номенклатуру дел ведет секретарь? Правильно ли это? Можно ли возложить эту обязанность на учителя?
• Кейс 14. Директор считает, что все документы учреждения образования должны быть представлены в номенклатуре дел? Прав ли он?
• Кейс 15. При подготовке к утверждению номенклатуры дел некоторые сроки хранения были приняты решением экспертной комиссии, что отражено в номенклатуре в графе Примечание (номер протокола и дата). Надо ли при разработке номенклатуры дел на следующий год пересматривать и утверждать эти сроки хранения заново? Делается ли это ежегодно или только при необходимости?

2. Объем дела

• Кейс 16. В учреждении образование дела временного хранения превышают 300 листов.  Допустимо  ли это?

3. Опись дел

• Кейс 17. В учреждении образование заголовки дел внесены в опись дел с использованием сокращений в соответствии с правилами грамматики русского языка. Допустимо ли это?
• Кейс 18. Делопроизводитель по мере формирования дела ведет опись документов в формате таблицы Excel. После того, как дело окончено, делопроизводитель печатает таблицу и подшивает ее в дело. Правильный ли это алгоритм действий?

4. Оформление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

• Кейс 19. Нужен ли гриф «Утверждаю» или достаточно визирования руководителя на акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению?

16:00‒17:00 
Блок 3. «Ведение личных дел в учреждении образования

1. Обязательно ли вести личные дела в учреждении образования?

• Кейс 20: В учреждении образования в личных делах внешних совместителей хранятся все документы как у основных работников. Правомерно ли это? Можно ли какие-то документы не добавлять?
• Кейс 21: В учреждении образования при формировании личных дел учащихся 10 классов в него включается и свидетельство о базовом образовании. Где его нужно хранить? Можно ли такой документ оставлять в личном деле?

2. Изменения в  Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, касающиеся учреждений образования

• Кейс 22: Согласно новым правилам можно ли хранить в личных делах копии пенсионных удостоверений, удостоверений инвалидов, заключений МРЭК? Если нет, как тогда правильно организовать их хранение?

3. Включение документов в личное дело на этапе формирования, в процессе ведения, по решению руководителя

• Кейс 23: Специалист по кадрам сделал копию паспорта работника при приеме его на работу и включил ее в личное дело. Какие нарушения трудового законодательства и Инструкции по делопроизводству допустил кадровый специалист? Как исправить ситуацию?
• Кейс 24: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29, вступила в силу со 2 июня 2024 г. Что делать с личными делами, сформированными до 2 июня? Нужно ли переоформлять личные дела в соответствии с Инструкцией? Например, убирать из них автобиографию?

4. Порядок формирования дел, передача их в архив учреждения образования.

• Кейс 25: Какие из этих документов нужно включать в личное дело: копия приказа о продлении контракта, предупреждение об изменении существенных условий труда, характеристики с предыдущего места работы? Какая должна быть их очередность при включении в дело ‒ после какого документа их нужно размещать?

Блок 4. Архив в учреждении образования

1. Положение об архиве учреждения: как составить и какие моменты в нем предусмотреть? Как сдавать в архив документацию в учреждении образования?

• Кейс 26: Инструкция по делопроизводству предусматривает процедуру подготовки дел для сдачи в архив. В частности, на обложке дела должны быть предусмотрены графы для заполнения (какой архив, что за дело, опись). Применяются ли эти правила к оформлению обложек личного дела?

2. Алгоритм передачи электронных дел в архив

3. Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения.

• Кейс 27: Можно ли уничтожить документы, если срок их хранения истек, и если да, то как оформить акт уничтожения? Каким образом можно уничтожить: выбросить или сдать в организацию по сбору вторичного сырья?
• Кейс 28: Работаю секретарем в учреждении образования первый год. Подскажите, где можно посмотреть актуальные сроки хранения документов для учреждений образования?

Блок 5. Ответы на вопросы участников онлайн-семинара*.

* Вы можете направлять свои вопросы в редакцию уже сейчас на адрес a.pliakhanava@ipag.by или задать вопрос во время регистрации онлайн.

Скачать счёт

Публичный договор

Остались вопросы?
Позвоните по телефону +375 (17) 269-86-52 или напишите на адрес a.pliakhanava@ipag.by . Наш специалист с вами свяжется.