Оформление документов об образовании

Не за горами окончание учебного года. Подготовка к экзаменам и выпуску учащихся IX и XI классов — процесс длительный и многослойный.

В материале мы предлагаем вам ознакомиться с алгоритмом действий администрации учреждения образования при получении и оформлении документов об образовании. В статье внимание акцентируется на правильном заполнении книги учета и выдачи документов об образовании, оформлении свидетельств и аттестатов.

12 апреля 2021

Широкова Наталья

Директор государственного учреждения образования
«Базовая школа № 3 г. Полоцка» (ранее — заместитель начальника управления по образованию Полоцкого районного исполнительного комитета)

5023

В соответствии с п. 96 Правил проведения аттестации учащихся при освоении содержания образовательных программ общего среднего образования (утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 20.06.2011 № 38 с последующими изменениями и дополнениями) выпускникам учреждений образования, успешно прошедшим аттестацию по завершении обучения и воспитания на II ступени общего среднего образования, выдается свидетельство об общем базовом образовании (свидетельство об общем базовом образовании с отличием), по завершении обучения и воспитания на III ступени общего среднего образования — аттестат об общем среднем образовании (аттестат об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью).

Перечень документов, предоставляемых учреждением образования, реализующим образовательные программы общего среднего образования, в управление (отдел) образования рай(гор)исполкома для получения документов об образовании представлен в подп. 1.4 ч. 1 Методических рекомендаций по оформлению локальных правовых актов, регулирующих организацию и проведение выпускных экзаменов по завершении обучения и воспитания на II и III ступенях общего среднего образования, иных документов в учреждении образования, реализующих образовательные программы общего среднего образования (утв. заместителем Министра образования Республики Беларусь А. В. Кадлубаем от 30.03.2020) (далее — Методические рекомендации) (см. таблицу 1).

Таблица 1

Перечень документов, представляемых учреждением образования, реализующим образовательные программы общего среднего образования, в управление (отдел)
образования рай(гор)исполкома для получения документов об образовании

Цель	Перечень документов
Для получения свидетельств об общем базовом образовании (свидетельств об общем базовом образовании с отличием)	1. Письмо руководителя учреждения образования на имя начальника управления (отдела) образования рай(гор)исполкома с просьбой о выдаче свидетельств об общем базовом образовании, свидетельств об общем базовом образовании с отличием. 2. Копия решения педсовета о выдаче учащимся свидетельств об общем базовом образовании, свидетельств об общем базовом образовании с отличием
Для получения аттестатов об общем среднем образовании	1. Письмо руководителя учреждения образования на имя начальника управления (отдела) образования рай(гор)исполкома с просьбой о выдаче аттестатов об общем среднем образовании. 2. Копия решения педсовета о выдаче учащимся аттестатов об общем среднем образовании
Для получения аттестатов об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью	1. Копия решения педсовета о представлении учащихся к получению аттестатов об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью. 2. Копия свидетельства об общем базовом образовании с отличием, ведомости годовых отметок за период обучения и воспитания на III ступени общего среднего образования, экзаменационных и итоговых отметок. 3. Экзаменационные письменные работы учащихся. Управление (отдел) образования рай(гор)исполкома не позднее двух дней после представления документов готовит приказ о выдаче выпускникам аттестатов об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью
Для получения похвальных листов	1. Письмо руководителя учреждения образования на имя начальника управления (отдела) образования рай(гор)исполкома с просьбой о выдаче похвальных листов. 2. Копия решения педсовета о награждении похвальными листами учащихся

Регистрация и заполнение документов об образовании осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке заполнения документов об образовании, приложений к ним, документов об обучении, учета и выдачи документов об образовании, приложений к ним, золотой, серебряной медалей, документов об обучении (утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 27.07.2011 № 194 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция).

Образец свидетельства об общем базовом образовании
Образец свидетельства об общем базовом образовании с отличием
Образец аттестата об общем среднем образовании
Образец аттестата об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой медалью
Образец аттестата об общем среднем образовании особого образца с награждением серебряной медалью

Регистрация документов об образовании осуществляется в соответствии с пп. 86, 87 Инструкции.

Для регистрации документов используются:

Книга учета и выдачи аттестатов об общем среднем образовании.
Книга учета и выдачи свидетельств об общем базовом образовании.
Книга учета и выдачи золотых и серебряных медалей.
Книга учета и выдачи похвальных листов.

Оформление документов об общем среднем образовании

Оформление книги учета и выдачи аттестатов об общем среднем образовании осуществляется в соответствии с указаниями по ее ведению, размещенными в самой книге.

При получении бланков аттестатов заполняется первая часть книги учета и выдачи аттестатов об общем среднем образовании «Учет бланков аттестатов об общем среднем образовании», состоящей из двух разделов («Приход» и «Расход»), в которой отдельно учитывается количество полученных и выданных бланков аттестатов об общем среднем образовании обычного образца и аттестатов об общем среднем образовании особого образца для лиц, окончивших учебное заведение и награжденных золотой (серебряной) медалью с указанием их номеров (см. таблицу 2).

Таблица 2

Образец заполнения книги учета и выдачи аттестатов
об общем среднем образовании*

* Книгу можно заполнять на одном из двух государственных языков в зависимости от того, какой язык определен в инструкции по делопроизводству в учреждении.

Во второй части книги «Учет выдачи аттестатов об общем среднем образовании» в соответствии с ее формой записываются сведения об учащихся в соответствии с пп. 85–87 Инструкции:

1. Первая графа книги учета и выдачи аттестатов об общем среднем образовании (далее — книга) (регистрационный номер документа об образовании) — это порядковый номер учащегося, внесенный в книгу. Нумерация учащихся, внесенных в книгу, сквозная.

Если в учреждении несколько XI классов, то после списочного состава класса «А» без пропуска линеек продолжается запись списочного состава учащихся класса «Б» и т. д.

Регистрационный номер вписывается в бланк документа об общем среднем образовании.

2. Серия и номер бланка аттестат вносятся во вторую графу книги.

Например: А № 15474000, АЗ № 1653391.

3. Идентификационный номер учащегося (третья графа) — это личный номер паспорта (вида на жительство) учащегося. Если у учащегося нет паспорта (вида на жительство), то никакие другие сведения не вносятся.

4. Запись фамилии, имени, отчества учащегося допускается производить в две строки, не нарушая при этом нумерации.

ПРИМЕР

5. Далее в соответствующие графы вносятся сведения о годе поступления в учреждение образования (графа 6) и годе получения общего среднего образования (графа 33). В соответствующих графах проставляются отметки по предметам, которые вносятся в аттестат, сведения о награждении учащегося золотой (серебряной) медалью или похвальным листом «За особые заслуги в изучении отдельных предметов».

6. Сведения о факультативных занятиях вписываются в книгу (графа 29) по предметной области: бел. яз., матем., география и др.

7. В графе 28 выставляется средний балл аттестата, который также вносится в аттестат.

8. Основанием для выдачи аттестатов об общем среднем образовании является решение педагогического совета учреждения и приказ об отчислении учащихся, завершивших обучение и воспитание на III ступени общего среднего образования (п. 3 Инструкции). В графе 37 учащийся ставит подпись о получении документа об образовании.

Заполнение документов об образовании осуществляется в соответствии с главами 2 и 3 Инструкции.

Приказами руководителя учреждения создаются комиссии по выписке документов об образовании, документов об обучении (образец приказа представлен в подп. 2.2.5 Методических рекомендаций).

Образец приказа о создании комиссии по выписке документов об образовании, документов об обучении

Если при заполнении бланков допущена ошибка, комиссия по проверке правильности и достоверности заполнения документов об образовании составляет акт на замену бланка, который утверждается руководителем и передается в управление по образованию. На основании акта в первой части книги учета в последней графе части «Расход» начальник управления по образованию (или назначенное им лицо) производит запись: «испорчен А № …» и ставит свою подпись.

Выданный взамен испорченного бланк аттестата оформляется в аналогичном порядке; лишь в графе «Основание для выдачи» производится запись «взамен испорченного».

Вторая часть книги заполняется после внесения записей в бланки аттестатов и проверки их комиссией.

Обратите внимание
Оформление документов об общем базовом образовании производится аналогично оформлению документов об общем среднем образовании.

В соответствии с п. 91. Инструкции в случае утраты, приведения в негодность документа об образовании (приложения к нему, документа об обучении) выдается его дубликат в порядке, установленном подп. 6.1.1 п. 6.1 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан (утв. Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 с последующими изменениями и дополнениями).

Запись о выдаче дубликата производится в книге выдачи документов под очередным номером. В графы книги вносится следующая запись: «Дубликат взамен утерянного оригинала № …, выданного (число, месяц, год), получил (число, месяц, год»).

Одновременно под номером ранее выданного оригинала делается отметка о выдаче дубликата № …

В соответствии с ч. 1 п. 95 Инструкции при заполнении дубликата документа об образовании (документа об обучении) в правом верхнем углу внутренних сторон бланка документа об образовании (документа об обучении) от руки пишется слово «дубликат» на языке бланка документа об образовании (документа об обучении).

Дубликат документа об образовании выдается только один раз. При его утере выдается справка установленного образца.