Изменились сроки хранения документов учреждений образования

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 25.03.2021 № 49 внесены изменения в перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) (далее — Перечень типовых документов).

Изменения вступили в силу с 03.04.2021.

Рассмотрим, что изменилось.

19 мая 2021

Варнашов Дмитрий

Специалист по управлению документами, магистр управления (научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 г. по февраль 2021 г.)

6804

Изменения коснулись сроков хранения в т. ч. и документов, образующихся в деятельности учреждений общего среднего образования.

1. Срок хранения документов о проведении централизованного тестирования (протоколы, списки, акты, ведомости, пропуска и др.) увеличен с 1 года до 2 лет (п. 724 Перечня типовых документов).

2. Установлены сроки хранения:

личных дел обучающихся, признанных находящимися в социально опасном положении, — 5 лет (п. 813¹ Перечня типовых документов);
книг регистрации выдачи единых билетов — 5 лет (п. 813² Перечня типовых документов).

Стоит отметить, что в перечне документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, учреждений образования с частной формой собственности, с указанием сроков хранения* (установлен постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Перечень Минобра):

срок хранения личных дел обучающихся, признанных находящимися в социально опасном положении, не установлен;
срок хранения книг регистрации выдачи единых билетов составляет 75 лет (п. 599);
срок хранения документов о проведении централизованного тестирования составляет 1 год (пп. 272–290 Перечня Минобра).

* Обратите внимание, что наименование постановления Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 звучит следующим образом: «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственновластные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, учреждений образования с частной формой собственности, с указанием сроков хранения». Аналогичное название перечня содержится и в части постановления. Однако наименование перечня в приложении к постановлению звучит следующим образом: перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственновластные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения. В последнем случае в тексте названия отсутствует фраза «учреждений образования с частной формой собственности». В связи с тем, что наименование постановления, а также текст самого постановления до приложения содержит эту фразу, мы также в тексте статьи используем выделенную полужирным фразу при указании наименования перечня (источник — Правовая платформа «БизнесИнфо» онлайн).

Это важно
В том случае, если сроки хранения некоторых видов документов, указанных в Перечне типовых документов и в ведомственных перечнях документов (как в нашем случае Перечень Минобра), различны (как правило, когда в ведомственные перечни документов не вносились изменения в соответствии с изменениями, внесенными в Перечень типовых документов), применяется Перечень типовых документов (п. 127 Методических рекомендаций по разработке и применению перечней документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.04.2020 № 9).

Это обусловлено тем, что НПА имеет большую юридическую силу по отношению к НПА другого нормотворческого органа (должностного лица) одного уровня, если нормотворческий орган (должностное лицо), принявший (издавшее) такой акт, специально уполномочен на правовое регулирование определенной сферы общественных отношений (п. 12 ст. 23 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»).

В соответствии с возложенными задачами Министерство юстиции Республики Беларусь утверждает Перечень типовых документов (абз. 5 подп. 6.30 п. 6 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.10.2001 № 1605).

Таким образом, при определении сроков хранения документов, которые были установлены (изменены) постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 25.03.2021 № 49, учреждениям образования необходимо руководствоваться нормами Перечня типовых документов до тех пор, пока соответствующие изменения не будут внесены в Перечень Минобра.